Projektumfang – Es handelt sich um ein sich bewegendes Ziel, auf das Sie ein Bullauge setzen möchten, bevor Sie eine Karte erstellen dein Projekt. Definiert als die Summe aller Ressourcen, Ergebnisse, Funktionen und Aufgaben innerhalb eines bestimmten Projekts, ist Ihr Projektumfang die Grenze, in der Ihr gesamtes Projekt existiert. Aber um dies überhaupt zu definieren, müssen Sie etwas tiefer gehen und den Projektumfang skizzieren, um die Geschäftsziele, Ergebnisse und mehr besser zu definieren, um das Buy-in von wichtigen Stakeholdern zu erhalten.
Dies ist Ihre Projektumfangserklärung und ähnlich wie ein Arbeitsumfang (SOW), um Ihren Projektumfang für alle teilnehmenden Parteien zu stärken.
Was ist eine Projektumfangserklärung?
In der Regel vom Projektmanager verfasst, beschreibt eine Scope-Erklärung das gesamte Projekt, einschließlich aller zu erbringenden Leistungen und ihrer Merkmale, sowie eine Liste der betroffenen Stakeholder. Es enthält auch alle wichtigen Projektziele, -ergebnisse und -ziele, um den Erfolg zu messen.
Ihre Projektumfangserklärung ist das wichtigste Instrument, auf das Stakeholder und Teammitglieder zurückgreifen und als Richtlinie für die genaue Messung verwenden können Projekterfolg.
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Überblick über den Projektumfang
Ähnlich wie bei den fünf W des Journalismus – Wer, Was, Wann , Wo, Warum – damit Ihre Projektumfangsangabe richtig umrissen wird, müssen Sie diese sieben Dinge ansprechen:
Begründung
Kein Projekt wird gestartet, ohne dass bereits eine Notwendigkeit besteht. Verwenden Sie diese Option als Ihre Rechtfertigung. Beginnen Sie Ihre Projektumfangsangabe, indem Sie die Notwendigkeit Ihres Projekts erläutern und erläutern, wie das Endergebnis diese Anforderung löst.
Beispiele für Anforderungen können sein:
- Ein Konkurrent ist gekommen out mit einem neuen Produkt, das derzeit keinen Marktwettbewerb hat
- Kundenfeedback hat nach einem neuen Tool gefragt, das in Ihr Produkt aufgenommen werden soll
- Eine Möglichkeit zur vertikalen Integration / wiederkehrenden Einnahmen hat sich ergeben
Bereichsbeschreibung
Es mag einfach klingen, aber dies ist einer der wichtigeren Schritte. Listen Sie auf hoher Ebene auf, was im Rahmen Ihres Projekts liegt und was nicht. Dies wird dazu beitragen, Grenzen für das Bestehen des Projekts festzulegen. Es verwaltet auch die Erwartungen / Eingaben Ihrer Stakeholder und gibt Ihren Teammitgliedern einige kreative Einschränkungen für die Arbeit.
Geschäftsziele
Skizzieren Sie Ihre Geschäftsziele, indem Sie die Ziele definieren, auf die Ihr Unternehmen hofft mit diesem Projekt erreichen. Dies kann Zieltermine für die Produkteinführung, ein neues Geschäftsmodell zur Erzielung einer höheren wiederkehrenden Umsatzrate, eine höhere Kundenzufriedenheit, eine Steigerung der Erstkäufer und andere umfassen.
Projektergebnisse
Liste die Ergebnisse, die Ihre Teammitglieder produzieren müssen, um die Geschäftsziele zu erreichen. Dies kann das Produkt selbst, Bedienungs- und Installationshandbücher, Marketingmaterialien, Pressemitteilungen, Werbekampagnen und mehr umfassen.
Projektausschlüsse
Während es unbedingt erforderlich ist, dass Sie die Grenzen um das definieren, was die Projekt enthält von Anfang an, es ist auch äußerst wichtig, dass Sie auflisten, was dieses Projekt nicht enthält. Beispiel:
- Anwendungsaktualisierungen, die für ein späteres Projekt geplant sind und absichtlich nicht in diesem Projekt enthalten sind
- Eingeschränkter oder umgeplanter Kundenzugriff auf bestimmte Supportlinien / Produktfunktionen
Einschränkungen
Projektbeschränkungen machen das Verwalten von Projekten zu einem zu lösenden Rätsel. Die drei wichtigsten Einschränkungen – oder die dreifache Einschränkung – für die Verwaltung eines Projekts sind in der Regel Zeit, Geld und Umfang. Sie sind miteinander verbunden. Wenn Sie also einen Hebel auf „Umfang“ ziehen, bewegt sich auch ein anderer Hebel auf „Geld“ oder „Zeit“.
Es gibt jedoch zusätzliche Projektbeschränkungen, die jederzeit auftreten können , einschließlich Risiko, Ressourcen, Organisation, Methode, Kunden und mehr. Listen Sie alle Einschränkungen auf, die Sie in Ihrem Projekt vorhersehen, damit Sie versuchen können, Lösungen bereitzustellen, die bei Bedarf gestartet werden können.
Annahmen
Ihre Projektannahmen drehen sich normalerweise um genau die Dinge, die am Ende sind Einschränkungen, einschließlich Zeit, Geld und Umfang. In diesem Abschnitt werden Sie beispielsweise auflisten, „das Front-End-Entwicklungsteam wird während dieses Projektzeitraums verfügbar sein“ oder „das Kundensupport-Team erhält x-mal eine Schulung für neue Produkte“. Es ist wichtig, diese aufzulisten, da dies nicht nur den wichtigsten Stakeholdern sagt, was Ihre primären Ressourcen benötigen, um das Projekt voranzutreiben, sondern Ihnen auch einen schnellen Einblick gibt, wo Ihre größten Risikofaktoren liegen.
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Die Gliederung Ihrer Projektumfangserklärung dient als Marker, wenn Sie Ihre vollständige Scope-Erklärung erstellen.Da eine Vorhersage der Zukunft des Projekts auf so hohem Niveau unmöglich ist, ist dies der erste Schritt, um Ihr Projekt so nah wie möglich am Ergebnis zu bringen. Wenn Sie mit den sieben oben genannten Schlüsselaussagen beginnen, erhalten Sie einen Vorsprung für ein erfolgreiches Projekt.
Erklärung zum Projektumfang im Vergleich zum Arbeitsumfang
Es gibt einige Dinge, die den Projektumfang betreffen Aussagen werden normalerweise verwechselt mit, einschließlich Ihres Arbeitsumfangs. Sie mögen ähnlich klingen, aber hier sind die Hauptunterschiede zwischen diesen beiden.
Ihr Arbeitsumfang ist eine Arbeitsvereinbarung, typischerweise zwischen Berater und Kunde, die die Vereinbarung der auszuführenden Arbeiten detailliert beschreibt, einschließlich: aber nicht beschränkt auf:
- Ergebnisse / Produkte / Ergebnisse
- Projektzeitplan
- Projektmeilensteine
- Berichte zum Katalogfortschritt des Katalogs
Während das Schreiben Ihres Arbeitsumfangs zeitaufwändig sein kann, beschreibt es das Projekt selbst und nicht unbedingt den Plan, dem Sie folgen sollen. Die Projektumfangsangabe erfüllt diese Rolle wiederum, indem sie genau beschreibt und abbildet, was mit dem Projektplan und dem Projekt selbst zu erwarten ist.
Projektumfangserklärung vs. Projektumfangsverwaltungsplan
Sie klingen möglicherweise ähnlich, und das Ergebnis des Projekts ist möglicherweise ähnlich, aber eine Erklärung zum Projektumfang unterscheidet sich von Ihrem Plan zur Verwaltung des Projektumfangs. Ein Projektumfangsverwaltungsplan folgt der Projektumfangsangabe und beschreibt Ihr Projekt von Anfang bis Ende.
Außerdem hilft er bei der Definition der Arbeit, die im Verlauf des Projekts ausgeführt werden muss, und steuert und überwacht diese Prozesse. Es dokumentiert und verfolgt auch Phasen, um ein Kriechen des Umfangs zu vermeiden, und hilft beim Schließen des Projekts, einschließlich einer Prüfung der Ergebnisse und der Bewertung des Projektergebnisses auf Erfolgsfaktoren.
Ihre Aussage zum Umfang ist bei weitem nicht so kompliziert – es ist nur so Der Schirm über Ihrem Projektumfangs-Managementplan, der als Rubrik für Stakeholder und Teammitglieder dient.
Best Practices für eine erfolgreiche Erklärung zum Projektumfang
Hier sind die Best Practices, die berücksichtigt werden müssen Während Sie Ihre Projektumfangsangabe schreiben:
- Vermeiden Sie die Verwendung einer jargonlastigen Sprache. Sie werden mit mehreren Personen in mehreren Abteilungen und Spezialisierungen sprechen. Halten Sie daher die Sprache konsistent und klar.
- Halten Sie sie kurz. Da es sich bei diesem Dokument um ein Stakeholder-Buy-In handelt, muss wahrscheinlich noch viel bearbeitet werden, bevor es fertiggestellt wird, und es muss eine Kurzanleitung für später sein. Halten Sie es also einfach und speichern Sie das Wort für Ihren vollständigen Projektplan.
- Vermeiden Sie umfassende Aussagen. Sie möchten Ihre Ressourcen für das Projekt nicht überbeanspruchen, bevor es überhaupt startet.
- Stellen Sie sicher, dass Fragen beantwortet werden, z. B.:
- Was sind die langfristigen Geschäftsvorteile?
- Was bietet es unseren Kunden, das es noch nicht gibt?
- Ist dies besser als das, was wir derzeit auf dem Markt anbieten?
Wie ProjectManager.com bei Ihrer Projektumfangserklärung helfen kann
Wichtige Projekteinführungen können sowohl Ihre Zeit als auch Ihre Energie beanspruchen. Lassen Sie sich vor dem Anpfiff nicht überwältigen. Für den Anfang können Sie unsere kostenlose Strukturstrukturvorlage verwenden und sich einen Überblick über die zu erbringenden Leistungen sowie die Aufgaben verschaffen, die vor dem Absenden Ihrer Projektumfangserklärung erforderlich sind.
Von dort aus können Sie ProjectManager.com ausprobieren Verwenden Sie unsere Aufgabenverwaltungsfunktionen, um alle erforderlichen Aufgaben nach Projektphase zu organisieren, zu priorisieren und zu sortieren. Sie können sogar andere Personen um Eingabe bitten: Teammitglieder können die Aufgaben direkt kommentieren, damit die Kommunikation organisiert und auf den Punkt gebracht bleibt.
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