Nonprofit-Auktionen: Ein vollständiger Compliance-Leitfaden und Beispielformulare

von Dennis Walsh CPA am 18. Mai 2014

Kategorien: Fundraising | Führung und Management Thema Tags: Spenden | Recht / Compliance

Auktionen sind für zwei Merkmale bekannt: Sie bringen Geld ein (manchmal viel) und sind eine Menge Arbeit. Der Blue Avocado-Mitarbeiter und CPA Dennis Walsh gibt uns einen vollständigen, praktischen Compliance-Leitfaden und noch besser: Fünf Musterformulare, um sicherzustellen, dass Ihr Wortlaut richtig ist:

Wohltätigkeitsauktionen haben sich im Laufe der Zeit bewährt unsere konsumorientierte Kultur zum Nutzen gemeinnütziger Bemühungen zu nutzen. Und während Auktionen traditionell zu besonderen Anlässen abgehalten wurden, sind Online-Auktionen in letzter Zeit immer beliebter geworden, was Freiwilligen die Arbeit erleichtert und es den Menschen ermöglicht, über einen längeren Zeitraum von zu Hause aus zu bieten.

Aber ob eine Die Auktion findet live, still oder online statt. Es gibt Compliance-Probleme. Dieser Artikel bietet einen Überblick über wichtige Compliance-Probleme bei gemeinnützigen Auktionen und darüber, wie die Spendererziehung als Teil der Compliance eingesetzt werden kann. Vor diesem Hintergrund und den darin enthaltenen Beispielarbeitsblättern und -formularen können Sie die Berichtspflichten leichter erfüllen und die Vorteile mit Vertrauen nutzen.

Hinweis: Verschiedene steuerrechtliche und behördliche Bestimmungen wirken sich auf gemeinnützige Auktionen aus, und diese Gesetze unterliegen zu interpretieren und zu ändern. Dementsprechend können Organisationen, Sponsoren und Veranstaltungsteilnehmer kompetente professionelle Beratung benötigen. Sofern nicht anders angegeben, beziehen sich alle Abschnittsverweise auf den Internal Revenue Code und die Vorschriften.

Vor der Auktion

Lizenzierung für wohltätige Zwecke

In den meisten Staaten besteht eine Registrierungspflicht für gemeinnützige Organisationen für gemeinnützige Organisationen und professionelle Spendenfirmen. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation die Auktion selbst durchführt, müssen Sie sich in den meisten Fällen nicht registrieren (vorausgesetzt, Sie müssen dies aus anderen Gründen nicht tun).

Bestimmte Staaten verlangen auch die Offenlegung des Lizenzstatus der Organisation am Werbematerial und Danksagungen an Spender. Anstatt diese Anforderungen zu vermeiden, sollten Organisationen die zusätzliche Legitimität anerkennen, die die Offenlegung des registrierten Status durch die Öffentlichkeit bietet. Klicken Sie hier, um Links zu den Regeln in Ihrem Bundesstaat zu erhalten.

Richtlinien zur Annahme von Auktionsspenden

Erwägen Sie die Annahme einer schriftlichen Annahmerichtlinie, damit Sie weniger geeignete Geschenke mit weniger negativen Spenderreaktionen ablehnen können. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise auf Ihrem Spendenformular angeben, dass Sie keine lebenden Tiere, Fahrzeuge, Gegenstände mit ungewöhnlichen Lagerungsanforderungen, Gegenstände mit erheblichen Transfer- oder Bearbeitungskosten oder Gegenstände, von denen Sie nicht glauben, dass sie ohne weiteres verkauft werden können, akzeptieren können Auktion.

Überlegungen zu Risiken und Versicherungen

Wie bei anderen Spendenaktionen werfen Auktionen Bedenken hinsichtlich des Risikomanagements auf, die prospektiv angegangen werden sollten. Einrichtungen und Ausrüstungen sollten mit Sorgfalt und für Personen jeden Alters und mit Behinderungen eingerichtet werden. Weisen Sie jemanden zu, der während der Veranstaltung auf verschüttete Lebensmittel oder Getränke und andere Gefahren achtet.

Wenden Sie sich bezüglich Ihrer bevorstehenden Auktion an Ihren Versicherungsmakler, um sicherzustellen, dass eine angemessene Deckung und Prämie vorhanden ist. Wenn Sie alkoholische Getränke servieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Police die erforderliche Deckung enthält. Während das Hinzufügen eines Versicherungsnehmers für besondere Ereignisse manchmal erforderlich ist, kann das Erfordernis des Kaufs einer separaten Police darauf hinweisen, dass Ihr Versicherer nicht auf gemeinnützige Versicherungsbedürfnisse spezialisiert ist.

Dokumente, die Spendern zur Verfügung gestellt werden

Die Regeln sind kompliziert, wie viel eine Person für eine Auktionsspende von ihren Steuern abziehen kann. Für diesen Artikel wurde ein Handout zur Steuerabzugsfähigkeit für Auktionsteilnehmer entwickelt. Es gibt andere Regeln für materielle Gegenstände als für Immobilien, für geschätzte und nicht geschätzte Gegenstände, für Kunst, für Dienstleistungen und so weiter. Wenn ein Spender nach der Abzugsfähigkeit fragt, schlagen Sie im Allgemeinen vor, mit seinem Steuerberater zu sprechen. Selbst wenn Sie ihnen korrekte Informationen geben, können sie sich möglicherweise falsch daran erinnern.

Sie müssen jedoch wissen, welche Dokumente Sie dem Spender geben müssen. Stellen Sie vor allem sicher, dass Sie ihnen Quittungen und Bestätigungen geben. Ebenso wie Sie eine schriftliche Bestätigung für eine Geldspende von 250 USD oder mehr vorlegen müssen, müssen Spender eine schriftliche Bestätigung der Wohltätigkeitsorganisation für jede Spende von Sachwerten im Wert von 250 USD oder mehr haben, um einen gemeinnützigen Abzug in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen zu können (Ausnahmen und aktuelle Jahresgrenzen siehe IRS-Veröffentlichung 1771).

Die schriftliche Bestätigung muss Folgendes enthalten:

1. 1. Name Ihrer Organisation

1. 1. Beschreibung des gespendeten Eigentums (aber nicht des Wert)

1. 1. Eine der folgenden Möglichkeiten:

• • Eine Erklärung, dass keine Waren oder Dienstleistungen als Gegenleistung für den Beitrag bereitgestellt wurden

• • Eine Beschreibung und eine Schätzung nach Treu und Glauben des Werts aller Waren und Dienstleistungen, die im Gegenzug für bereitgestellt werden der Beitrag (bestimmte Token-Elemente können ignoriert werden)

• • Eine Aussage, die Waren oder Dienstleistungen, die als Gegenleistung für den Beitrag bereitgestellt wurden, beschränkten sich auf immaterielle religiöse Vorteile.

Hier ist eine Bestätigung einer Sachspendenprobe.

Machen Sie auch hier keine Einschätzung von th Der Wert des erhaltenen gespendeten Eigentums. Es liegt allein in der Verantwortung des Spenders, den Wert eines nicht zahlungswirksamen Beitrags für Einkommensteuerzwecke zu belegen, einschließlich der Einholung einer qualifizierten Bewertung, falls erforderlich.

Und. . . Für eine Organisation, die keinen Beitrag anerkennt, wird keine IRS-Strafe erhoben. Aber ein Dankeschön wie ein Pfannkuchen muss frisch serviert werden. Senden Sie eine Aufforderung per E-Mail oder E-Mail.

Bei der Auktion

Umsatzsteuer

Da Auktionen den Verkauf beinhalten Denken Sie daran, dass die meisten Staaten von gemeinnützigen Organisationen verlangen, Umsatzsteuern auf den Verkauf von Waren auf die gleiche Weise wie gewinnorientierte Unternehmen zu erheben. (Selbst wenn Ihr Staat gemeinnützige Organisationen beim Kauf von Gegenständen von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit, müssen gemeinnützige Organisationen möglicherweise beim Verkauf von Gegenständen Umsatzsteuer erheben und überweisen.)

Ausnahmen von diesen Anforderungen sind jedoch für bestimmte Spendenaktionen üblich ( Beispiel: Umsatzsteuer auf warme Speisen, die von Freiwilligen bei einer Jugend-Sportveranstaltung verkauft werden, die weniger als sechs Mal pro Jahr stattfindet. Stellen Sie sicher, dass Sie festlegen, ob Sie staatliche oder lokale Steuern auf Eventeintritte oder Auktionsverkäufe erheben müssen.

Ein Vorteil von Online-Wohltätigkeitsauktionen, die von kommerziellen Anbietern wie BiddingforGood oder MissionFish durchgeführt werden, besteht darin, dass diese und Umsatzsteuer für Sie überweisen. Ein Nachteil ist, dass sie aufladen; BiddingforGood erhebt beispielsweise eine jährliche Gebühr von 595 USD und 9% des Bruttoumsatzes.

Bei stillen Auktionen werden häufig Gebotsblätter verwendet. Hier ist ein Beispiel für ein stilles Auktionsgebotsblatt, das eine Sprache enthält, die sich auf die Steuerabzugsfähigkeit bezieht, damit Bieter diese Informationen bequem beim Bieten sehen können.

Nach der Auktion: Buchhaltung und Berichterstattung

Hier ist eine Beispiel-Checkliste für Auktionsberichte für gemeinnützige Organisationen. Im Folgenden werden einige Punkte näher erläutert.

Auktionserträge und nicht verwandte Geschäftserträge (UBI)

Werden Auktionserträge als nicht verbundene Geschäftserträge betrachtet ?

Mit bestimmten Ausnahmen muss eine Organisation, die ein Bruttoeinkommen von 1.000 USD oder mehr pro Jahr aus Geschäftstätigkeiten erhält, die nicht mit ihren freigestellten Zwecken in Zusammenhang stehen, das IRS-Formular 990-T (Einkommensteuererklärung der befreiten Organisation) einreichen unterliegen der Körperschaftsteuer auf das Nettoeinkommen aus solchen Aktivitäten.

Um der UBIT zu unterliegen, muss die Aktivität jedoch regelmäßig ausgeübt werden. Die Bestimmungen sehen vor, dass intermittierende Aktivitäten, einschließlich einer jährlichen Spendenaktion, nicht regelmäßig durchgeführt werden und daher keine UBI generieren (siehe Treas. Reg 1.513-1 (c) (2) (iii)).

Häufiger durchgeführte Ereignisse erfordern möglicherweise eine genauere Bewertung. Beispielsweise würde eine fortlaufende Auktion auf der Website der Organisation diese Anforderung wahrscheinlich erfüllen.

Selbst wenn sie regelmäßig durchgeführt wird, gibt es zwei UBIT-Ausnahmen, die häufig für Auktionen und andere Spendenaktionen gelten. Wenn eine Aktivität mit im Wesentlichen allen Freiwilligenarbeitern durchgeführt wird oder die Organisation Waren verkauft, von denen im Wesentlichen alle gespendet werden, unterliegt die Aktivität nicht der UBIT (siehe IRC-Abschnitt 513 (a)). Zu diesem Zweck bedeutet „im Wesentlichen alles“ im Allgemeinen mindestens 85%. (Dies ist der Bereich, in dem gemeinnützige Gebrauchtwarenläden tätig sind.)

Wenn die Tätigkeit regelmäßig ausgeübt wird und nicht anderweitig davon ausgenommen ist UBIT und die Organisation bündelt oder mischt eingebrachte Artikel mit gekauften Artikeln vor ihrem Verkauf. Die Organisation muss den Prozentsatz der gekauften Artikel im Bundle / Mix verfolgen. Wenn der Jahresumsatz der gekauften Artikel mehr als unwesentlich ist, ist die Aktivität vorbehaltlich UBIT (IRM 4.76.51.9).

Und was ist mit Auktionspatenschaften? Unterliegen diese Werbeeinnahmen UBIT?

Mit ein wenig Sorgfalt können Sie dies vermeiden Sponsoreneinnahmen als nicht verwandte Geschäftseinnahmen zu behandeln.Zwei Schlüsselbereiche:

a) Die Materialien können den Namen, das Logo oder die Produktlinien eines Sponsors sowie die Kontaktinformationen des Sponsors und einen Link zu seiner Website enthalten (Treas. Reg Section 513-4 (f)).

b) Ihre Organisation darf keinerlei Vermerke oder vergleichende Informationen zu den Produkten oder Dienstleistungen des Sponsors bereitstellen (IRC-Abschnitt 513 (i) (2) (A)).

Was tun? Müssen wir dem IRS über die Auktion Bericht erstatten?

Wenn Sie eine Spende erhalten haben, für die ein Formular 8282 erforderlich war, und Sie es innerhalb von drei Jahren verkaufen (oder entsorgen), müssen Sie das Formular einreichen 8282, Donee Information Return, innerhalb von 125 Tagen nach der Disposition und senden Sie dem Spender eine Kopie. Eine Ausnahme gilt für einen einzelnen Gegenstand von 500 USD oder weniger, der Teil einer ähnlichen Gruppe gespendeter Gegenstände war, vorausgesetzt, der Spender hat die Erklärung in Abschnitt B Teil II des Formulars unterzeichnet 8283 und den Artikel separat identifiziert.

Bewahren Sie Kopien aller Form 8283-Papiere auf, damit Sie das Formular 8282 nach einem Auktionsverkauf oder einer anderen meldepflichtigen Verfügung problemlos ausfüllen können.

Besondere Regeln für Fahrzeuge : Der Verkauf eines gespendeten Autos, Bootes oder Flugzeugs mit einem Wert von mehr als 500 USD muss dem Spender innerhalb von 30 Tagen nach dem Verkauf auf dem IRS-Formular 1098-C oder einer gleichwertigen Erklärung gemeldet und ebenfalls beim IRS eingereicht werden.

Auktionen und Ihre geprüften Abrechnungen

Erfassung von gespendetem Eigentum: Nach allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) wird gespendetes Eigentum im Allgemeinen als Umsatz erfasst und zum Zeitpunkt des Eingangs zum beizulegenden Zeitwert erfasst . Bei einem späteren Verkauf auf einer Auktion sollte die Differenz zwischen dem beim Verkauf erhaltenen Betrag und dem beizulegenden Zeitwert bei der ursprünglichen Einbringung als Anpassung des ursprünglichen Beitrags erfasst werden, da solche Sachgeschenke im Wesentlichen Teil derselben Transaktion sind (FASB Accounting) Standards Codification (ASC) 958-605-25-20).

Einige Organisationen ziehen es vor, den Betrag des Auktionskaufs als Beitragseinkommen zu erfassen und den gespendeten Gegenstand nicht zu erfassen, wenn er überhaupt eingeht. Wenn die Spende und der Verkauf im selben Geschäftsjahr erfolgen, führt diese bequeme Abrechnung zu denselben Nettoeinnahmen. Wenn die Spende jedoch in einer von der Auktion getrennten Steuerperiode erfolgt, würde dies dazu führen, dass die Beitragseinnahmen und das Inventar aus dem Jahresabschluss wegfallen.

Gespendete Dienstleistungen – wie eine Fotosession oder Nachlassplanung Beratung – werden nicht als Umsatz erfasst. Selbst wenn sie die Anforderungen an die Fachkenntnisse für die Einbeziehung der Zeit für Freiwillige in den Jahresabschluss erfüllen, erfüllen sie nicht die Anforderung, dass sie normalerweise gekauft werden müssen, wenn sie nicht durch eine Spende der FASB Accounting Standards Codification (ASC 958-605-25-16) bereitgestellt werden (b)).

Wenn sich das Formular 990 von den GAAP unterscheidet

Während eine Organisation im Allgemeinen auch die GAAP für die Meldung von Beiträgen auf dem Formular 990 befolgt, gibt es einige wichtige Unterschiede in Bezug auf Spenden

Im Gegensatz zur GAAP-Behandlung als Einzelbeitrag werden für das Fundraising und den anschließenden Verkauf gespendete Immobilien auf Formular 990 als separate und getrennte Transaktionen ausgewiesen. Die Differenz zwischen dem realisierten Betrag aus dem Der Verkauf von Immobilien auf einer Auktion und der beizulegende Zeitwert zum Zeitpunkt der Spende führen zu einem separat ausgewiesenen Gewinn oder Verlust aus Spendenaktionen.

Eine Spende für die Verwendung von Materialien, Geräten oder Einrichtungen wird nicht als in anerkannt Kommen Sie. Darüber hinaus wird die Spende von Dienstleistungen niemals als Einkommen für die Berichterstattung nach Form 990 erfasst. Der Erlös aus der anschließenden Versteigerung dieser Art von Gegenständen wird vielmehr als Ertrag aus Spendenaktionen im Verkaufszeitraum erfasst.

Zwei hilfreiche Beispiele aus den Anweisungen des Formulars 990 finden Sie in den Beispielen 1 und 2 auf Seite 37 Veranschaulichung der Berichterstattung über auktionsbezogene Transaktionen. Dieser Autor hat auch eine Beispiel-Checkliste für auktionsbezogene Compliance-Elemente entwickelt, einschließlich Berichten zu Form 990, die hier verfügbar sind.

Hilfreiche Ressourcen

Die folgenden Beispielformulare wurden für diesen Artikel entwickelt und können heruntergeladen werden:

• • Bestätigung der Sachspende BEISPIEL

• • Offenlegung der Abzugsfähigkeit des Ticketkaufs BEISPIEL

• • Handout zur Steuerabzugsfähigkeit für Auktionsteilnehmer BEISPIEL

Angebotsblatt für stille Auktionen BEISPIEL

• • Checkliste für Auktionsberichte für gemeinnützige Organisationen BEISPIEL

Die folgenden IRS-Veröffentlichungen und Formulare sind online unter www.irs.gov verfügbar:

• • Pub. 526, Spenden für wohltätige Zwecke

• • Pub.561, Bestimmen des Werts von gespendetem Eigentum

• • Pub. 1771, Spenden für wohltätige Zwecke – Begründung und Offenlegungspflichten

• • Form 8282, Donee Informationsrückgabe

• • Formular 8283, Sachleistungen für gemeinnützige Zwecke

Dennis Walsh, CPA, engagiert sich freiwillig für seine Zeit nach der Pensionierung, um gemeinnützigen Organisationen in North Carolina bei buchhalterischen Problemen zu helfen, für die er kürzlich gearbeitet hat erhielt den Community Service Award vom Guilford Nonprofit Consortium. Er teilt sein Fachwissen national mit gemeinnützigen Organisationen über Blue Avocado. Über die Deborah and Dennis Walsh Foundation hat er auch „Legal & Steuerfragen für gemeinnützige Organisationen in North Carolina“ und „Man From Macedonia“ veröffentlicht, eine Abhandlung des Bürgerrechtsführers Aaron Johnson. Dennis verfasste ebenfalls Der Blue Avocado-Artikel Nonprofit Bookkeeping Test, einer der zehn meistgesehenen Blue Avocado-Artikel aller Zeiten. Dennis ist über das Micah-Projekt erreichbar. Eine Version dieses Artikels wurde vom Planned Giving Design Center veröffentlicht.