Die 8-Minuten-Regel: Was es ist und wie es in WebPT funktioniert

Bei den meisten Käufer-Verkäufer-Transaktionen ist die Berechnung der Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung recht einfach. Es gibt keine komplizierten Formeln zur Bestimmung des Geldwerts einer Pizza oder einer Kinokarte. Sie zahlen einfach den angegebenen Preis des Unternehmens. Bei der Bezahlung von Medicare für Reha-Therapiedienstleistungen sind die Dinge jedoch nicht immer so einfach. Ja, ich spreche von der gefürchteten 8-Minuten-Regel (a.k.a. der Acht-Regeln). Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Regel und ihre Funktionsweise in WebPT – gefolgt von einer umfassenden FAQ.

Die Grundlagen

Die 8-Minuten-Regel regelt den Prozess der Reha Therapeuten legen fest, wie viele Einheiten sie Medicare für die ambulanten Therapiedienstleistungen in Rechnung stellen sollen, die sie zu einem bestimmten Servicedatum erbringen (besondere Betonung des Wortes „Medicare“, da diese Regel nicht für andere Versicherungen gilt, es sei denn, sie haben angegeben, dass sie die Medicare-Abrechnung befolgen Richtlinien) Grundsätzlich muss ein Therapeut mindestens acht Minuten lang eine direkte Einzeltherapie durchführen, um eine Erstattung für einen zeitbasierten Behandlungscode zu erhalten. Es mag einfach klingen, aber die Dinge werden ein wenig haarig, wenn Sie beide Male abrechnen -basierte und service-basierte Codes für einen einzelnen Patientenbesuch – und darin liegt der Schlüssel zur korrekten Anwendung dieser Regel.

Zeitbasiert vs. servicebasiert

Lassen Sie uns zunächst über den Zeitunterschied sprechen -basierte und service-basierte CPT-Codes. Sie würden einen service-basierten (oder zeitlosen) Code verwenden, um Services zu kennzeichnen, z. B. die Durchführung einer Physiotherapie-Untersuchung oder erneuten Untersuchung, das Anbringen von heißen oder kalten Packungen oder die Bereitstellung einer elektrischen Stimulation (unbeaufsichtigt). Für Dienstleistungen wie diese können Sie nicht mehr als eine Einheit in Rechnung stellen – unabhängig davon, wie viel Zeit Sie für die Abgabe der Behandlung aufwenden.

Zeitbasierte (oder direkte Zeit-) Codes ermöglichen es Ihnen dagegen mehrere Einheiten in Schritten von 15 Minuten abzurechnen (dh eine Einheit = 15 Minuten direkte Therapie). Dies sind die Codes, die Sie für persönliche, ständige Anwesenheitsverfahren und -modalitäten wie therapeutische Übungen oder Aktivitäten, manuelle Therapie, neuromuskuläre Umerziehung, Gangtraining, Ultraschall, Iontophorese oder elektrische Stimulation (besucht) verwenden. P. >

Minuten und Einheiten

Gemäß den CPT-Richtlinien entspricht jeder zeitgesteuerte Code einer Behandlungsdauer von 15 Minuten. Ihre Behandlungszeit für diese Codes wird jedoch nicht immer in perfekte 15-Minuten-Blöcke unterteilt. Was ist, wenn Sie nur 11 Minuten lang Ultraschall bereitstellen? Oder manuelle Therapie für 6 Minuten? Hier kommt die 8-Minuten-Regel ins Spiel: Gemäß den Medicare-Regeln müssen Sie die zugehörige Modalität mindestens 8 Minuten lang ausführen, um eine Einheit eines zeitgesteuerten CPT-Codes abzurechnen. Mit anderen Worten, Medicare addiert die Gesamtminuten einer qualifizierten Einzeltherapie (direkte Zeit) und dividiert die resultierende Summe durch 15. Wenn noch acht oder mehr Minuten übrig sind, können Sie eine zusätzliche Einheit in Rechnung stellen. Wenn jedoch noch sieben oder weniger Minuten verbleiben, erstattet Medicare Ihnen keine weitere volle Einheit, und Sie müssen den Rest im Wesentlichen fallen lassen. Um ein einfaches Beispiel zu nennen: Wenn Sie 15 Minuten lang eine manuelle Therapie und 8 Minuten lang Ultraschall durchgeführt haben, können Sie zwei direkte Zeiteinheiten in Rechnung stellen.

Wenn jedoch Codes ohne Zeitangabe ins Spiel kommen, werden die Dinge etwas verwirrender . Um herauszufinden, wie viele Einheiten Sie insgesamt abrechnen sollten, sollten Sie immer zunächst Ihre Gesamtzeit berechnen (d. H. Direkte Zeit + unbeaufsichtigte Zeit). Überprüfen Sie dann Ihre Gesamtsumme anhand der folgenden Tabelle, um die maximale Gesamtzahl der Codes zu ermitteln, die Sie in Rechnung stellen können:

Das Schlüsselwort hier ist „Maximum“. Es gibt Zeiten, in denen Sie nicht die vollständige Anzahl der in der Tabelle angegebenen Einheiten in Rechnung stellen können. Nehmen wir beispielsweise an, Sie bieten einem Patienten an einem einzigen Servicetermin 30 Minuten therapeutische Übung, 15 Minuten manuelle Therapie und 8 Minuten Ultraschall und 30 Minuten elektrische Stimulation (unbeaufsichtigt). Gemäß der 8-Minuten-Regel würden Sie zuerst die Gesamtbehandlungszeit berechnen: 30 Minuten + 15 Minuten + 8 Minuten + 30 Minuten = 83 Gesamtminuten

Laut Tabelle können Sie maximal 6 Einheiten in Rechnung stellen. In diesem Fall entspricht dies jedoch 53 Minuten, wenn Sie Ihre direkten Zeitcodes (zeitbasiert) addieren. Wenn Sie 53 durch 15 teilen, erhalten Sie 3 mit a Rest von 8, was bedeutet, dass Sie 4 Einheiten zeitbasierter Codes abrechnen können.Da der Code ohne Zeitangabe jedoch die verbleibenden 30 Minuten Ihrer Gesamtzeit ausmacht und Sie nur 1 Einheit für eine unbeaufsichtigte Modalität in Rechnung stellen können, unabhängig davon, wie viele Minuten der Patient für den Erhalt des Service aufgewendet hat, konnten Sie nicht die vollen 6 Einheiten in Rechnung stellen, die in angegeben sind die Tabelle oben. Stattdessen würden Sie 2 Einheiten therapeutische Übung, 1 Einheit manuelle Therapie, 1 Einheit Ultraschall und 1 Einheit elektrische Stimulation (unbeaufsichtigt) für insgesamt 5 Einheiten in Rechnung stellen.

Gemischte Erinnerungen

Was wäre, wenn Sie Ihre direkten Zeitminuten teilen Mit 15 steht Ihr Rest für eine Kombination von verbleibenden Minuten aus mehr als einem Dienst (z. B. 5 Minuten manuelle Therapie und 3 Minuten Ultraschall). Berechnen Sie einen Service, alle Services oder keinen von ihnen? Die Antwort hängt von den von Ihnen verwendeten Abrechnungsrichtlinien ab. Pro Medicare sollten Sie, solange die Summe Ihrer Reste mindestens acht Minuten beträgt, den einzelnen Service mit der höchsten Gesamtzeit in Rechnung stellen, selbst wenn diese Summe allein weniger als acht Minuten beträgt. (Im obigen Beispiel würden Sie 1 zusätzliche Einheit manuelle Therapie in Rechnung stellen.)

Nicht-Medicare-Versicherungen

Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass es Versicherer gibt, die dies nicht benötigen Anbieter zur Einhaltung der 8-Minuten-Regel. Wie diese Ressource hervorhebt, gibt es nach der Substantial Portion Methodology (SPM) keine Kumulierung von Protokollen oder Resten. Um eine Serviceeinheit in Rechnung zu stellen, müssen Sie diesen Service für einen „wesentlichen Teil“ von 15 Minuten (dh mindestens 8 Minuten) ausgeführt haben. Das bedeutet, dass Sie dies nicht tun können, wenn Ihre verbleibenden Minuten aus einer Kombination von Services stammen Abrechnung für einen von ihnen, es sei denn, ein einzelner Service dauert mindestens acht Minuten.

In einigen Fällen können Sie jedoch mithilfe von SPM tatsächlich mehr Einheiten abrechnen als nach der 8-Minuten-Regel. Als Beispiel In der oben genannten Ressource wird gezeigt, dass Sie, wenn Sie 10 Minuten manuelle Therapie und 8 Minuten therapeutische Übung an einem Patienten durchführen, 1 Einheit manuelle Therapie nach der 8-Minuten-Regel und 1 Einheit manuelle Therapie plus 1 Einheit therapeutische Übung unter SPM. Aber woher wissen Sie, welche Abrechnungsmethode ein bestimmter Zahler verwendet? Bundesfinanzierte Programme verwenden die 8-Minuten-Regel. Für andere ist es am besten zu fragen. Wenn die Versicherungsgesellschaft keine Präferenz hat, Möglicherweise möchten Sie Ihre Einheiten mit beiden Methoden berechnen, um zu ermitteln Hermelin, das Ihrer Praxis besser dient.

Abrechnen oder nicht abrechnen?

Nun zurück zur 8-Minuten-Regel-Mathematik. Als ob der ganze gemischte Rest nicht genug wäre, um Sie auf Trab zu halten, hier noch eine Curveball-Regel: In einigen Fällen sollten Sie wahrscheinlich keine Einheiten für eine Dienstleistung in Rechnung stellen, obwohl Sie diese bereitgestellt haben. Nehmen wir zum Beispiel die Iontophorese. Wie der Versicherungsexperte Rick Gawenda erklärt hat, wird ein Patient, der sich einer Iontophorese unterzieht, möglicherweise nur zwei oder drei Minuten lang direkt und kompetent vom Therapeuten behandelt. Der Rest der Zeit (sobald das Gerät eingeschaltet ist) kann nicht abgerechnet werden, da Medicare dies nicht als „qualifizierte Zeit“ betrachtet. (Als Randnotiz wird die Überprüfung der Haut des Patienten auf Schäden beim Entfernen der Elektrode als qualifizierte Therapie angesehen, wodurch die Zeit abgerechnet werden kann. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass diese Zeit ausreicht, um Sie über die 8-Minuten-Schwelle zu bringen.) Nach der 8-Minuten-Regel kann der Therapeut in diesem Szenario keine Einheiten für diese bestimmte Behandlung in Rechnung stellen.

Die 8-Minuten-Regel in WebPT

Wenn all dies Wenn Sie über Quotienten und Reste sprechen, werden Rückblenden zur Mathematik der fünften Klasse ausgelöst – Huch, lange Teilung! -, keine Sorge. WebPT überprüft Ihre Arbeit automatisch für Sie und benachrichtigt Sie, wenn etwas nicht richtig zusammenpasst. Alles, was Sie tun müssen Notieren Sie sich die Zeit, die Sie für jede Modalität aufwenden, während Sie Ihren normalen Dokumentationsprozess durchlaufen, sowie die Anzahl der Einheiten, die Sie abrechnen möchten. Wenn diese beiden Summen nicht stimmen, teilt WebPT Ihnen nicht nur mit, dass etwas nicht stimmt, sondern auch Wir sagen Ihnen auch, ob Sie über- oder unterrechnet haben. Auf diese Weise können Sie t schnell identifizieren und beheben Das Problem – und somit eine genaue Zahlung sicherstellen. Außerdem erhalten Sie zu jedem Servicedatum eine detaillierte Aufzeichnung der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen – was viele lokale MAC-Prüfer verlangen, um Abrechnungsansprüche und -prozesse zu begründen.

Das war nicht so schlimm, oder? Wenn Sie noch Fragen haben, lesen Sie weiter. Wir haben eine Liste der am häufigsten gestellten 8-Minuten-Regelfragen zusammengestellt – und deren Antworten. Sie sehen die gesuchte Antwort nicht? Hinterlassen Sie uns Ihre Frage im Kommentarbereich am Ende dieses Beitrags.

Häufig gestellte Fragen zu 8-Minuten-Regeln

Was ist die 8-Minuten-Regel?

Um eine Zahlung von Medicare für einen zeitbasierten (oder ständig anwesenden) CPT-Code zu erhalten, muss ein Therapeut mindestens acht Minuten lang eine direkte Behandlung durchführen. Um die Anzahl der abrechnungsfähigen Einheiten für ein Servicedatum zu berechnen, müssen die Anbieter die Gesamtminuten der qualifizierten Einzeltherapie addieren und durch 15 dividieren. Wenn noch acht oder mehr Minuten verbleiben, können Sie eine weitere Einheit abrechnen. Andernfalls können Sie nicht.

Was sind zeitbasierte CPT-Codes?

Zeitbasierte (oder ständige Anwesenheits-) Codes ermöglichen eine variable Abrechnung in Schritten von 15 Minuten. Diese unterscheiden sich von service-basierten (oder zeitlosen) Codes, die Anbieter nur einmal in Rechnung stellen können, unabhängig davon, wie lange sie für eine bestimmte Behandlung aufwenden.

Gemäß der 8-Minuten-Regel, wenn ein Therapeut 15 Minuten zur Verfügung stellt Therapeutische Übung, 8 Minuten Gangtraining, 8 Minuten manuelle Therapie und 10 Minuten mechanische Traktion. Was wäre angemessen, um zu rechnen?

Addieren wir zunächst die Gesamtbehandlungszeit: 15 + 8 + 8 + 10 = 41 Minuten. Gemäß der obigen Tabelle beträgt die maximale Gesamtzahl der Codes, die Sie für 41 Minuten abrechnen können, 3. Nehmen wir nun die Gesamtminuten der konstanten Anwesenheitsdienste: 15 + 8 + 8 = 31. Teilen Sie diese Zahl dann durch 15. Sie erhalten zwei 15-minütiger Service plus eine zusätzliche Minute. Sie würden also eine Einheit therapeutischer Übung plus eine Einheit Gangtraining oder manuelle Therapie in Rechnung stellen. Da Sie diese Dienste für dieselbe Zeitdauer ausgeführt haben, können Sie eine der beiden Optionen auswählen. Im Kommentarbereich dieses Beitrags schlägt Compliance-Experte Tom Ambury vor, „immer das Verfahren zu wählen, von dem der Patient am meisten profitiert“. Dann würden Sie eine Einheit für die mechanische Traktion ohne Zeitangabe hinzufügen.

Was ist ein gemischter Rest?

Ein gemischter Rest ist eine Kombination aus verbleibenden Minuten von mehr als einem Service nach Ihnen berechnete die Gesamtzahl der vollen Einheiten, die Sie abrechnen können. Wenn Sie beispielsweise 20 Minuten manuelle Therapie und 18 Minuten Ultraschall bereitgestellt haben, können Sie jeweils eine volle Einheit mit 5 Minuten manueller Therapie und 3 Minuten Ultraschallreste abrechnen Die Regeln für die Abrechnung von Restminuten unterscheiden sich je nach Zahler. Für Medicare sollten Sie, solange die Summe Ihrer verbleibenden Minuten mindestens acht Minuten beträgt, den einzelnen Service mit der größten Zeitsumme in Rechnung stellen – auch wenn diese Summe weniger als acht beträgt Minuten allein. In dem oben genannten Beispiel würden Sie also 1 zusätzliche Einheit manuelle Therapie in Rechnung stellen.

Gibt die Anzahl der Stunden an, die ein Therapeut pro Tag arbeitet – oder die Anzahl der Patienten, die ein Therapeut pro Tag sieht – Faktor für die Abrechnungsanforderungen für 8-Minuten-Regeln?

Als Brook e Andrus erklärt im Kommentarbereich: „Die 8-Minuten-Regel berücksichtigt nicht die Anzahl der Stunden, die ein Therapeut pro Tag arbeitet, oder die Anzahl der Patienten, die der Therapeut während des Tages behandelt. Alles, was zählt, ist die Anzahl der Minuten, die der Therapeut für die Erbringung der einzelnen in Rechnung gestellten Leistungen aufgewendet hat. “

Gilt die 8-Minuten-Regel für Leistungen von Medicare Teil A?

Nein; Die 8-Minuten-Regel gilt nur für Medicare Part B-Dienste.

Gilt die 8-Minuten-Regel für Gruppentherapie-Codes?

Wie Lauren Milligan weiter unten erklärt: „Wenn Sie es sind Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Patienten verteilen – indem Sie nur einen kurzen, zeitweiligen persönlichen Kontakt herstellen oder zwei oder mehr Patienten gleichzeitig die gleichen Anweisungen geben -, ist es angebracht, jedem Patienten unabhängig von der Zeit eine Einheit 97150 in Rechnung zu stellen. Da die Gruppentherapie zeitlich unbegrenzt ist Code, es ist keine bestimmte Mindestzeit erforderlich, um die Rechnung zu stellen. Medicare empfiehlt jedoch, dass Gruppentherapiesitzungen ausreichend lang sein sollten, um den Bedürfnissen jedes Patienten in der Gruppe gerecht zu werden… “

Welche Versicherungsunternehmen verlangen von Anbietern, dass sie die 8-Minuten-Regel einhalten?

Alle von der Bundesregierung finanzierten Pläne – einschließlich Medicare, Medicaid, TriCare und CHAMPUS – erfordern die Anwendung der 8-Minuten-Regel, ebenso wie einige gewerbliche Zahler Um die Anforderungen für einzelne Zahler zu ermitteln, wenden Sie sich am besten direkt an den Zahler y.

Welche Abrechnungsmethode ist besser – die 8-Minuten-Regel oder SPM?

Es kommt darauf an. Für Medicare und andere Zahler, die die 8-Minuten-Regel benötigen, haben die Anbieter offensichtlich keine Wahl, welche Abrechnungsmethode verwendet werden soll. Für gewerbliche Zahler, für die keine Anforderung besteht, möchten die Anbieter möglicherweise beide Berechnungen durchführen, um festzustellen, welche Methode die besten Ergebnisse liefert. Laut dieser Ressource kann „nur eine Abrechnungsmethode pro einzelner Behandlungssitzung verwendet werden“. Wenden Sie sich im Zweifelsfall immer an den Zahler, um mehr über die spezifischen Abrechnungsanforderungen zu erfahren.

Wie ändern sich die Regeln, wenn ich nur einen Service in Rechnung stelle?

Wenn Sie nur einen Service anbieten Bei einem Service müssen Sie 23 Minuten Zeit haben, bevor Sie die zweite Einheit in Rechnung stellen. Wenn Sie beispielsweise 9 Minuten therapeutische Aktivitäten und 10 Minuten manuelle Therapie durchgeführt haben, würden Sie jeweils eine Einheit in Rechnung stellen, obwohl die Gesamtsumme 19 Minuten beträgt. Wenn Sie jedoch 19 Minuten therapeutische Übungen durchführen würden, würden Sie nur eine Einheit in Rechnung stellen.(Als Randnotiz gilt dies unabhängig davon, ob Sie die SPM- oder die 8-Minuten-Regel verwenden.)