Das Formular W-3 ist ein Übermittlungsformular mit Summen für alle Teile von Form W-2. Der W-3 wird zusammen mit dem W-2 jedes Jahr an die Sozialversicherungsbehörde gesendet, um den Gesamtverdienst für alle W-2-Formulare anzuzeigen. Der offizielle Titel des Formulars lautet „Übermittlung von Lohn- und Steuererklärungen“.
Das W-3-Formular wird nur verwendet, wenn Sie Papierkopien des W-2-Formulars an die Verwaltung für soziale Sicherheit senden. Wenn Sie Mitarbeiter-W-2-Formulare online bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen möchten, müssen Sie kein W-3-Übermittlungsformular einreichen.
Das W-2-Formular und das W-3-Formular
Das W-2-Formular ist ein Jahreslohn- und Steuerformular, das an zwei verschiedene Orte gesendet wird:
- s wird jedem Mitarbeiter ausgehändigt und zeigt seinen Gesamtlohn und die im Laufe des Jahres gezahlten Steuern an, damit er es für seine Einkommensteuerberichterstattung verwenden kann.
- Es wird bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht ( NICHT das IRS!), Um die dem Mitarbeiter gegebenen Informationen zu überprüfen.
Sie müssen die Löhne für alle Ihre Mitarbeiter addieren, indem Sie die Informationen für alle Mitarbeiter W- verwenden. 2 Formulare zum Ausfüllen des W-3-Formulars.
Wenn ein W-3-Formular eingereicht werden muss
Die Frist für die Übergabe von W-2-Formularen an Mitarbeiter Das Senden von W-2- und W-3-Formularen an die Sozialversicherungsbehörde erfolgt am selben Tag: 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres.
Weil die Wenn Sie den Mitarbeitern W-2-Formulare geben und das Datum für die Einreichung der W-2- und W-3-Formulare bei der Sozialversicherungsbehörde dasselbe ist, möchten Sie den Mitarbeitern möglicherweise früher im Januar W-2-Formulare geben, um mehr Zeit zu haben um Fehler zu finden.
Wenn Sie nicht glauben, dass Sie die W-2- und W-3-Formulare rechtzeitig einreichen können, können Sie dies tun Fordern Sie eine Verlängerung um 30 Tage an, indem Sie das Formular 8809 – Antrag auf Verlängerung der Frist für die Einreichung von Informationsrücksendungen einreichen. Sie müssen den Antrag bis spätestens zum Fälligkeitsdatum des Formulars einreichen. Die Erweiterung ist nicht automatisch, der IRS gewährt nur Erweiterungen für „außergewöhnliche Umstände oder Katastrophen“.
Wo Sie W-3-Formulare erhalten können
Sie können ein W-3-Formular nicht einfach kopieren oder aus dem Internet ausdrucken, da das Formular mit einer speziellen roten Tinte gedruckt wird. Sie müssen die erforderlichen W-3-Formulare an derselben Stelle kaufen, an der Sie Ihre W-2-Formulare gekauft haben, oder Sie können sie von Ihrem Lohnverarbeiter oder Steuerberater für Sie ausfüllen lassen. Sie können sie beim IRS bestellen, indem Sie die Online-Bestellseite besuchen, um Informationen zu erhalten. Möglicherweise finden Sie diese Formulare auch in Gewerbesteuer-Softwareprogrammen.
Ausfüllen des Formulars W-3 – Felder A bis H
Bevor Sie mit der Bearbeitung des Formulars beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Jahresversion haben. Sie möchten die Version für das Steuerjahr und nicht das Jahr, in dem Sie das Formular vorbereiten. Verwenden Sie beispielsweise 2020 Version für die Meldung von Steuern für 2020, auch wenn Sie möglicherweise 2021 an dem Formular arbeiten.
Informationen zum Arbeitgeber werden in die Felder A bis H eingegeben. p>
Feld a. Optionale Kontrollnummer, die Sie für Ihre eigenen Geschäftszwecke verwenden können.
Feld b. Art des Zahlers. Die meisten Unternehmen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „941“ für „Art des Zahlers“. Das 941-Formular ist das von den meisten Arbeitgebern ausgefüllte vierteljährliche Lohn- und Steuerberichtsformular. Weitere Optionen sind ein Haushaltsarbeitgeber und andere.
Art des Arbeitgebers. Die meisten gewinnorientierten Unternehmen aktivieren das Kontrollkästchen „Keine Anwendung“ für „Art des Arbeitgebers“. Die anderen Kästchen sind e für gemeinnützige Organisationen und Arbeitgeber der Bundesregierung.
Feld c Gesamtzahl der Formulare W-2. Addieren Sie die Anzahl der von Ihnen eingereichten W-2-Formulare.
Feld d Die Betriebsnummer hilft Arbeitgebern, verschiedene Bereiche ihres Unternehmens nach Standort, Tochtergesellschaft oder Abteilung zu identifizieren. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die W-2-Formulare für verschiedene Zustände, in denen Mitarbeiter arbeiten, trennen.
Sie müssen die W-2- und W-3-Formulare für trennen jede Einrichtung, wenn Sie in diesem Abschnitt die Betriebsnummern identifizieren oder alle Ihre Einrichtungen kombinieren und alle W-2-Formulare zusammen mit einem W-3-Formular einreichen können.
Die Beträge in anderen Lohnsteuerberichten, einschließlich Formular 941 und Formular 944, müssen mit den auf Formular W-3 angegebenen Beträgen übereinstimmen. Wenn die Beträge unterschiedlich sind, werden Sie möglicherweise von der IRS oder der SSA kontaktiert.
Felder 1 bis 19 – Lohn- und Steuerinformationen
Die Elemente im zweiten Abschnitt (Felder 1 bis 19) sind für W-2 und W-3 gleich. Im W-3-Formular müssen Sie für alle Mitarbeiter Summen für alle Felder angeben.
Das Dokument Allgemeine Anweisungen für Formulare W-2 und W-3 enthält Referenzhandbücher für das Feld 12 Codes und Kästchen 13 Checkbox-Entscheidungsdiagramm für den Pensionsplan.
Für den letzten Teil des Formulars müssen Sie Ihre Kontaktinformationen einschließlich einer E-Mail-Adresse angeben.
Ausführliche Anweisungen zum Ausfüllen des W-3-Formulars finden Sie in dieser IRS-Veröffentlichung: Allgemeine Anweisungen für IRS für die Formulare W-2 und W-3.
Wann und wie wird das Formular W-3 eingereicht?
Das Formular W-3 muss zusammen mit Kopie A der W-2-Formulare für jeden Mitarbeiter an die SSA gesendet werden.
Die Anmeldeadresse für die Papierformulare W-2 und W-3 lautet:
Verwaltung der sozialen Sicherheit
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Die Summen für jeden Artikel auf dem W-3 müssen den Summen für alle diese Artikel auf allen Mitarbeitern W-2 entsprechen Formen. W-2 und W-3 enthalten auch die gesamten staatlichen Löhne und Einbehaltungen für alle Mitarbeiter.
Wenn Sie W-2-Formulare online einreichen
Die SSA fordert Sie auf, W-2-Formulare per E-Mail einzureichen. Denken Sie daran, dass Sie kein W-3-Formular hinzufügen müssen, wenn Sie online einreichen. Sie können die BSO-Website (Business Services Online) der SSA verwenden. Das BSO generiert das Formular W-3 automatisch basierend auf Ihren W-2-Formularen.
Sie MÜSSEN eine Datei erstellen online, wenn Sie eine hohe Anzahl von W-2-Formularen haben.
- Für Jahre einschließlich 2019, bevor Sie elektronisch einreichen müssen, wenn Sie 250 oder mehr W-2-Formulare haben .
Die SSA bietet zwei Optionen für die elektronische Einreichung über ihren Abschnitt „Business Services Online“:
- W-2 Online: Sie können ein ausfüllbares W-3-Formular verwenden, um bis zu 50 W-2-Formulare gleichzeitig einzureichen.
- Datei-Upload: Sie können eine bestimmte Lohnsteuer-Software verwenden, die Dateien formatiert gemäß SSA-Spezifikationen für das elektronische Ablegen von Formularen W-2 (EFW2).
Wenn Sie einen Fehler machen
Wenn Sie einen Fehler machen ein W-3 als Ergebnis von Berechnungen oder wenn eines oder mehrere W-2 falsch sind, müssen Sie ein W-2c- und ein W-3c-Formular bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen.