4 Tipps zum Aktualisieren von Excel PivotTable-Objekten

PivotTable-Objekte sind nur so gut wie ihre zugrunde liegenden Daten und das kann sich schnell ändern. Wenn die Pivot-Tabellen Teil eines Dashboards sind, spiegeln sie möglicherweise keine Aktualisierungen auf Quellenebene wider. Abhängig von den Informationen, die Ihre Pivot-Tabellen enthalten, kann das Aktualisieren äußerst wichtig sein. In diesem Artikel werde ich daher vier Tipps geben, die den Aktualisierungsprozess einfach und flexibel gestalten sollen.

Ich verwende Excel 2016 (Desktop) von Office 365, diese Tipps gelten jedoch für frühere Versionen. Sie können einzelne Pivot-Tabellen im Browser aktualisieren, auf die Registerkarte „Kontext analysieren“ ist jedoch nicht zugegriffen. Sie können auch keine PivotTable-Optionen festlegen. Es gibt keine Demonstrationsdatei, Sie brauchen keine.

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Aktualisieren

Bevor wir uns die Aktualisierungstipps ansehen, lassen Sie “ s Überprüfen Sie schnell, wie Pivot-Tabellen aktualisiert werden. Um nur die aktuelle Pivot-Tabelle zu aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Aktualisieren aus dem resultierenden Untermenü. Oder wählen Sie Aktualisieren aus der Dropdown-Liste Aktualisieren in der Datengruppe (auf der Registerkarte Kontextanalyse) Sie können auch Alt + F5 drücken.

Es gibt zwei schnelle Möglichkeiten, alle Pivot-Tabellen in der aktuellen Arbeitsmappe gleichzeitig zu aktualisieren. Klicken Sie zunächst in eine Pivot-Tabelle, um auf die Registerkarte Kontextanalyse zuzugreifen. Wählen Sie dann Alle aktualisieren über die Option Aktualisieren in der Datengruppe. Drücken Sie anschließend Strg + Alt + F5.

1. Aktualisieren beim Öffnen der Arbeitsmappe

Benutzer werden nicht immer daran denken, danach zu aktualisieren Ändern der zugrunde liegenden Daten. Wenn die Pivot-Tabellen mit einer externen Quelle verknüpft sind, möchten Sie auf jeden Fall aktuelle Werte. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Betrachter die aktuellsten Informationen sehen, besteht darin, Excel zu zwingen, die Pivot-Tabellen beim Öffnen der zu aktualisieren Datei wie folgt:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Pivot-Tabelle und wählen Sie im daraufhin angezeigten Untermenü die Option PivotTable-Optionen.
2. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf die Registerkarte Daten.
3. Überprüfen Sie die Daten aktualisieren, wenn Sie die Dateioption öffnen (Abbildung A).
4. Klicken Sie auf OK und bestätigen Sie die Änderung.

Abbildung A

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die ausgewählte Pivot-Tabelle oder alle Pivot-Tabellen mit derselben Datenquelle aktualisiert. Wenn Sie andere Pivot-Tabellen haben, müssen Sie dies tun Stellen Sie diese Option für alle ein, die eine andere Datenquelle haben.

2. Aktualisieren Sie in Intervallen

Abhängig Wenn Sie wissen, wie kritisch Daten sind oder ob die Pivot-Tabelle Teil eines Dashboards ist, müssen Sie möglicherweise häufig aktualisieren, was ärgerlich ist. Excel kann die Pivot-Tabelle in regelmäßigen Abständen aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Betrachter die aktuellen Daten erhalten. Sie müssen die Pivot-Tabelle im Datenmodell speichern, wenn Sie sie wie folgt erstellen:

1. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Datensatz.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, und Klicken Sie dann in der Gruppe „Tabellen“ auf „PivotTable“.
3. Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Option „Diese Daten zum Datenmodell hinzufügen“ (Abbildung B).
4. Ändern Sie alle anderen Einstellungen.
5. Klicken Sie auf OK. (Das Hinzufügen von Daten zum Datenmodell kann eine Minute dauern.)

Abbildung B

Ordnen Sie die Pivot-Tabelle wie gewohnt an. Wenn Sie fertig sind, können Sie das Intervall wie folgt einstellen:

1. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Pivot-Tabelle.
2. Klicken Sie auf Klicken Sie auf der Registerkarte Kontextanalyse auf und wählen Sie dann in der Dropdown-Liste Datenquelle ändern (in der Gruppe Daten) die Option Verbindungseigenschaften aus.
3. Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Option Alle aktualisieren im Abschnitt Steuerelement aktualisieren. Geben Sie rechts ein Intervall in Minuten ein (Abbildung C).
4. Klicken Sie auf OK.

Abbildung C

Diese Einstellung ist besonders hilfreich für Dashboards und externe Datenquellen.

3. Beibehalten der Zellenformatierung

Es ist irritierend, einer fertigen Pivot-Tabelle eine direkte Formatierung hinzuzufügen, damit sie beim Aktualisieren der Pivot-Tabelle verschwindet. Vielleicht haben Sie einige fett gedruckt Überschriften oder fügen Sie eine Füllfarbe hinzu, um einen besonders wichtigen Wert hervorzuheben. Warum sollten Sie Ihre Zeit damit verbringen, wenn Excel sie entfernen wird? Glücklicherweise können Sie Excel anweisen, die direkte Formatierung wie folgt zu vermeiden:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle und wählen Sie im daraufhin angezeigten Untermenü die Option PivotTable-Optionen.
2. Klicken Sie auf Die Registerkarte Layout & Format.
3. Aktivieren Sie unten in den Optionen die Option Zellformatierung beim Aktualisieren beibehalten (Abbildung D).
4. Klicken Sie auf OK.

Abbildung D

Es ist eine einfache Möglichkeit, sich selbst zu retten viel Frust.

4. Deaktivieren Sie AutoFit

Pivot-Tabellen verwenden standardmäßig eine automatisch angepasste Spaltenbreite. Wenn Sie Ihre Daten anordnen, können Sie die Breite der Spalten erhöhen, nur um sie zu haben Wenn Sie die Pivot-Tabelle aktualisieren, kehren Sie zur automatischen Anpassung zurück. Ähnlich wie beim Beibehalten der direkten Formatierung können Sie die automatische Anpassung wie folgt deaktivieren:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Pivot-Tabelle.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Layout & Format.
3. Deaktivieren Sie die Option Spaltenbreiten beim Aktualisieren automatisch anpassen (Abbildung E).
4. Klicken Sie auf OK.

Abbildung E

Nach dem Deaktivieren dieser Funktion bleiben die benutzerdefinierten Spaltenbreiten nach dem Aktualisieren erhalten.

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Siehe auch

• Office Q & A: Excel-Referenzierung, Word-Feldcodes und ein Tabellentrick (TechRepublic)
• 2 Möglichkeiten zum Kommentieren eines Word-Inhaltsverzeichnisses (TechRepublic)
• Verwenden Sie die Excel-Datenüberprüfung, um doppelte Werte in einer Spalte (TechRepublic) zu vermeiden.
• Eine super einfache Möglichkeit So generieren Sie neue Datensätze aus mehrwertigen Spalten mithilfe von Excel Power Query (TechRepublic)
• 3 Möglichkeiten zum Hinzufügen von Glossarbegriffen zu einem Microsoft Word 2016-Dokument (TechRepublic)
• Excel-Fehler: Wie Microsoft „Die Tabelle kann gesundheitsschädlich sein (ZDNet).
• Microsoft fügt neue Geografien hinzu und führt Datentypen zu Excel (ZDNet)