Il significato latino della parola quorum deriva da una parola che significa chi. Le entità commerciali e senza scopo di lucro godono di una moltitudine di vantaggi quando formano un consiglio di amministrazione. Il motivo principale per cui le organizzazioni formano un consiglio di amministrazione è riunire i talenti dei singoli direttori per prendere le migliori decisioni complessive sulla direzione attuale e futura dellorganizzazione. Ciò significa che la fascia demografica che costituisce il “chi” dei responsabili delle decisioni ha un grande significato per ogni organizzazione. Non seguendo il protocollo del quorum, alcuni membri potrebbero diventare troppo potenti, creando il rischio che le decisioni potrebbero non avvantaggiare il bene dellintera .
Le regole di Robert stabiliscono le linee guida per i quorum riguardanti i protocolli per quando non è possibile stabilire un quorum, la modifica dello statuto in merito al quorum e limportanza di dare avviso di una riunione in cui si terranno votazioni importanti.
Definizione di un quorum
Secondo le regole di Robert, la definizione di quorum è il numero minimo di membri con diritto di voto che devono essere presenti a una riunione opportunamente chiamata per condurre gli affari in nome del gruppo . Un quorum dovrebbe consistere in un numero grande quanto si può fare affidamento per essere presente a tutte le riunioni, quando il tempo non è eccezionalmente brutto.
La definizione suona un po vaga. È! Roberts Le regole hanno sviluppato quella definizione di proposito per accogliere la diversità delle organizzazioni che utilizzano la procedura parlamentare.
Stabilire un numero o un rapporto di quorum
Nella maggior parte dei casi, lo statuto stabilirà le regole per un quorum. In assenza di una definizione dichiarata, una maggioranza semplice costituisce un quorum.
Sia che tu stia determinando un quorum quorum per la prima volta o ridefinendo lo statuto relativo a un quorum, è utile prendere in considerazione un paio di cose considerazione.
- Chi sono più probabilmente i partecipanti regolari alla riunione del consiglio?
- Che cosa ha più senso per prendere decisioni a tutto tondo ed equilibrate?
Tenendo presenti queste domande principali, il quorum può essere impostato come percentuale di appartenenza o come numero fisso. Allora qual è la percentuale del quorum? Quando si imposta tale rapporto o numero, tenere presente che il conteggio viene preso dal numero di membri votanti che sono presenti. Perché questo è importante? Supponiamo che lo statuto stabilisca che i membri possono votare per posta o per procura. In una riunione in cui si voterà, non ci sono abbastanza membri presenti alla riunione per soddisfare il quorum. Nessuna attività ufficiale può essere condotta, anche se ci sono voti sufficienti per soddisfare il quorum, perché non ci sono abbastanza membri presenti.
Lassenza di un quorum
È raro che un la riunione del consiglio ha una partecipazione perfetta a ogni riunione durante tutto lanno. Alla luce di ciò, le regole di Robert hanno stabilito regole per la conduzione degli affari in assenza di un quorum. Nel complesso, qualsiasi attività commerciale che è stata conclusa senza un quorum presente è nulla e non valida, ma ci sono alcune eccezioni. Includono:
- adottare misure per stabilire un quorum
- fissare il tempo per laggiornamento
- per laggiornamento
- per la sospensione
Ci sono anche un paio di cose abbastanza ovvie che non possono essere fatte quando non è presente un quorum. I membri presenti non possono dare il consenso unanime né dare avviso di unaltra riunione. In entrambi i casi, non ci sarebbe un numero sufficiente di membri per garantire un voto ragionevole della maggioranza.
Se esiste un quorum allinizio di una riunione e i membri se ne vanno durante la riunione, causando la perdita del quorum, il il presidente dovrebbe dichiarare la perdita del quorum prima di votare. Anche altri membri possono fare una mozione di procedura sulla perdita del quorum, ma solo quando gli altri membri non parlano.
Modifica del quoziente o del rapporto del quorum
I membri del consiglio dovrebbero prendere nota delle bandiere rosse che indicano che è ora di cambiare lo statuto in merito al quorum dichiarato. Il progresso e il movimento in avanti di unorganizzazione mostrano segni positivi di crescita, ma possono anche segnalare un secondo sguardo alla sezione del quorum quorum nello statuto. Un buon momento per rivedere il protocollo del quorum è durante la riunione annuale di pianificazione strategica, a meno che qualcosa non faccia scattare una revisione prima di allora. Ecco alcuni segnali di allarme che attivano una revisione:
- Quando alcuni membri diventano troppo potenti
- quando le esigenze dellorganizzazione cambiano
- quando lorganizzazione attraversa un periodo di crescita
I consigli di amministrazione dovrebbero prestare attenzione su come modificano le regole per un quorum. Il modo corretto è di colpire le nostre determinate parole o lintera regola, e inserire nuove parole o una nuova regola e votarla come una domanda. Il rischio nel modificare il quorum violando prima la regola è che il quorum diventi immediatamente la maggioranza di tutti i membri. Per molte organizzazioni, rappresenta un forum quasi impossibile per ottenere un quorum per ladozione di una nuova regola.
Ruolo del presidente
Il presidente occupa una posizione importante per garantire che tutte le votazioni prese siano ufficiali. Sebbene sia importante che le riunioni inizino in tempo, se il quorum non è presente allora designata, il presidente dovrebbe attendere alcuni minuti per vedere se arriva un numero sufficiente di membri per soddisfare il quorum. I membri possono cogliere loccasione per contattare altri membri per vedere se è possibile raggiungere il quorum. Se non vi è alcuna prospettiva che vi sia un quorum, il presidente deve annunciare che non vi è alcun quorum e che non verrà condotto alcun lavoro ufficiale.
Se il presidente inizia la riunione senza un quorum presente e un membro sta parlando su una questione, quel membro non può essere interrotto allo scopo di affermare che non è presente un quorum. Il presidente dovrebbe consentire la continuazione del dibattito e consentire a un membro di fare un annuncio di non avere un quorum quando i membri non stanno parlando.
Se diventa evidente che non è possibile stabilire un quorum, il presidente può spostarsi per aggiornare la riunione e riprogrammarla per unaltra data. Ciò potrebbe anche segnalare una risposta del presidente per incoraggiare i membri votanti a essere presenti alla prossima riunione. Laggiornamento della riunione è un passo particolarmente appropriato per il presidente durante una riunione annuale in cui è necessario concludere affari importanti per lanno, inclusa lelezione dei dirigenti.
Nel caso in cui non sia presente il quorum, il segretario dovrebbe riflettere nel verbale quanti membri erano presenti, che un quorum non è stato raggiunto e la data e lora della riunione riprogrammata. Il verbale potrebbe anche includere una dichiarazione secondo cui si sono svolte discussioni non vincolanti.
Il rispetto dei protocolli di quorum mantiene unorganizzazione equilibrata e democratica. Sebbene il presidente del consiglio di amministrazione abbia la responsabilità principale di stabilire e annunciare lesistenza di un quorum, tutti i membri del consiglio dovrebbero ritenere il presidente responsabile delladesione alla corretta procedura parlamentare, come sistema di controlli ed equilibri.