Come scrivere una politica di partecipazione dei dipendenti che sia equa per tutti

Sei in ritardo di qualche minuto? Hai dormito durante la tua sveglia? Sei rimasto bloccato nel traffico? Succede al meglio di noi. Infatti, più di 1 lavoratore su 4 ammette di presentarsi in ritardo al lavoro almeno una volta al mese.

Ma quando si tratta di presenze dei dipendenti, anche le piccole cose possono iniziare a sommarsi. Secondo il Center for Disease Control (CDC), le perdite di produttività legate allassenteismo costano ai datori di lavoro statunitensi $ 225,8 miliardi allanno, o $ 1.685 per dipendente nel 2015. Sebbene possa trattarsi di unassenza inaspettata una volta al mese o di un turno saltato qua e là, il singolo dipendente la partecipazione può avere grandi implicazioni per i tuoi profitti.

Inserisci la politica di partecipazione dei dipendenti

Una politica di partecipazione dei dipendenti è un insieme documentato di regole progettate per migliorare la produttività dei dipendenti, ridurre lassenteismo e impostare aspettative chiare e coerenti per i dipendenti.

Per molte piccole imprese senza un dipartimento delle risorse umane formale, una politica di partecipazione dei dipendenti può sembrare un po formale. Non dovrebbero tutti essere consapevoli delle proprie responsabilità? Assolutamente. Tuttavia, poiché la tua attività inizia a crescere o assumi più lavoratori per la stagione intensa, una politica di partecipazione equa dei dipendenti è fondamentale per proteggere te e i tuoi dipendenti e mantenere lattività senza intoppi.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a creare la tua politica di presenza sul posto di lavoro:

Prendi in considerazione la tua attuale cultura lavorativa

È probabile che tu stia sviluppando una partecipazione dei dipendenti politica come un modo per affrontare i problemi di frequenza in corso. I tuoi dipendenti potrebbero essersi rilassati nel presentarsi in orario, aver dimenticato di chiamare fino allinizio del loro turno o semplicemente dare per scontata la mancanza di una politica di partecipazione. Tuttavia, è importante ricordare che una politica di partecipazione non cambierà il comportamento dei dipendenti dalloggi al domani e potrebbe richiedere un cambiamento fondamentale nella cultura aziendale.

Esatto: la partecipazione dei dipendenti fa parte della cultura aziendale. E non importa se i dipendenti della tua azienda sono cinque o cinquanta, il modo in cui interagisci insieme plasma la cultura e il modo di lavorare del tuo team. La tua cultura include valori, norme, sistemi, simboli, linguaggio, supposizioni, credenze e abitudini, ad esempio la frequenza con cui i tuoi dipendenti si presentano in orario.

Quindi, prima di iniziare a scrivere una politica di partecipazione, parla con i tuoi manager e spostare i lead sui loro attuali approcci e aspettative per la partecipazione dei dipendenti. Se un vantaggio di turno va bene con una partenza lenta e un altro si aspetta che tutti in pista proprio allora, invia un messaggio misto. I dipendenti che registrano durante i turni più lenti potrebbero non vedere il problema di essere in ritardo di cinque minuti rispetto al personale che è tutto a portata di mano nel momento in cui arrivano la mattina. Esiste una linea di base attuale o aspettative condivise, oppure lapproccio alla presenza dei dipendenti varia dal turno al turno e dal manager al manager?

Potrebbero esserci anche altri fattori culturali dietro le quinte che influenzano la partecipazione dei dipendenti: se molti dei vostri i dipendenti hanno famiglie e figli piccoli, probabilmente devono anche destreggiarsi tra emergenze o assenze familiari e una politica di frequenza zero li metterebbe rapidamente fuori dal lavoro. Oppure, il tuo nuovo staff estivo part-time potrebbe arrivare subito dopo la scuola per le prossime settimane e non ce la farà con il traffico. La presenza potrebbe anche essere un sintomo delle abitudini di pianificazione del tuo posto di lavoro.

La tua cultura aziendale è unica come i tuoi dipendenti. E sebbene nessuna politica di presenza possa tenere conto di ogni scenario unico, dovrebbe essere basata sulla realtà e creare aspettative realistiche per i tuoi lavoratori.

Mantieni le cose semplici

Sulla carta, una politica di partecipazione suona semplice: non presentarsi al lavoro è unassenza e tutti devono essere presenti al lavoro per mantenere lattività operativa. Ma una “assenza” è diversa da un “no-show”? È diverso dal “ritardo”? E se un dipendente si presenta con unora di ritardo rispetto a cinque minuti di ritardo? Viene trattato allo stesso modo?

Una politica di frequenza dei dipendenti può rapidamente iniziare a sfuggire di mano, con il risultato che in un documento in formato raccoglitore che è difficile da leggere e ancora più difficile da ricordare. Invece di andare scenario per scenario, attenersi agli argomenti comuni di partecipazione dei dipendenti e definire le aspettative per loro in un linguaggio semplice che tutti possono capire: assenze, assenze non programmate, ritardi , no-show e giorni di malattia.

• Assenza: il manager viene informato dal dipendente X giorni / settimane in anticipo che il dipendente sarà assente dal turno.”

• Assenza non programmata: il manager viene informato dal dipendente X ore prima che il dipendente sarà assente dal turno, a causa di unemergenza o di altre cause impreviste.”

• Ritardo: il dipendente si presenta almeno X minuti dopo linizio del turno programmato “.

• Mancata presentazione: il dipendente non si presenta al turno senza avvisare gestione. “

• Giorni di malattia: il dipendente è assente dal turno a causa di malattia o di un certificato medico.”

Nota rapida: perché differenziare un “giorno di malattia” da una “assenza”? Può sembrare controintuitivo, ma costruire in una categoria separata per i giorni di malattia può effettivamente aiutare il morale dei dipendenti e i tuoi profitti, soprattutto se operi nel settore della ristorazione.

Il CDC stima che i gestori di alimenti malati lo siano responsabile del 53% delle epidemie di norovirus, che porta a più malattie dei dipendenti e più tempo libero. Considera lidea di inserire una categoria di giorni di malattia separata nella tua politica di presenza in modo che tu e il tuo personale possiate rimanere in buona salute e i dipendenti malati non entreranno nel mondo del lavoro nel tentativo di evitare uno sciopero di assenze non programmate più grave sul loro record di prestazioni. In alcuni stati, anche il congedo per malattia retribuito separato può essere la legge.

Qualunque sia la categoria di frequenza scelta, le loro definizioni dovrebbero avere lo stesso significato per tutti i dipendenti ed essere il più obiettive possibile. Un manager dovrebbe essere in grado di distinguere unassenza da un ritardo quando ne vede una e i dipendenti dovrebbero capire facilmente dove il loro comportamento rientra nella politica di presenza.

Includi azioni disciplinari realistiche per ogni scenario

Ora che hai definito le tue categorie di criteri di presenza, è il momento di definire cosa succede dopo. Affinché una politica di partecipazione sia equa, è importante che le azioni disciplinari non si basino solo su convinzioni personali o aspettative individuali. Non è giusto che i bravi dipendenti adottino una politica di partecipazione a tolleranza zero “solo perché”. E anche se personalmente potresti ritenere che correre con cinque o trenta minuti di ritardo sia lo stesso grado di comportamento inaccettabile dei dipendenti, gli impatti effettivi sulla tua attività potrebbero non essere così uguali.

Invece, dai unocchiata a due cose : leffetto che i diversi comportamenti di presenza hanno attualmente sulla tua attività e le medie di presenze per il tuo settore. Secondo il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti, i dipendenti a tempo pieno hanno avuto un tasso di assenze complessivo di 2,8, o quasi tre “casi” di assenza allanno in 2017. Il tasso medio di assenza per le professioni di servizio è stato ancora più alto, con 3,4 assenze allanno. Quindi, se stai ipotizzando 3-4 assenze non programmate allanno come intervallo accettabile, non sei lontano dal bersaglio.

Dopo aver eseguito alcuni benchmark, collega le componenti disciplinari della tua politica di presenza al business impatto. Se ogni minuto conta in un turno ad alto volume, 30 minuti potrebbero avere lo stesso impatto di unassenza. Se un dipendente deve perdere il lavoro inaspettatamente e non riesce a trovare un sostituto, la sua assenza potrebbe avere la stessa gravità di una mancata presentazione. In tal caso, la tua politica di partecipazione potrebbe indicare:

• “Ritardo: il dipendente si presenta almeno 5 minuti dopo linizio del turno programmato”.

• Se il dipendente si presenta dopo 30 minuti dallorario di inizio del turno, il ritardo verrà conteggiato come “mancata presentazione”.
• Dopo 3 ritardi, il dipendente sarà soggetto ad azione disciplinare.

• “Assenza non programmata: il manager viene informato dal dipendente X ore prima che il dipendente sarà assente dal turno, a causa di unemergenza o di altre cause impreviste.”

• Il dipendente è responsabile della notifica al supervisore e della ricerca di una sostituzione per il turno. Se il dipendente non riesce a trovare una sostituzione, lassenza verrà conteggiata come “mancata presentazione”.
• Dopo 3 assenze non programmate, dipendente sarà soggetto ad azione disciplinare.

Ottieni lapprovazione del dipendente

Dopo aver messo insieme una prima bozza della tua politica di partecipazione, è il momento di rivedere il passaggio # 1: condividilo con i tuoi dipendenti e ottieni il loro buy-in. A seconda delle dimensioni del tuo team, potresti voler ricoprire solo la leadership o dare a tutti i dipendenti la possibilità di aggiungere input. Anche un semplice controllo intestinale andrà bene: qualcosa sembra fuori luogo ai tuoi manager? Qualcuno pensa che certe categorie non siano realistiche? Ti sembra obiettivo?

Una politica di partecipazione ha lo scopo di aiutare a mantenere la tua attività senza intoppi giorno per giorno, non innescare più caos. Sebbene possa esserci qualche resistenza al cambiamento (soprattutto se non era già in atto una politica formale), una buona partecipazione dovrebbe sembrare uno sforzo di squadra e un modo per aiutare tutti a lavorare meglio. Se i tuoi dipendenti reagiscono immediatamente male, si sentono chiamati fuori o pensano che le misure disciplinari siano troppo aggressive, ascolta il loro feedback.Presta attenzione a risposte simili: se più di un dipendente pensa che dovresti essere più flessibile in determinate aree, vedi se puoi raggiungere un compromesso e tornare insieme al tavolo da disegno.

Ancora più importante, incorporare il feedback dei dipendenti nella tua politica di presenza aumenta anche le sue possibilità di successo. Alla domanda su cosa li motiva ad andare al di là del lavoro, i dipendenti hanno classificato al primo posto “cameratismo e motivazione dei pari”. È risultato che i colleghi, non il denaro, sono la principale fonte di influenza sulle prestazioni e sul comportamento dei dipendenti. Conoscere i propri colleghi, non solo manager, aiutato a sviluppare la politica di partecipazione può fare molto per coinvolgere i dipendenti e garantire la responsabilità reciproca.

Tratta gli altri come vorresti essere trattato

Alla fine del il giorno, una politica di partecipazione equa dei dipendenti dovrebbe essere quella che ti accontenti di lavorare sotto te stesso. Non esitare alle domande difficili: quanto spesso ti presenti personalmente al lavoro più tardi del previsto? Sei sempre in grado di farlo chiama in anticipo e fai sapere ai tuoi dipendenti che non arriverai entro la tempistica prevista dalla politica? Quante emergenze si verificano durante la settimana che ti allontanano dal lavoro? Puoi sempre avvisare il tuo team con una settimana di anticipo che dovrai essere fuori dellufficio per un giorno?

Mentre ti componi r nuova politica di partecipazione dei dipendenti, non dimenticare il fattore più importante: lempatia. Se non puoi rispettare la politica di presenza della tua azienda, non è giusto aspettarsi che anche i tuoi dipendenti lo facciano. E sebbene le assenze dei dipendenti e la scarsa presenza possano essere frustranti, non è possibile prevedere le emergenze. A volte, linaspettato accade e basta, non importa quanto bene pianifichi. La sveglia non suona. Il traffico è peggiore del solito. La babysitter si ammala. Non riesci a trovare le tue chiavi. Ti accorgi del bug che circola al lavoro.

Idealmente, una politica di partecipazione equa dei dipendenti consente un certo margine di manovra, entro limiti ragionevoli. Mentre crei la tua politica, puoi assegnare diversi gradi di serietà a seconda della cultura del tuo posto di lavoro e di ciò che ha senso per la tua attività. Non tutte le assenze (e non tutte le politiche di presenza) sono uguali. Al contrario, una politica equa crea uno standard per monitorare le prestazioni e rafforza uno dei valori più importanti sul posto di lavoro: il rispetto reciproco e il tempo reciproco.

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