Ho ricevuto tonnellate di domande da parte di lettori, clienti e partecipanti al workshop sulla scrittura di lettere di richiesta di sponsorizzazione per assicurarsi dollari di sponsorizzazione. Prima di poter inviare una lettera di sollecitazione, è importante che tu comprenda appieno la sponsorizzazione come disciplina di marketing.
A tal fine, ho elencato alcuni articoli che ti daranno un quadro completo del panorama della sponsorizzazione e come aumentare le tue possibilità di successo. Consulta i seguenti articoli e risorse:
- Come ottenere la sponsorizzazione per qualsiasi cosa: una guida completa passo passo
- La guida essenziale alla valutazione della sponsorizzazione
- La guida definitiva alla proposta di sponsorizzazione
- Come ottenere la sponsorizzazione di un evento: assolutamente tutto ciò che devi sapere
- La guida completa alla sponsorizzazione del titolo: titolo, denominazione e diritti di presentazione definiti
Vedo che molti degli stessi errori vengono commessi quando i richiedenti di sponsorizzazione scrivono una lettera di richiesta agli sponsor, quindi questo post si concentrerà su una struttura e un processo che guideranno i tuoi sforzi di sponsorizzazione. Ho anche incluso diversi modelli di lettere di richiesta di sponsorizzazione e uninfografica per guidare i tuoi sforzi in futuro.
Scorri verso il basso per vedere linfografica e i modelli.
Che cosè una lettera di sponsorizzazione? E quando usarne uno!
Prima di approfondire cosa fare e cosa non fare quando scrivi la tua primissima lettera di sponsorizzazione, andiamo sulla stessa pagina con una definizione.
Una lettera di sponsorizzazione, che anche a volte va sotto il nome di proposta di sponsorizzazione, è il tuo sforzo per ottenere finanziamenti dal tuo sponsor preferito. Non stai solo chiedendo denaro, ovviamente, ma stai anche descrivendo in dettaglio per cosa verrebbe utilizzato il denaro mentre incentivi lo sponsor a prendere in considerazione la possibilità di donare.
Una situazione in cui potresti scegliere di inviare una lettera di sponsorizzazione è se stavi ospitando un evento ma avevi bisogno di una raccolta fondi. Attraverso le donazioni di uno o più sponsor, potresti permetterti di organizzare un evento del calibro che può portare avanti la tua attività. Promuovendo lo sponsor durante tutto levento, ad esempio con il marchio, gli stand o anche un evento interattivo, lo sponsor ottiene anche alcuni vantaggi.
La lettera di richiesta di sponsorizzazione non fare la vendita! Lo fai!
Se il tuo primo punto di contatto con uno sponsor è scrivere una lettera di richiesta di sponsorizzazione, le tue possibilità di successo sono molto basse. È incredibilmente importante coinvolgere i tuoi sponsor nel processo di creazione di una lettera di richiesta o di una proposta di sponsorizzazione.
Puoi utilizzare la lettera di sponsorizzazione per attirare la loro attenzione, riscaldare una chiamata o, meglio ancora, per riassumere i risultati di un recente incontro prima di passare a una proposta completa. Penso che una lettera abbia più senso come punto di partenza di una proposta completa, ma niente batte una rapida telefonata o una breve e-mail a uno sponsor per capire le sue esigenze prima di scrivere qualsiasi cosa.
Come ultima risorsa, un la lettera di richiesta di sponsorizzazione può aiutare ad aprire le porte … ma devi farlo correttamente!
Come scrivere una lettera per richiedere la sponsorizzazione
Come scrivere una lettera di sponsorizzazione
Cosa dovrebbe essere incluso in una lettera di sponsorizzazione?
I componenti di base di una sponsorizzazione le lettere sono le seguenti:
- Unintroduzione a te stesso e alle tue opportunità
- Il motivo per cui sei entrato in contatto
- Informazioni sul tuo pubblico
- Le tue opportunità di attivazione e sponsorizzazione
- Una menzione di quando seguirai
Continua a leggere per saperne di più su ciascuna sezione e su come utilizzare una lettera di sponsorizzazione per ottenere incontri con i tuoi potenziali clienti.
Se lobiettivo della richiesta di sponsorizzazione la lettera non è fare la vendita, allora qual è lobiettivo? In poche parole, è per attirare lattenzione del potenziale cliente e per convincerlo a rispondere alla tua chiamata o ad accettare una riunione. Come si fa a farlo? Essendo cristallino sulla tua opportunità e sul tuo pubblico. Ecco una linea guida da seguire quando crei la tua lettera di sponsorizzazione.
Unintroduzione a te stesso e alla tua opportunità
Non è il momento di includere una descrizione prolissa e composta da più paragrafi della tua missione, visione, storia e quanti soldi hai bisogno per fare budget o raggiungere i tuoi obiettivi. Invece, descrivi brevemente chi sei con una o due frasi sulla tua organizzazione. Meno è meglio qui.
Il motivo per cui sei entrato in contatto
Perché hai contattato questo sponsor in particolare? Per soldi, giusto? Sbagliato! Spiega loro perché ti sei messo in contatto con loro!
La parola chiave qui è “loro”. Perché hai scelto la loro azienda in particolare? Conosci qualcuno che ti ha suggerito di entrare in contatto? Questo è il posto giusto per menzionare il nome del tuo contatto reciproco e perché hanno pensato che voi due dovreste incontrarvi.
Che cosa sono gli obiettivi aziendali del potenziale sponsor che sono in linea con i tuoi? Hanno una storia di opportunità di sponsorizzazione come la tua? Offrite laccesso a un pubblico che hanno indicato essere importante per loro? Il contatto principale è coinvolto in organizzazioni come la tua?
Qui è dove mostri loro che hai fatto i compiti e che non sono solo una delle migliaia di lettere che stai sparando.
Informazioni sul tuo pubblico
Questa è la tua opportunità per distinguerti! La sponsorizzazione riguarda il marketing e le vendite ed entrambi richiedono un cliente target per lavorare. Conosci il cliente target del tuo potenziale cliente? Qui è dove lo provi.
Non sto parlando di informazioni demografiche di base qui o di generalizzazioni generali come “famiglie della classe media”. Mi riferisco ai dati che descrivono chi è il tuo pubblico, perché sono coinvolti con la tua organizzazione, i tipi di acquisti che intendono effettuare e i dati relativi specificamente al tuo potenziale cliente.
Acquistano il tuo potenziale cliente già prodotto? Puoi aiutare il tuo potenziale cliente a vendere più prodotti o mantenere i clienti attuali?
La maggior parte dei cercatori di sponsorizzazioni lascia completamente fuori i dati sul pubblico, sperando che i loro potenziali clienti rimarranno colpiti dalla loro causa o dal prestigio del loro marchio. Tuttavia, senza i dati sul pubblico, sembri esattamente come ogni altra proposta che arriva sulla loro scrivania.
Non sei sicuro di quale sia il tuo pubblico? Dai unocchiata a questo post del blog sui dati sul pubblico e sulla sponsorizzazione.
Le tue opportunità di attivazione
Hai bisogno di un ripasso sullattivazione? Dai unocchiata a questo post del blog sulla creazione di idee di attivazione che funzionano. Desideri ispirazione per sviluppare alcune idee di attivazione interessanti? Ecco otto idee di attivazione per ottenere quei succhi creativi che scorre!
Invece di concentrarti su quanto mo ney vuoi dal tuo sponsor, usa la tua lettera di sponsorizzazione per mostrare al tuo potenziale cliente che capisci come funziona la sponsorizzazione. Fornisci loro tre esempi di idee di attivazione che i tuoi sponsor e il tuo pubblico adorano.
Mostra loro i tipi di risultati che puoi offrire loro, come branding, campionamento, posizionamenti di prodotti o concorsi. Sii specifico e chiaro sul modo in cui lavori con gli sponsor e su come gli sponsor possono aggiungere valore al tuo pubblico (che è anche il loro cliente di destinazione).
A Mention of When You Will Follow Up
Fai sapere al tuo potenziale cliente che hai intenzione di seguirlo e sii specifico su quando. Di loro che li chiamerai in una certa data e ora o che prevedi di passare dal loro ufficio in una data specifica per salutarli. A quel punto, puoi indurli in quanto ti piacerebbe saperne di più sui loro obiettivi e su come puoi lavorare insieme.
Quando dici al tuo potenziale cliente che hai intenzione di seguirlo, gli stai mostrando che tu ” stai seriamente lavorando insieme. Quindi aggiungi le tue informazioni di contatto e invitali a mettersi in contatto se i tempi sopra indicati non sono adatti a loro.
Di fronte a un incontro imminente con un cercatore di sponsor, il più delle volte, i tuoi sponsor ti ricontatteranno prima tu. Potrebbe essere per dirti “no, grazie” o potrebbe essere per saperne di più sul tuo pubblico e sulle fantastiche idee di attivazione che hai presentato nella tua lettera. In ogni caso, un sì o un no è meglio del silenzio, richiedendoti di continuare per sempre .
Quando non inviare una lettera di sponsorizzazione
La tua lettera di sponsorizzazione è stata scritta e rifinita utilizzando le informazioni presentate finora in questa guida. Prima di appiccicare quel timbro, aspetta! In alcuni casi una lettera di sponsorizzazione potrebbe non essere nemmeno giustificata.
Ecco una panoramica.
Non hai alcun legame precedente con lo sponsor
Se pensi la tua azienda o organizzazione non profit è lunica a cercare una sponsorizzazione, ripensaci. Migliaia e migliaia di concorrenti faranno lo stesso. Forse non si rivolgeranno allo stesso sponsor, ma la storia non cambia molto.
Qualsiasi azienda nota per la sua sponsorizzazione sarà costantemente bombardata da un mucchio di lettere e infinite email. Devi distinguerti immediatamente o la tua lettera finirà nella spazzatura, che sia quella fisica o quella digitale.
Ecco perché è bene avere una connessione, come ho detto nellultima sezione. Almeno mettendo il piede nella porta attraverso qualcuno che conosce lo sponsor, il tuo potenziale sponsor potrebbe essere più disposto a comunicare con te. Senza quello, sei solo un altro in quella pila infinita, ignorato o completamente cestinato.
Hai dimenticato i dati sul pubblico
È meglio scegliere uno sponsor con cui lavorare in cui vi sia una certa sovrapposizione, che si tratti di obiettivi simili o di un pubblico simile. Potresti conoscere il tuo pubblico eccezionalmente bene, ma lo sponsor non ha modo di raccogliere le stesse informazioni se tralascia i dati sul pubblico.
Non posso sottolineare abbastanza limportanza di questo. Prenditi il tempo necessario per compilare i dati sul tuo pubblico e includerli come parte della tua lettera, anche se cè solo una breve menzione. In caso contrario, è improbabile che la tua lettera riceva una seconda occhiata dallo sponsor.
La sequenza temporale è troppo stretta
Se il tuo evento è la prossima settimana, potresti anche dimenticare di cercare di ottenere la sponsorizzazione a quel punto. Quando la tua lettera raggiungerà lo sponsor, sarà troppo tardi. Potrebbero volere aiutare ma non sarebbero in grado.
Certo, lo sponsor potrebbe voler lavorare con te se puoi pianificare meglio la prossima volta, ma la tua mancanza di organizzazione può anche lasciare lamaro in bocca. Potresti quindi perdere unopportunità potenzialmente buona solo per la tua scarsa pianificazione.
7 migliori pratiche per scrivere lettere di sponsorizzazione
Mentre controlli la tua bozza lettera di sponsorizzazione per la decima volta (o forse la cinquantesima), assicurati di seguire queste best practice per il massimo successo.
Entra con Your Connection
Nel giornalismo, cè un termine noto come seppellire la lede (o piombo). La lede è la singola frase più importante dellarticolo. Dovrebbe essere una delle prime frasi e sicuramente nel primo paragrafo.
Quando seppellisci una lede, il punto cruciale della storia non inizia fino al terzo o quarto paragrafo. Il lettore potrebbe non arrivare a tanto, quindi il punto della storia viene perso.
Puoi anche seppellire facilmente la lede nella tua lettera di sponsorizzazione se non riesci a identificare i componenti più cruciali. Che tu ci creda o no, non è la tua richiesta di denaro. Invece, è tutto su chi conosci.
Questo ti separa dal resto del branco, portandoti da un completo sconosciuto a qualcuno con cui lo sponsor potrebbe avere familiarità. Inoltre, come ho detto prima, potrebbe fare la differenza tra lo sponsor che legge la tua lettera o che la salta del tutto.
Se eri a un evento e hai incontrato lo sponsor o qualcuno ti ha collegato, inizia con quello. La richiesta di denaro può arrivare più tardi, fidati di me.
Personalizza, Personalizza, Personalizza
Questa lettera sarà lunica richiesta di sponsorizzazione che invierai? Probabilmente no. Probabilmente hai una lunga lista di potenziali sponsor con cui entrare in contatto, ma uno non deve necessariamente sapere che gli altri esistono.
Personalizzare ciascuna delle tue lettere è un buon modo per rendere il tuo sponsor più saggio che stai corteggiando gli altri. Non indirizzare mai la tua lettera al signore, alla signora o al temuto “a cui potrebbe interessare”. Trova un contatto presso la società di sponsorizzazione e scrivi a loro specificatamente. Parla anche delle virtù dellazienda che ti piacciono.
Anche se sì, la creazione di lettere personalizzate richiede più tempo e impegno che non inserire alcuni nomi in un modello generico, ne vale la pena.
Ricorda di chi è la lettera
Un altro motivo per personalizzare è che mantieni il fulcro della lettera dove dovrebbe essere: sullo sponsor stesso . Ora non è il momento di scrivere una sinossi approfondita sulla tua causa o su ciò che speri di ottenere durante lanno fiscale.
Una frase o due su di te è necessaria, ma per la maggior parte è tutto sullo sponsor. Certo, è un po come imburrarli, ma non è una brutta cosa in questo caso.
Sii breve
Se la tua lettera di sponsorizzazione non lo fa si adatta a una singola pagina di carta stampata, quindi devi tornare indietro e accorciarla.
Gli sponsor sono persone impegnate, proprio come te. Non possono leggere pagine e pagine in un n tentare di attirarli e convincerli a donare. Sebbene non esista una regola per il conteggio delle parole rigido e veloce, alcuni paragrafi dovrebbero essere sufficienti.
Chiedere unopinione o aiuto
Ecco un altro trucco per stuzzicare linteresse dello sponsor: chiedere qualcosa a loro. No, non soldi (non ancora), ma forse la loro assistenza o anche i loro pensieri su qualcosa. In questo modo, ammetti di essere un esperto. Stai anche dimostrando che apprezzi ciò che hanno da dire, qualcosaltro che potrebbe metterti sulla strada per un rapporto di lavoro.
Stabilisci un orario per una riunione o una telefonata
Potresti non sentirti la persona più sicura di te se ti rivolgi a uno sponsor tramite lettera per la prima volta, ma hai devi fingere finché non ce la fai. Non lasciare che sia lo sponsor a determinare quando voi due potrete parlare la prossima volta.
Di nuovo, sono persone impegnate, quindi potrebbero non avere tempo per te per settimane o mesi. Inoltre, se ti capita di non ricevere mai risposta dallo sponsor, il che accade, allora la palla è nel loro campo e basta.
Mentre, quando sei tu a proporre un giorno o un orario per una telefonata, come ho scritto prima, lo sponsor deve dire qualcosa, sia essa una risposta negativa o positiva. Qualcosa è sempre meglio di niente, dopotutto!
Evita i noiosi piaceri
Oltre a saltare “a chi può interessare”, taglia tutto il resto delle chiacchiere e dei convenevoli dal tuo lettera. Questi includono cose come “spero tu stia bene” o “come stai?” o anche “comè il tempo?”
Questi rompighiaccio non sembrano molto sicuri. Inoltre, iniziare in questo modo seppellisce la lede, cosa che non vuoi fare.
Quattro esempi di modelli di lettera di sponsorizzazione che funzionano
Se hai bisogno di ulteriore aiuto per perfezionare la tua lettera di sponsorizzazione, va bene. Ho aggiornato questo post con quattro nuovi modelli che puoi utilizzare. Questi includono opportunità di sponsorizzazione per eventi, atletica, tornei di golf e contro.
Modello n. 1: Esempio di lettera di sponsorizzazione per un evento
Probabilmente la lettera di sponsorizzazione più comune è una per ottenere finanziamenti per un evento. Da conferenze, esposizioni e tutto il resto, se desideri il sostegno finanziario di uno sponsor per il tuo evento, segui questo modello.
Salve,
Di recente sono stato in contatto con circa un evento imminente per la mia azienda / organizzazione e mi hanno detto che sarebbe opportuno contattarti.
La mia azienda / organizzazione stava pensando o per un evento e mi piacerebbe sapere cosa ne pensi. Al momento stiamo pianificando di ospitare levento alle. La nostra azienda….
Crediamo di poter attrarre attraverso questo evento, ma stiamo cercando il giusto sostegno finanziario, ad esempio da. Se aiuti la nostra azienda / organizzazione, il tuo finanziamento lo farebbe.
Hai tempo per discutere ulteriormente questa opportunità? Per favore mi faccia sapere.
Cordiali saluti,
Modello n. 2: esempio di lettera di sponsorizzazione per atleti
Se hai una squadra atletica o un inseguimento sportivo allordine del giorno, allora il modello di lettera sopra non funzionerà davvero. Hai bisogno di uno più adatto ai tuoi obiettivi, come questo.
Gentile,
Ci siamo incontrati poche settimane fa a. Ricordo di aver parlato con te del tuo interesse per le opportunità sportive, ecco perché ho pensato di contattarti ora.
La nostra azienda / organizzazione sta organizzando un e mi piacerebbe avere una sponsorizzazione da. La squadra che abbiamo costruito è davvero talentuosa ed entusiasta di giocare, ma abbiamo bisogno del sostegno di unazienda come la tua perché.
Aiutando le nostre attività atletiche, la nostra squadra sarebbe in grado di farlo.
Mi piacerebbe parlarti ulteriormente di questo o ogni volta che sarai disponibile. Per favore fatemi sapere cosa funziona per voi. Grazie mille per il tuo tempo.
Cordiali saluti,
Modello n. 3: esempio di lettera di sponsorizzazione per un torneo di golf
Se ti stai concentrando maggiormente su uno sport specifico, come un torneo di golf, la tua lettera di sponsorizzazione non sarà identica a quella sopra. Ecco alcune modifiche da apportare.
Salve,
Sono stato segnalato da te e ho pensato che saresti stato un ottimo adattamento come appassionato di golf e sostenitore.
Questo attirerà, cosa che abbiamo notato sovrapposto ad alcuni dei tuoi obiettivi aziendali. Pertanto, abbiamo pensato che una partnership sponsorizzata sarebbe stata adatta a entrambi.
Accettando la sponsorizzazione,. Sarei felice di rispondere a qualsiasi domanda o discutere ulteriormente questa opportunità con te. Che dire ? Posso anche lavorare volentieri il tuo programma. Fammi solo sapere.
Non vedo lora di sentire la tua opinione.
Cordiali saluti,
Modello n. 4: esempio di lettera di sponsorizzazione per Contra o In- Sponsorizzazioni gentili
E se non cercassi necessariamente fondi o donazioni, ma piuttosto beni e servizi? È noto come sponsorizzazione in natura e richiede un tipo completamente diverso di lettera di sponsorizzazione.
Ecco un modello per stimolare la tua creatività.
Buongiorno / pomeriggio,
Il tuo nome è emerso da alcuni dei nostri contatti e ho pensato di prendermi il tempo per presentarmi formalmente. Io e la mia organizzazione / azienda sì.
Ho menzionato la tua azienda perché. Attualmente, la nostra organizzazione / azienda sta cercando donazioni in natura e vorremmo chiederti se prendi in considerazione la possibilità di donare.
La nostra azienda / organizzazione dovrebbe farlo e riteniamo che tu possa essere parte integrante aiutare con quello. Se doni.
Mi piacerebbe discuterne di più con te, forse a se per te funziona. In caso contrario, fammi sapere un momento più appropriato.
Grazie mille,
Cose da evitare nella tua lettera di sponsorizzazione
Ci sono molte cose che vorresti non fare nella tua comunicazione iniziale. In nessun ordine particolare, sono:
- Richieste finanziarie specifiche
- Griglie e livelli di sponsorizzazione
- Richieste di prodotti gratuiti per sponsorizzazioni in natura
- Volantini, opuscoli, campioni o proposte
- Immagini delle parti interessate o degli utenti del programma
- Concentrarsi sulle necessità
- Parole come “a chi può preoccupazione “(assicurati di indirizzare la lettera a una persona specifica)
- Presupposti sul pubblico di destinazione o su dati demografici chiave
- Accordi di sponsorizzazione che richiedono una firma o un contratto la prima volta che ci contatti a loro
Rimani concentrato sullobiettivo principale della lettera di sponsorizzazione: presentare la tua opportunità in modo rispettoso e chiedere un incontro.
Tempo di follow-up!
Se hai inviato la tua lettera a un potenziale cliente freddo, la prima cosa da fare è implementare tutte le tecniche suggerite nei post del blog elencati in questo articolo. In altre parole, prova a riscaldare il contatto e connetterti con loro direttamente.
Se non riesci a stabilire un collegamento diretto con il tuo potenziale cliente, preparati a ricontattarlo. Un sacco. Ricorda che queste persone ricevono centinaia di questi tipi di richieste ogni settimana (o ogni giorno in alcuni casi!). Inizia dando seguito alla data e allora in cui gli avevi detto che lavresti fatto, quindi prosegui ancora.
Come scrivere una lettera di ringraziamento per la sponsorizzazione
La lettera di ringraziamento invii i tuoi sponsor è in realtà chiamato rapporto di adempimento. In un rapporto sulladempimento, descrivi tutte le cose che hai promesso ai tuoi sponsor, quanto hanno pagato per quei benefici, benefici di sponsorizzazione sia tangibili che intangibili, e poi riferisci su quanto bene hai consegnato quelle risorse insieme al valore rivisto di ciò che hai effettivamente consegnato.
Vuoi assicurarti di ringraziare gli sponsor entro una settimana dalla fine del tuo evento o campagna (o trimestralmente se hai un rapporto di un anno con i tuoi sponsor).
Ricorda, se il tuo primo punto di contatto con uno sponsor sta scrivendo una lettera di richiesta di sponsorizzazione, le tue possibilità di successo sono molto basse! Puoi utilizzare la lettera di sponsorizzazione per attirare la loro attenzione, scaldare una chiamata o, meglio ancora, riassumere i risultati di un recente incontro prima di passare a una proposta di sponsorizzazione completa.
Come ultima risorsa, dopo tentando tutte le tecniche sopra elencate, una lettera di richiesta di sponsorizzazione può aiutare ad aprire le porte … ma devi farlo correttamente! Una lettera o una proposta, per quanto ben scritta, non sostituisce mai le buone vendite vecchio stile incentrate sullo sponsor.
Conclusione
Mentre una sponsorizzazione la lettera può essere uno strumento prezioso per entrare in contatto con un potenziale sponsor, non puoi semplicemente chiedere soldi subito. Cè unarte nello scrivere una di queste lettere. Con i modelli, linfografica e le best practice evidenziate in questo articolo, sei sulla buona strada per inchiodare la tua prossima lettera di sponsorizzazione. Buona fortuna!
INFORMAZIONI SULLAUTORE
Chris Baylis è il Presidente e CEO di The Sponsorship Collective e un fanatico della sponsorizzazione confessato.
Dopo diversi anni come sponsor (esatto, quello che investe i soldi!) Chris ha deciso di passare al lato delle vendite di sponsorizzazioni dove ha personalmente chiuso decine di milioni di dollari in accordi di sponsorizzazione. Chris è stato in prima linea in accordi di sponsorizzazione multimilionari e ha creato e addestrato team a fare lo stesso.
Chris ora trascorre il suo tempo lavorando con i clienti per valutare le loro risorse e sviluppare strategie che guidino i saldi. Oratore affermato e consulente internazionale, Chris ha aiutato i suoi clienti a raccogliere milioni di dollari per le sponsorizzazioni.
Entra in contatto con Chris tramite: The Sponsorship Collective | Twitter | LinkedIn