Scrivere un dipendente non è qualcosa che nessuno attende con impazienza, o la prima scelta di nessuno. Spesso, gli avvertimenti scritti sono un segno che i primi processi disciplinari sono venuti e sono finiti e che un dipendente è diretto verso la fine del rapporto. A questo punto, probabilmente avrai investito molto tempo e sforzi per aiutarli a cambiare, con pochi o nessun miglioramento.
Aumentare le cose “ufficialmente” può sembrare intimidatorio, ma è anche unopportunità. A lavviso scritto crea una traccia cartacea e fornisce ai dipendenti una struttura formale per rimettere le cose in carreggiata. Segui questi otto semplici passaggi per assicurarti di farlo bene.
Non farlo quando sei arrabbiato
Può essere strano iniziare con un “non”, ma questo passaggio è di gran lunga il più importante. Non lavorare su un resoconto di un dipendente quando sei già arrabbiato o stressato per la situazione. Devi essere in grado di documentare le cose in modo obiettivo (cosa di cui parleremo dopo) e questo può essere difficile quando sei coinvolto emotivamente.
Probabilmente hai già attraversato un processo disciplinare verbale e magari dato un feedback più volte, in più modi. Potresti essere pronto a far sapere ai dipendenti quanto hanno sbagliato. Per quanto allettante sia, non farlo.
È importante mantenere la calma in qualsiasi situazione disciplinare dei dipendenti, ma lo è ancora di più quando si tratta di documentazione scritta. Un resoconto formale del dipendente andrà nel registro dei dipendenti, cosa che non dovresti presumere che nessun altro lo vedrà mai. Nel caso di una causa legale per risoluzione illecita, è necessario condividere tutta la documentazione che si ha sulle prestazioni di un dipendente e si desidera che le cose rimangano affari, non personali.
Anche un resoconto formale del dipendente è un modulo di disciplina progressiva intesa ad aiutare a correggere il comportamento dei dipendenti in modo tangibile, non essere una tirata scritta contro di loro. Se non è uninformazione utile per loro o se ti stai semplicemente sfogando, non è appropriato includerla. Se un dipendente fa qualcosa di sbagliato ed è per metterlo per iscritto, prenditi un giorno, prendi un po di spazio ed entra in esso con lucidità.
Documenta il problema
Ora, sul fare. La documentazione è importante per valutare le prestazioni dei dipendenti, buone o cattive, ei manager dovrebbero sentirsi a proprio agio nel documentare tutti i tipi di interazioni dei dipendenti. Avere una solida documentazione può proteggerti:
- Fornendo una traccia cartacea in caso di una causa legale dei dipendenti, anche negli stati a volontà.
- Supportando le decisioni alla base di ogni dipendente azione intrapresa, compreso il motivo per cui alcuni dipendenti vengono promossi e altri vengono licenziati, nonché chi riceve un aumento e perché.
- Fornire una cronologia concreta del comportamento dei dipendenti e unazione disciplinare progressiva.
Quando sei pronto (e calmo), inizia a scrivere il tuo dipendente con la documentazione che spiega il problema con le loro prestazioni:
- Rivolgi il tuo commento al dipendente e fornisci una registrazione del loro comportamento fino a questo punto.
- Usa esempi specifici con orari e date.
- Soprattutto, attieniti ai fatti. Rimani obiettivo e parla solo di quello che è successo e quando.
In un resoconto del dipendente, assicurati di non aggiungere il tuo giro o di far sentire i dipendenti come se stessi soddisfacendo un vendetta personale. Non dire: “Tom è un procrastinatore e un pigro”. Dì: “Tom si è presentato in ritardo per il suo turno tre volte” e includi quali turni erano quelli, con gli esatti orari di entrata.
Utilizza le politiche aziendali per sostenerti
Hai mai sentito qualcuno dire che il motivo per cui sono stati licenziati è perché al loro manager semplicemente non piacevano? Sebbene i dipendenti possano dire che si tratta di pregiudizi o trarre le proprie conclusioni per una valutazione del rendimento scadente, lobiettivo di un manager dovrebbe essere quello di apparire come lesatto opposto.
Non è che i dipendenti non possano reggere uno standard arbitrario . È che non stanno rispettando le politiche aziendali che avevano concordato quando sono stati assunti. Quindi, dopo aver esaminato cosa cè di sbagliato nelle prestazioni di un dipendente, il passaggio successivo è spiegare il tuo ragionamento e ricollegare le sue azioni alle politiche aziendali e alle aspettative per il loro ruolo. Ecco alcuni scenari comuni:
- Un dipendente è costantemente in ritardo al lavoro: fai riferimento alla tua politica di presenza che impone ai dipendenti di essere in ritardo solo due volte prima che venga intrapresa unazione disciplinare.
- Violazioni del codice di abbigliamento: includi che la politica aziendale afferma che i dipendenti devono sempre indossare la loro uniforme prevista durante lorario di lavoro.
- Un dipendente continua a utilizzare i social media durante lorario di lavoro: cita la tua regola di utilizzo del cellulare e quella i dipendenti non dovrebbero utilizzare i social media o i dispositivi personali durante lorario di lavoro.
Quando si tratta di disciplina progressiva, un resoconto serve a spiegare perché il comportamento documentato non è allaltezza standard e come i dipendenti dovrebbero migliorare.Se i tuoi dipendenti hanno firmato un manuale per i dipendenti o una politica di partecipazione quando sono stati assunti, ora è un buon momento per includere anche quello.
Includi eventuali dichiarazioni di testimoni pertinenti
Se è in gioco il problema delle prestazioni è stato sollevato da un altro membro del team, coinvolge più dipendenti o il tuo dipendente lavora a stretto contatto con un altro supervisore o responsabile di turno tra di voi, includete la loro dichiarazione nel vostro resoconto. Tieni presente che qualsiasi di queste affermazioni potrebbe essere rilevante in seguito nel caso di un reclamo legale. Quindi è importante che le dichiarazioni dei testimoni seguano le stesse linee guida della buona documentazione:
- Tutte le dichiarazioni dei testimoni dovrebbero essere osservazioni fattuali, non opinioni soggettive.
- Le dichiarazioni dei testimoni dovrebbero aiutare a costruire un caso credibile di comportamento in corso che ha portato alla revisione del dipendente.
- Le dichiarazioni dei testimoni dovrebbero includere qualsiasi sforzo o misura disciplinare da parte di altri supervisori per correggere il comportamento lungo il percorso.
Definisci le aspettative di miglioramento
Dopo aver dettagliato dove le prestazioni del tuo dipendente devono migliorare e perché, è il momento di stabilire linee guida su come ti aspetti che lo correggano. Non è utile esporre semplicemente ciò che i dipendenti hanno fatto di sbagliato. In effetti, lHarvard Business Review riporta che più dipendenti preferirebbero ricevere un feedback correttivo dal proprio capo piuttosto che elogi e che il 72% dei dipendenti ritiene che le proprie prestazioni migliorerebbero se ricevessero un feedback correttivo.
Il feedback correttivo è onesto, si concentra sul problema (non sulla persona) e include passaggi per il miglioramento. Quindi prepara i tuoi dipendenti a ciò che verrà dopo una volta che avranno ricevuto il loro resoconto. Includere le azioni correttive necessarie e quale sarà il risultato se migliorano o se le cose peggiorano. Se il dipendente non migliora e il passaggio successivo dopo il resoconto è il licenziamento, chiarisci in modo che sia preparato esattamente a ciò che è in gioco.
Fornisci la notizia di persona (e prova di ricevuta)
Una volta terminata la redazione disciplinare, programma un incontro con il tuo dipendente e affrontalo insieme di persona. Porta con te un testimone per confermare che la riunione è avvenuta e che il tuo dipendente è stato informato delle preoccupazioni riguardo alle sue prestazioni lavorative. Poi è il momento di iniziare la conversazione:
- Condividi le tue preoccupazioni e accompagna i dipendenti attraverso ogni esempio di scarso rendimento. Se il tuo dipendente chiede una prova o sostiene che un determinato problema si è verificato o non si è verificato, utilizza la tua documentazione.
- Torna alle politiche aziendali. Ogni dipendente ha letto e accettato le politiche quando è stato assunto.
- Spiega cosa succede dopo e quali passi ti aspetti che intraprendano in risposta al resoconto.
- Alla fine , chiedi al tuo dipendente di firmare il resoconto confermando di averlo ricevuto e letto.
Il tuo dipendente potrebbe non prendere bene la notizia. Possono rifiutarsi di firmare il rapporto. Se sei preoccupato che possa essere il caso, la Society for Human Resource Management suggerisce di lasciare spazio al resoconto affinché i dipendenti possano aggiungere i propri commenti e la risposta firmata, o consentire ai dipendenti di presentare una confutazione scritta con la loro firma, che tu può quindi allegare al loro resoconto disciplinare.
Conserva una copia per tuo archivio
Una volta che il tuo dipendente ha firmato il resoconto, dagli una copia e tienine una per te record. Aggiungilo al loro file dei dipendenti in modo da avere un record e una prova che hanno ricevuto il resoconto.
Se si verifica un qualsiasi tipo di risoluzione illecita o causa di discriminazione, avrai il backup di cui hai bisogno. La documentazione mostrerà che hai gestito correttamente il processo e che il tuo dipendente è stato informato in ogni fase del processo.
Follow up
Il processo disciplinare non termina dopo aver redatto un dipendente . Infine, assicurati di seguire in base al programma che hai delineato nellavviso disciplinare. Verifica se le prestazioni dei tuoi dipendenti migliorano e se mantengono i cambiamenti previsti nel loro resoconto. In caso contrario, hai già definito i passaggi per ciò che verrà dopo.
Se il tuo dipendente migliora, prendi in considerazione la possibilità di continuare il periodo di prova oltre la data di revisione. La fiducia richiede tempo per ricostruire e non diventeranno dipendenti del mese dalloggi al domani. Ci è voluto tempo prima che le cose arrivassero alla fase della notifica disciplinare e ci vorrà tempo per riaverle.
Un resoconto di un dipendente non è una risposta magica ai problemi disciplinari. A volte è necessario un avviso formale per dare a un dipendente la sveglia di cui ha bisogno per cambiare il proprio comportamento. Se migliorano, dai loro maggiori responsabilità e vedi se continuano ad accettare la sfida.