Scrierea unei contestații eficiente sau a unei scrisori de cerere
Când să scrieți o scrisoare
Multe politici universitare necesită scrierea unei scrisori . O scrisoare este uneori cel mai eficient mod de a trimite un anumit mesaj. Când vorbiți cu cineva, folosiți e-mailul sau completați un formular nu au funcționat sau nu sunt practice, încercați o scrisoare.
Format
Elemente:
Elementele găsite în scrisorile tipice de afaceri sunt:
- adresa de poștă completă a expeditorului
- data la care este scrisă scrisoarea
- adresa persoanei căreia îi este adresată scrisoarea
- subiect
- salutare
- corp (mesajul principal)
- închidere gratuită
- linie de semnătură (asigurați-vă că ați semnat scrisoarea)
- anexă și copiați notații
Model Letter:
Modelul de mai jos folosește toate elementele din listă. Aspectul de mai sus este o chestiune de alegere personală, la fel ca și decizia de a include un număr de telefon și o adresă de e-mail.
Notă: textul scrisorii model este excepțional de scurt. Majoritatea scrisorilor de apel și cerere necesită o pagină sau două.
- Samuel Student
123 ABC Street
San Diego, CA 92120(619) 555-1234
- 20 februarie , 2018
- Dr. Jane Skool, profesor la Colegiul din _____________
San Diego State University din San Diego, CA 92182 + cod poștal - Subiect: Cerere de examinare
- Dragă dr. Skool:
- Vă scriu pentru a solicita un examen special la cursul 101. Pe 12 martie, data examenului programat regulat, trebuie să mă prezint în instanță ca martor. Am anexat o copie a cererii de chemare în judecată.
- Vă mulțumim că ați luat timp pentru a lua în considerare solicitarea mea. Vă rugăm să mă contactați prin e-mail sau telefon, dacă aveți întrebări.
- Cu respect,
Sam Student - Samuel Student
Red ID * - Encl.
Cc: John O. Smith
Conținut și ton
Deși aspectul unei scrisori este important, conținutul și tonul vor determina dacă litera își îndeplinește cu adevărat treaba. Examinați orice politică relevantă și acordați o atenție deosebită celor ce trebuie să știe factorii de decizie pentru a lua în considerare o contestație sau o cerere. Aceasta este informația care ar trebui să fie inclusă în scrisoarea dvs.
Declarație de deschidere
Prima sau două propoziții ar trebui să precizeze în mod clar scopul scrisorii.
Vă scriu pentru a contesta starea mea disciplinară actuală și pentru a-mi cere scuze pentru implicarea mea în crawl-ul de la etaj, care a condus la notificarea mea. Îmi dau seama că ceea ce mi s-a părut distractiv inofensiv a fost de fapt un pericol pentru sănătatea mea și a celorlalți. Regret sincer acțiunile mele din acea seară …
Vă scriu pentru a solicita o supraîncărcare a cursului pentru 2018-2019 …
Fiți factuali
Includeți detalii factuale, dar evitați să dramatizați situația.
La sfârșitul lunii octombrie am fost diagnosticat cu amigdalită. Am fost bolnav de peste o săptămână și am ratat majoritatea examenelor la jumătatea perioadei.
NU La sfârșitul lunii octombrie, după ce m-am simțit rău timp de câteva zile, m-am târât în cele din urmă la Serviciile de sănătate pentru studenți …
Fiți specifici
Dacă o contestație sau o cerere depinde de anumite fapte pe care factorul de decizie va dori să verifice, să fie specific.
Am ratat un test pe 23 ianuarie, deoarece am zburat la Vancouver pe 19 ianuarie pentru înmormântarea bunicului meu și m-am întors pe 26 ianuarie. Anexez chitanța companiei aeriene și pot oferi o confirmare suplimentară dacă acest lucru ar fi util.
NU a trebuit să particip la o înmormântare în afara orașului, așa că am ratat testul din 23 ianuarie.
Documentație
Includeți orice documentație solicitată de politică sau necesară pentru a vă justifica revendicările. Dacă documentația este trimisă de o terță parte, menționați-o cu detalii.
Dr. Ei bine, medicul tatălui meu, a fost de acord să vă scrie despre această chestiune …
Rămâneți la obiect
Nu vă aglomerați scrisoarea cu informații sau cereri care nu au nicio legătură esențială cu mesajul principal.
Nu încercați să manipulați cititorul
Amenințarea, cajolarea, cerșitul, pledoaria, lingușirea și promisiunile extravagante sunt metode manipulatoare și de obicei ineficiente.
Dacă îmi dai șansa să mă întorc la reședință anul viitor, promit să muncesc din greu, să mă îmbogățesc și să donez un milion de dolari universității …
Cum să vorbești Despre Sentimente
Este tentant să exagerăm cazul când ceva este important pentru noi. Atunci când sentimentele sunt o parte legitimă a unui mesaj, dețineți sentimentul și spuneți-l ca fapt.
Când mi-am văzut nota, am fost foarte dezamăgit.
Fiți pe scurt
Este mai mult să scrieți o scrisoare scurtă bună decât una lungă. Factorii de decizie ocupați apreciază efortul suplimentar.
Evitați erorile
O scrisoare va face o impresie mai bună dacă este tastată; lipsit de greșeli de ortografie și de gramatică; lipsit de argou; și așezat în plicul de dimensiunea potrivită.DAR este mult mai important să respectați termenele și să indicați clar scopul decât să trimiteți o scrisoare care să nu conțină erori.
Păstrați copii
Până la soluționarea unei chestiuni, păstrați copii ale tuturor scrisorilor trimise sau primite, precum și a documentelor și formularelor relevante.
* Adaptat de la oficiul Ombudsman al Universității din Western Ontario, Frances Bauer, Ombudsman