PPAP este o serie de documente adunate într-o locație specifică (un liant sau electronic) denumită „pachetul PPAP”. Pachetul PPAP este o serie de documente care necesită o certificare formală / semnare de către furnizor și aprobare / semnare de către client. Formularul care rezumă acest pachet se numește PSW (Part Submission Warrant). Semnătura din zona de certificare a clienților din PSW indică faptul că persoana responsabilă de furnizor (de obicei inginerul de calitate sau managerul de calitate) a revizuit acest pachet și că persoana responsabilă de client (de obicei un inginer de calitate al clienților sau managerul de calitate al clienților) nu a identificat orice problemă care ar împiedica aprobarea acestuia.
Documentația de pe pachetul PPAP este strâns legată de procesul avansat de planificare a calității produselor utilizat în timpul proiectării și dezvoltării de vehicule noi și sisteme componente pentru a reduce riscul de neașteptate eșec din cauza erorilor de proiectare și fabricație. Manualul PPAP este publicat de AIAG și specifică cerințele generice pentru obținerea aprobărilor PPAP. Cerințe suplimentare specifice clienților pot fi impuse de anumiți clienți (producători de vehicule) și încorporate în contractele de cumpărare. Detalii despre cerințele „specifice clientului” pot fi găsite pe site-ul web al International Automotive Task Force (IATF) sau pe portalurile furnizorilor furnizate de producătorii de vehicule. Un nou site web, dezvoltat de cerințele specifice clientului, LLC, a fost creat pentru a ajuta la rezolvarea problemelor asociate cu distribuirea și accesibilitatea cerințelor specifice clientului.
Furnizorii trebuie să obțină aprobarea PPAP de la producătorii de vehicule ori de câte ori o componentă nouă sau modificată este introdusă în producție sau se modifică procesul de fabricație. Pentru obținerea aprobării este necesar ca furnizorul să furnizeze piese eșantion și dovezi documentare care să demonstreze că:
- Cerințele clientului au fost înțelese;
- Produsul furnizat îndeplinește aceste cerințe;
- Procesul (inclusiv furnizorii secundari) este capabil să producă produs conform;
- Planul de control al producției și sistemul de management al calității vor împiedica produsul neconform să ajungă la client sau să compromită siguranța și fiabilitatea vehicule finite.
PPAP poate fi necesar pentru toate componentele și materialele încorporate în produsul finit și poate fi necesar și în cazul în care componentele sunt prelucrate de către subcontractanți externi.
Termenul ISIR (eșantionul inițial de raport de inspecție) este utilizat de companii germane precum VW și BMW. Formularul ISIR este standardizat de Verband der Automobilindustrie e. V., scurt VDA, un grup de interes german al industriei germane de automobile, ambii producători de automobile și furnizorii de componente auto Termenul este folosit și de alte companii precum Hyundai și Kia. De fapt, ISIR este ca Raportul de garanție și inspecție al pachetului de documente PPAP. Pachetul de documente PPAP include alte documente, cum ar fi PFMEA, planul de control, desen, MSA, date de capacitate etc. Pe lângă documentul ISIR, alte documente precum PPAP sunt cerute în mod normal de Volkswagen și Hyundai pentru lansarea unui produs și proces. PPAP este ca ISIR mai vechi și mult mai mult, cu excepția cazului în care clientul are o cerință specifică pentru utilizarea ISIR în sistemul său. ISIR este un rezumat al eșantionului inițial prezentat în orice stare. PSW este susținut și validat de ISIR. Acest lucru nu înseamnă că produsul prezentat se află în condiții de serie, ci doar indică cu dovezi starea actuală.
PPAP este confirmarea faptului că produsul îndeplinește cerințele clienților pentru producția în serie. PPAP va fi considerat semnat atunci când un PSW complet este aprobat de client și adăugat în dosarul PPAP. PSW ar fi întotdeauna acceptat cu un ISIR, dar PPAP este considerat aprobat doar atunci când un PSW FULL este aprobat cu un ISIR.
În esență, PSW și ISIR fac parte din PPAP sau VDA și pot fi chiar în afara de PPAP în cazuri cum ar fi piesele de scule primare care ar trebui să fie prezentate în majoritatea cazurilor cu un PSW și ISIR, dar care nu vor fi aprobate în PPAP până când nu sunt îndeplinite condițiile de serie.