Licitații nonprofit: un ghid complet de conformitate și exemple de formulare

de Dennis Walsh CPA pe 18 mai 2014

Categorii: strângere de fonduri | Leadership și management Etichete de subiecte: donații | Legal / Compliance

Licitațiile sunt cunoscute pentru două caracteristici: strâng bani (uneori foarte mulți) și sunt o grămadă de muncă. Colaboratorul Blue Avocado și CPA Dennis Walsh ne oferă un ghid de conformitate complet și la îndemână și chiar mai bun: cinci exemple de formulare pentru a vă asigura că formularea dvs. este corectă:

Licitațiile caritabile au rezistat testului timpului ca o modalitate excelentă pentru a stimula cultura noastră orientată spre consum în beneficiul eforturilor nonprofit. Și în timp ce licitațiile au avut loc în mod tradițional la evenimente speciale, licitațiile online au crescut recent în popularitate, facilitând voluntarii și permițând oamenilor să liciteze de la casele lor și pe o perioadă extinsă de timp.

Dar dacă un licitația este live, silențioasă sau online, există probleme de conformitate. Acest articol prezintă o prezentare generală a principalelor probleme de conformitate cu licitațiile caritabile și modul de utilizare a educației donatorilor ca parte a conformității. Având în vedere acest fundal, precum și exemplele de foi de lucru și formulare incluse, puteți îndeplini mai ușor responsabilitățile de raportare și puteți profita cu încredere de beneficii.

Notă: diverse legi fiscale și dispoziții de reglementare afectează licitațiile caritabile, iar aceste legi sunt supuse la interpretare și schimbare. În consecință, organizațiile, sponsorii și participanții la eveniment pot avea nevoie de sfaturi profesionale competente. Cu excepția celor menționate, toate referințele secțiunilor se referă la Codul și veniturile din veniturile interne.

Înainte de licitație

Licențiere pentru solicitare de caritate

ajoritatea statelor au o formă de cerere de înregistrare a solicitării caritabile pentru organizațiile nonprofit și firmele profesionale de strângere de fonduri. Dacă organizația dvs. nonprofit desfășoară licitația în sine, în majoritatea cazurilor nu va trebui să vă înregistrați (presupunând că nu vi se cere să faceți acest lucru din alte motive).

Anumite state solicită, de asemenea, dezvăluirea statutului licențiat al organizației pe materiale de solicitare și mulțumiri către donatori. În loc să evite aceste cerințe, organizațiile ar trebui să adopte legitimitatea suplimentară pe care o oferă divulgarea publică a statutului de înregistrat. Faceți clic aici pentru linkuri către regulile din statul dvs.

Politica de acceptare a donațiilor la licitație

Luați în considerare adoptarea unei politici de acceptare scrisă, astfel încât să puteți refuza cadourile mai puțin adecvate, cu o reacție a donatorului mai puțin negativă. De exemplu, poate doriți să menționați pe formularul dvs. de donație-solicitare că nu puteți accepta animale vii, vehicule, articole cu cerințe neobișnuite de depozitare, articole cu costuri semnificative de transfer sau manipulare sau articole despre care nu credeți că pot fi vândute cu ușurință la licitație.

Considerații privind riscul și asigurările

La fel ca alte evenimente de strângere de fonduri, licitațiile ridică probleme de gestionare a riscurilor care ar trebui abordate prospectiv. Facilitățile și echipamentele ar trebui să fie amenajate cu atenție și pentru persoanele de toate vârstele și cu dizabilități. Desemnează pe cineva să urmărească scurgerile de alimente sau băuturi și alte pericole în timpul evenimentului.

Contactează brokerul tău de asigurări pentru următoarea licitație pentru a te asigura că există o acoperire și o primă adecvate. Dacă serviți băuturi alcoolice, asigurați-vă că politica dvs. include acoperirea necesară. Deși este uneori necesară adăugarea unui rider de polițe pentru evenimente speciale, necesitatea achiziționării unei polițe separate poate indica faptul că asigurătorul dvs. nu este specializat în nevoi de asigurare nonprofit.

Documente de oferit donatorilor

Regulile sunt complicate pentru cât poate deduce o persoană din impozitele sale pentru o donație la licitație; pentru acest articol a fost elaborat un document de deducibilitate fiscală pentru participanții la licitație. Există reguli diferite pentru articole tangibile decât pentru bunuri imobiliare, pentru articole apreciate și neapreciate, pentru arte, servicii și așa mai departe. În general, dacă un donator întreabă deductibilitatea, sugerați-i să discute cu contabilul lor fiscal. Chiar dacă le oferiți informații corecte, s-ar putea să nu-și amintească greșit.

Dar trebuie să știți ce documente să dați donatorului. Cel mai important, asigurați-vă că le dați chitanțe și confirmări. Așa cum trebuie să dați o confirmare scrisă pentru donația în numerar de 250 USD sau mai mult, donatorii trebuie să aibă o confirmare scrisă din partea organizației caritabile pentru fiecare donație de proprietate non-numerar evaluată la 250 USD sau mai mult pentru a solicita o deducere caritabilă în declarația lor de impozit pe venit (a se vedea Publicația IRS 1771 pentru excepții și limite pentru anul curent).

Confirmarea scrisă trebuie să arate:

1. 1. Numele organizației dvs.

1. 1. Descrierea proprietății donate (dar nu valoare)

1. 1. Una dintre următoarele:

• • O declarație conform căreia nu au fost furnizate bunuri sau servicii în schimbul contribuției

• • O descriere și o estimare de bună credință a valorii oricăror bunuri și servicii furnizate în schimbul contribuția (anumite elemente simbolice pot fi ignorate)

• • O declarație care bunurile sau serviciile furnizate în schimbul contribuției au fost limitate la beneficii religioase necorporale

Iată o confirmare a unui eșantion de donație fără numerar.

Din nou, nu faceți o evaluare a th Valoarea bunurilor donate primite. Este doar responsabilitatea donatorului să justifice valoarea unei contribuții fără numerar în scopuri de impozit pe venit, inclusiv obținerea unei evaluări calificate atunci când este necesar.

Și. . . o organizație care nu recunoaște o contribuție nu atrage nicio penalitate IRS. Dar o mulțumire, ca o clătită, trebuie servită proaspătă. Trimiteți o mulțumire promptă prin e-mail sau e-mail.

La licitație

Taxa de vânzare

Deoarece licitațiile implică vânzarea de bunuri, amintiți-vă că majoritatea statelor solicită organizațiilor nonprofit să colecteze impozite pe vânzare la vânzarea de bunuri în același mod ca întreprinderile cu scop lucrativ. (Chiar dacă statul dvs. scutește organizațiile nonprofit de la plata impozitului pe vânzări atunci când cumpără articole, este posibil ca organizațiile nonprofit să colecteze și să remită impozitul pe vânzări atunci când vând articole.)

Cu toate acestea, scutirile de la astfel de cerințe sunt comune pentru anumite activități de strângere de fonduri ( exemplu: impozitul pe vânzări la mâncarea caldă vândută de voluntari la un eveniment sportiv pentru tineret organizat de mai puțin de șase ori pe an). Asigurați-vă că stabiliți dacă trebuie să colectați impozite de stat sau locale la admiterea evenimentelor sau la vânzările la licitație.

Un avantaj pentru licitațiile online de caritate desfășurate prin intermediul furnizorilor comerciali – cum ar fi BiddingforGood sau MissionFish – este că acestea vor colecta și remiteți impozitul pe vânzări pentru dvs. Un dezavantaj este că încarcă; de exemplu, BiddingforGood percepe o taxă anuală de 595 USD și 9% din vânzările brute.

Licitațiile silențioase utilizează adesea foi de licitație; iată un eșantion de fișă de licitație silențioasă care conține un limbaj legat de deductibilitatea fiscală, astfel încât ofertanții să aibă acele informații vizibile în timp ce licitează.

După licitație: contabilitate și raportare

Aici este un exemplu de listă de verificare a raportării licitațiilor pentru organizații nonprofit. Următoarele sunt mai detaliate cu privire la mai multe puncte.

Venitul din licitație și Venitul afacerilor fără legătură (UBI)

Venitul din licitație este considerat venit din afacerile nelegat ?

Cu anumite excepții, o organizație care primește venituri brute de 1.000 USD sau mai mult pe an din activități comerciale care nu au legătură cu scopurile sale scutite trebuie să depună formularul IRS 990-T, Declarație de impozit pe profit a organizației scutite și va fi sub rezerva impozitului pe venitul societății pe venitul său net din astfel de activități.

Cu toate acestea, pentru a fi supus UBIT, activitatea trebuie desfășurată în mod regulat. Regulamentele prevăd că activitățile intermitente, inclusiv un eveniment anual de strângere de fonduri, nu se desfășoară în mod regulat și, prin urmare, nu generează UBI (a se vedea Reg. Treas. 1.513-1 (c) (2) (iii)).

Evenimentele desfășurate mai des pot necesita o evaluare mai atentă. De exemplu, o licitație continuă desfășurată pe site-ul web al organizației ar îndeplini probabil această cerință.

Chiar dacă se desfășoară în mod regulat, există însă două excepții UBIT aplicabile adesea licitațiilor și altor activități de strângere de fonduri. Dacă o activitate se desfășoară în mod substanțial cu toată munca voluntară sau organizația vinde mărfuri care sunt donate în mare parte, activitatea nu va fi supusă UBIT (a se vedea secțiunea 513 (a) a IRC). În acest scop, „substanțial tot” este în general considerat a însemna cel puțin 85%. (Aceasta este zona în care funcționează magazinele economice nonprofit.)

Dacă activitatea se desfășoară în mod regulat și nu este exceptată altfel de UBIT și pachetele sau mixurile organizației au contribuit cu articolele achiziționate înainte de vânzare, organizația trebuie să urmărească procentul articolelor achiziționate din pachet / mix. Dacă vânzările anuale ale articolelor achiziționate sunt mai mult decât nesubstanțiale, atunci activitatea este sub rezerva UBIT (IRM 4.76.51.9).

Și ce zici de sponsorizările pentru licitații? Acest venit din publicitate și, prin urmare, este supus UBIT?

Cu un pic de grijă, puteți evita să aveți pentru a trata veniturile din sponsorizări ca venituri din afaceri fără legătură.Două domenii-cheie:

a) Materialele pot include numele, logo-ul sau liniile de produse ale sponsorului, împreună cu informațiile de contact ale sponsorului și un link către site-ul web al acestora (Treas. Reg Secțiunea 513-4 (f)).

b) Organizația dvs. nu trebuie să furnizeze niciun tip de aprobare sau informații comparative cu privire la produsele sau serviciile sponsorului (IRC Secțiunea 513 (i) (2) (A)).

Ce fac trebuie să raportăm la IRS despre licitație?

Dacă ați primit o donație pentru care era necesar un formular 8282 și îl vindeți (sau îl eliminați) în termen de trei ani, trebuie să depuneți formularul 8282, Declarație de informații despre donat, în termen de 125 de zile de la dispoziție și furnizați o copie donatorului. O excepție se aplică unui singur articol de 500 USD sau mai puțin care făcea parte dintr-un grup similar de articole donate, cu condiția ca donatorul să semneze declarația din secțiunea B, partea II, a formularului 8283 și a identificat separat articolul.

Păstrați copii ale tuturor documentelor dvs. Form 8283, astfel încât să puteți completa cu ușurință Formularul 8282 după o vânzare la licitație sau altă dispoziție raportabilă.

Reguli speciale pentru vehicule : Vânzarea unei mașini, bărci sau avioane donate cu o valoare mai mare de 500 USD trebuie raportată donatorului pe formularul IRS 1098-C sau o declarație echivalentă în termen de 30 de zile de la vânzare și trebuie depusă și la IRS.

Licitațiile și declarațiile dvs. auditate

Înregistrarea bunurilor donate: conform principiilor contabile general acceptate (GAAP), în general bunurile donate sunt recunoscute ca venituri și înregistrate la valoarea justă la momentul primirii . Atunci când sunt vândute ulterior la licitație, deoarece astfel de cadouri în natură fac parte, în esență, din aceeași tranzacție, diferența dintre suma primită la vânzare și valoarea justă atunci când a contribuit inițial ar trebui recunoscută ca o ajustare a contribuției inițiale (contabilitatea FASB Codificarea standardelor (ASC) 958-605-25-20).

Unele organizații preferă să înregistreze valoarea achiziției din licitație ca venit din contribuții și să nu înregistreze deloc articolul donat atunci când este primit deloc. Dacă donația și vânzarea au loc în același an fiscal, această comoditate contabilă are ca rezultat același venit net din contribuție. Cu toate acestea, dacă donația are loc într-o perioadă fiscală separată de licitație, acest lucru ar duce la omiterea veniturilor din contribuții și a inventarului din situațiile financiare.

Servicii donate – cum ar fi o sesiune de fotografie sau planificare imobiliară consultare – nu sunt recunoscute ca venituri. Chiar dacă îndeplinesc cerințele de competențe specializate pentru includerea timpului voluntar în situațiile financiare, nu ar îndeplini cerința că ar trebui să fie cumpărate în mod obișnuit dacă nu sunt furnizate prin donație Codificarea standardelor de contabilitate FASB (ASC 958-605-25-16 (b)).

În cazul în care formularul 990 diferă de GAAP

În timp ce o organizație poate urma în general GAAP și pentru raportarea contribuțiilor la formularul 990, există mai multe distincții importante legate de donații a proprietății pentru vânzarea de strângere de fonduri.

Spre deosebire de tratamentul GAAP ca o contribuție unică, proprietatea donată pentru strângerea de fonduri și vânzarea ulterioară a acesteia sunt raportate ca tranzacții separate și distincte în Formularul 990. Diferența dintre suma realizată din vânzarea proprietății la licitație și valoarea justă în momentul donației are ca rezultat un câștig sau o pierdere raportată separat din evenimentele de strângere de fonduri.

Donarea utilizării materialelor, echipamentelor sau instalațiilor nu este recunoscută ca în vino. În plus, donația de servicii nu este recunoscută niciodată ca venit pentru raportarea Formularului 990. Mai degrabă, veniturile din licitația ulterioară a acestor tipuri de articole sunt recunoscute ca venituri din evenimente de strângere de fonduri în perioada vândută.

Pentru două exemple utile din Instrucțiunile Formularului 990, consultați Exemplele 1 și 2 la pagina 37 ilustrând raportarea tranzacțiilor legate de licitație. Acest autor a elaborat, de asemenea, un eșantion de listă de verificare a articolelor de conformitate legate de licitație, inclusiv rapoarte legate de formularul 990, disponibile aici.

Resurse utile

Următoarele exemple de formulare au fost dezvoltate pentru acest articol și pot fi fi descărcat:

• • Confirmarea donării fără numerar EȘANTION

• • Dezvăluirea deductibilității cumpărării biletelor SAMPLE

• • Fișă deductibilitate fiscală pentru participanții la licitație SAMPLE

• • SAMPLE de foaie de licitație silențioasă

• • Lista de verificare a raportării licitațiilor pentru organizații nonprofit SAMPLE

Următoarele publicații și formulare IRS sunt disponibile online la www.irs.gov:

• • Pub. 526, Contribuții caritabile

• • Pub.561, Determinarea valorii bunurilor donate

• • Pub. 1771, Contribuții caritabile – Cerințe de fundamentare și divulgare

• • Formularul 8282, Donee Declarație de informații

• • Formularul 8283, Contribuții de caritate noncash

Dennis Walsh, CPA, își oferă voluntarul timp după pensionare ajutând organizațiile nonprofit din Carolina de Nord cu probleme de contabilitate, lucru pentru care recent a primit premiul pentru servicii comunitare de la Guilford Nonprofit Consortium. Își împărtășește expertiza la nivel național cu organizațiile nonprofit prin Blue Avocado. De asemenea, prin Fundația Deborah și Dennis Walsh, el a publicat „Legal & Probleme fiscale pentru organizațiile nonprofit din Carolina de Nord” și Man From Macedonia, un memoriu al liderului pentru drepturile civile Aaron Johnson. articolul Blue Avocado Nonprofit Bookkeeping Test, care este unul dintre cele mai vizualizate zece articole Blue Avocado din toate timpurile. Dennis poate fi accesat prin intermediul proiectului Micah. O versiune a acestui articol a fost publicată de Centrul de proiectare a planificărilor.