Formularul W-3 este un formular de transmisie cu totaluri pentru toate părțile din Formularul W-2. W-3, împreună cu W-2, este trimis în fiecare an la Administrația de securitate socială pentru a arăta câștigurile totale pentru toate formularele W-2. Titlul oficial al formularului este „Transmiterea declarațiilor salariale și fiscale”.
Formularul W-3 este utilizat numai atunci când trimiteți copii pe hârtie ale formularului W-2 către Administrația de securitate socială. Dacă decideți să depuneți online formularele W-2 ale angajaților la Administrația de securitate socială, nu trebuie să trimiteți un formular de transmitere W-3.
Formularul W-2 și Formularul W-3
Formularul W-2 este un formular anual de salarii și impozite trimis în două locuri diferite:
- Se dă fiecărui angajat, indicând salariile și impozitele totale plătite în cursul anului, astfel încât să îl poată utiliza pentru raportarea impozitului pe venit și
- Este depus la Administrația pentru securitate socială ( NU IRS!) Pentru a verifica informațiile date angajatului.
Trebuie să adăugați salarii pentru toți angajații dvs., folosind informațiile de pe toți angajații W- 2 formulare pentru completarea formularului W-3.
Când trebuie depus un formular W-3
Termenul limită pentru acordarea formularelor W-2 angajaților și trimiterea formularelor W-2 și W-3 către Administrația de securitate socială este aceeași dată: 31 ianuarie a anului următor anului fiscal.
Deoarece data la care dați formularele W-2 angajaților și data depunerii formularelor W-2 și W-3 la Administrația de securitate socială este aceeași, poate doriți să dați formularelor W-2 angajaților mai devreme în ianuarie, pentru a acorda mai mult timp pentru a găsi erori.
Dacă nu credeți că veți putea trimite formularele W-2 și W-3 la timp, puteți solicitați o prelungire de 30 de zile prin depunerea Formularului 8809 – Cerere de prelungire a timpului la fișierul informațiilor returnate. Trebuie să depuneți cererea nu mai târziu de data scadenței formularului. Extensia nu este automată, IRS acordă extensii numai pentru „circumstanțe extraordinare sau catastrofă.”
Unde puteți obține formulare W-3
Nu puteți doar să copiați un formular W-3 sau să îl imprimați de pe Internet, deoarece formularul este tipărit cu o cerneală roșie specială. Trebuie să cumpărați tipul necesar de formulare W-3 din același loc în care cumpărați formularele W-2 sau puteți solicita procesatorului dvs. de salarizare sau pregătitorului de impozite să le completeze pentru dvs. Le puteți comanda de la IRS accesând pagina lor de comandă online pentru returnări de informații. De asemenea, este posibil să găsiți aceste formulare în programele software de impozite comerciale.
Completarea formularului W-3 – Casetele de la A la H
Înainte de a începe să lucrați la formular, asigurați-vă că aveți versiunea corectă a anului. Doriți versiunea pentru anul fiscal, nu pentru anul în care pregătiți formularul. De exemplu, utilizați 2020 versiune pentru raportarea impozitelor din 2020, chiar dacă este posibil să lucrați la formular în 2021.
Informațiile despre angajator sunt introduse în casetele A până la H
Caseta a. Număr de control opțional pe care îl puteți utiliza în scopuri comerciale proprii.
Caseta b. Tip de plătitor. Majoritatea companiilor bifați caseta etichetată „941” pentru „Tip de plătitor”. Formularul 941 este formularul trimestrial de raportare a salariilor și impozitelor completat de majoritatea angajatorilor. Alte opțiuni includ un angajator gospodăresc și alții.
Tip de angajator. Majoritatea companiilor cu scop lucrativ bifează caseta „none apply” pentru „Kind of Employer”. Celelalte casete ar e pentru organizațiile non-profit și angajatorii guvernului federal.
Caseta c Numărul total de formulare W-2. Adăugați numărul de formulare W-2 pe care le trimiteți.
Caseta d Numărul unității îi ajută pe angajatori să identifice diferitele domenii ale afacerilor lor, fie după locație, filială sau divizie. De exemplu, poate doriți să separați formularele W-2 pentru diferite state în care lucrează angajații.
Trebuie să separați formularele W-2 și W-3 pentru fiecare unitate dacă identificați numerele de unitate în această secțiune sau puteți combina toate unitățile dvs. și puteți trimite toate formularele W-2 împreună cu un formular W-3.
Sumele din alte rapoarte de impozitare a forței de muncă, inclusiv formularul 941 și formularul 944, trebuie să fie de acord cu sumele raportate în formularul W-3. Dacă sumele diferă, puteți fi contactat de IRS sau SSA.
Căsuțele 1 până la 19 – Informații privind salariile și impozitele
Elementele din a doua secțiune (casetele 1 până la 19) sunt aceleași atât pentru W-2, cât și pentru W-3. În formularul W-3, trebuie să dați totaluri pentru toate casetele pentru toți angajații.
Documentul Instrucțiuni generale pentru formularele W-2 și W-3 include ghiduri de referință pentru caseta 12 Coduri și caseta 13 Planul de pensionare Caseta de selectare Diagrama deciziei.
Partea finală a formularului necesită furnizarea informațiilor dvs. de contact, inclusiv o adresă de e-mail.
Consultați instrucțiunile detaliate pentru completarea formularului W-3 din această publicație IRS: Instrucțiuni generale IRS pentru formularele W-2 și W-3.
Când și cum să depuneți formularul W-3
Formularul formular W-3 trebuie trimis către SSA împreună cu copia A a formularelor W-2 pentru fiecare angajat.
Adresa de depunere pentru formularele pe hârtie W-2 și W-3 este:
Administrarea securității sociale
Centrul de operațiuni directe
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Totalurile pentru fiecare articol de pe W-3 trebuie să fie egale cu totalurile pentru toate aceste articole de pe toți angajații W-2 forme. W-2 și W-3 includ, de asemenea, salariile totale de stat și reținerea pentru toți angajații.
Dacă depuneți formularele W-2 online
SSA vă încurajează să trimiteți e-fișierele W-2. Amintiți-vă, nu trebuie să includeți un formular W-3 dacă înregistrați online. Puteți utiliza site-ul web al serviciilor de afaceri online (BSO) al SSA. BSO generează automat formularul W-3 pe baza formularelor dvs. W-2.
TREBUIE să înregistrați online dacă aveți un număr mare de formulare W-2.
- De ani de zile inclusiv 2019, înainte de a fi necesar să înregistrați electronic dacă aveți 250 sau mai multe formulare W-2 .
SSA are două opțiuni pentru depunerea electronică prin secțiunea Online Business Services Online:
- W-2 Online: puteți utiliza un formular W-3 completat pentru a trimite până la 50 de formulare W-2 la un moment dat.
- Încărcare fișier: puteți utiliza un software specific de impozitare pe salarii care formată fișierele la specificațiile SSA pentru formularele de depunere W-2 electronic (EFW2).
Dacă faceți o greșeală
Dacă faceți o eroare la un W-3 ca urmare a calculelor sau dacă unul sau mai multe W-2 sunt incorecte, trebuie să depuneți un formular W-2c și un W-3c la Administrația de securitate socială.