Scrierea unui angajat nu este ceva pe care oricine îl așteaptă – sau prima alegere a oricui. Adesea, avertismentele scrise sunt un semn că procesele disciplinare timpurii au apărut și au dispărut și că un angajat se îndreaptă pe o cale de reziliere. În acest moment, probabil că ați depus mult timp și efort pentru a-i ajuta să se schimbe – cu puține sau deloc îmbunătățiri.
Scalarea lucrurilor „oficial” se poate simți intimidantă, dar este și o oportunitate. avertismentul scris creează o pistă de hârtie și oferă angajaților o structură formală pentru a readuce lucrurile pe urmele bune. Urmați acești opt pași simpli pentru a vă asigura că le faceți corect.
Nu o faceți când sunteți furios
Poate fi ciudat să începi cu un „nu”, dar acest pas este de departe cel mai important. Nu lucrați la scrierea unui angajat atunci când sunteți deja supărat sau stresat de situație. Trebuie să puteți documenta obiectiv lucrurile (pe care le vom analiza în continuare) și acest lucru poate fi greu atunci când sunteți implicat emoțional.
Probabil ați trecut deja printr-un proces disciplinar verbal și poate fi dat feedback de mai multe ori, în mai multe moduri. S-ar putea să fiți gata să anunțați angajații cât de rău s-au descurcat. Pe cât de tentant este, nu.
Este important să vă păstrați calmul în orice situație disciplinară a angajaților, dar cu atât mai mult când vine vorba de documentație scrisă. O scriere formală a angajaților va intra în evidența angajaților, ceea ce nu ar trebui să presupuiți că nimeni altcineva nu o va vedea niciodată. În cazul unui proces de reziliere nedrept, trebuie să împărtășiți orice documentație pe care o aveți despre performanța unui angajat și doriți ca lucrurile să rămână în afaceri, nu personale.
O redactare formală a angajatului este, de asemenea, un formular de disciplină progresivă menită să ajute la corectarea comportamentului angajaților într-un mod tangibil, să nu fie o tiradă scrisă împotriva lor. Dacă nu este o informație utilă pentru ei sau doar vă lăsați aburi, nu este adecvat să includeți. Dacă un angajat face ceva greșit și este să-l scrie, să ia o zi, să obțină spațiu și să intre în el clar.
Documentează problema
Acum, pe face. Documentarea este importantă pentru evaluarea performanței angajaților – bune sau rele – iar managerii ar trebui să se simtă confortabil documentând toate tipurile de interacțiuni ale angajaților. Dacă aveți o documentație solidă, vă puteți proteja prin:
- Furnizarea unei piste de hârtie în cazul unui proces al angajaților, chiar și în statele de testament.
- Sprijinirea deciziilor din spatele fiecărui angajat măsurile pe care le luați – inclusiv de ce anumiți angajați sunt promovați și alții sunt concediați, precum și cine primește o majorare și de ce.
- Oferirea unui calendar concret de comportament al angajaților și măsuri disciplinare progresive.
Când sunteți gata (și calm), începeți redactarea angajaților cu documentație care explică problema cu performanța lor:
- Adresați-vă redactarea către angajat și furnizați o înregistrare a comportamentului lor până în acest moment.
- Folosiți exemple specifice cu ore și date.
- Mai presus de toate, rămâneți la fapte. Rămâneți obiectiv și vorbiți doar despre ceea ce s-a întâmplat și când.
Într-o notă de angajat, asigurați-vă că nu adăugați propria rotire sau faceți angajații să simtă că îndepliniți o vendetta personală. Nu spuneți: „Tom este un tărăgănător și leneș”. Spuneți: „Tom a apărut târziu pentru schimbul său de trei ori” și includeți ce schimbări au fost acelea, cu ora exactă a timpului de intrare.
Folosiți politicile companiei pentru a vă sprijini
Ați auzit vreodată pe cineva spunând că motivul pentru care au fost concediați este că managerul lor pur și simplu nu-i plăcea? În timp ce angajații pot spune că este părtinitor sau își pot trage propriile concluzii pentru o analiză slabă a performanței, obiectivul managerului ar trebui să fie acela de a se opune complet ca opus.
Nu este faptul că angajații nu pot respecta un standard arbitrar. . Nu respectă politicile companiei la care au fost de acord când au fost angajați. Așadar, după ce ați parcurs ceea ce nu este corect cu performanța unui angajat, următorul pas este să explicați raționamentul dvs. și să legați acțiunile lor de politicile companiei și de așteptările pentru rolul lor. Iată câteva scenarii obișnuite:
- Un angajat întârzie în mod constant la muncă: consultați politica dvs. de prezență, care prevede că angajații pot întârzia doar de două ori înainte de a lua măsuri disciplinare.
- Încălcări ale codului vestimentar: includeți că politica companiei spune că angajații trebuie să fie întotdeauna în uniforma lor așteptată în timp ce sunt ceas.
- Un angajat continuă să folosească rețelele sociale în timpul orelor de lucru: citați regula dvs. de utilizare a telefonului mobil și că angajații nu ar trebui să folosească rețelele sociale sau dispozitivele personale în timp ce sunt ceasul.
Când vine vorba de disciplina progresivă, o scriere este o explicație de ce comportamentul documentat nu este sus la standard și cum se așteaptă îmbunătățirea angajaților.Dacă angajații dvs. au semnat un manual sau o politică de prezență a angajaților atunci când au fost angajați, este momentul potrivit să includeți și acest lucru.
Includeți orice declarații relevante ale martorilor
Dacă este în joc problema performanței a fost crescut de un alt membru al echipei, implică mai mulți angajați sau angajatul dvs. lucrează îndeaproape cu un alt supraveghetor sau manager de schimb între dvs., includeți declarația acestora în redactarea dvs. Rețineți că oricare dintre aceste afirmații poate fi relevantă ulterior în cazul unei cereri legale. Prin urmare, este important ca declarațiile martorilor să urmeze aceleași linii directoare ca și o bună documentare:
- Toate declarațiile martorilor trebuie să fie observații de fapt, nu opinii subiective.
- Declarațiile martorilor ar trebui să contribuie la construirea unui caz credibil de comportament continuu care duce la scrierea angajaților.
- Declarațiile martorilor ar trebui să includă orice eforturi sau măsuri disciplinare ale altor supraveghetori pentru a corecta comportamentul pe parcurs.
Stabiliți așteptările de îmbunătățire
După ce ați detaliat unde trebuie să se îmbunătățească performanța angajatului dvs. și de ce, este timpul să stabiliți îndrumări pentru modul în care vă așteptați să le corecteze. Nu este util să stabiliți pur și simplu ceea ce au greșit angajații. De fapt, Harvard Business Review raportează că mai mulți angajați ar prefera să primească feedback corectiv de la șeful lor decât laude și că 72% dintre angajați consideră că performanța lor se va îmbunătăți dacă ar primi feedback corectiv.
Feedbackul corectiv este sincer, se concentrează pe problemă (nu pe persoană) și include pași pentru îmbunătățire. Așadar, pregătiți-vă angajații pentru ceea ce va urma după ce vor primi scrisul. Includeți acțiunile corective necesare și care va fi rezultatul dacă se îmbunătățesc sau dacă lucrurile se înrăutățesc. Dacă angajatul nu se îmbunătățește și următorul pas după scriere este rezilierea, clarificați-l, astfel încât să fie pregătiți exact pentru ceea ce este pe linie.
Livrați știrile în persoană (și dovada de primire)
După ce ați terminat redactarea disciplinară, programați o întâlnire cu angajatul dvs. și parcurgeți-o împreună în persoană. Aduceți un martor pentru a confirma că întâlnirea s-a întâmplat și că angajații dvs. au fost informați cu privire la îngrijorarea cu privire la performanța lor la locul de muncă. Apoi, este timpul ca conversația să înceapă:
- Împărtășiți-vă preocupările și luați angajații în fiecare exemplu de performanță slabă. Dacă angajatul dvs. solicită dovezi sau susține că a apărut sau nu o anumită problemă, utilizați documentația dvs.
- Indicați înapoi la politicile companiei dvs. Fiecare angajat a citit și a fost de acord cu politicile atunci când a fost angajat.
- Explicați ce se întâmplă în continuare și ce pași vă așteptați să facă ca răspuns la scriere.
- La final , cereți angajatului dvs. să semneze scrierea confirmând că a primit-o și să o citească.
Este posibil ca angajatul dvs. să nu ia bine știrile. Aceștia pot refuza să semneze redactarea. Dacă sunteți îngrijorat de faptul că ar putea fi cazul, Societatea pentru Managementul Resurselor Umane sugerează să lăsați spațiu în redactare pentru ca angajații să adauge propriile comentarii și răspunsul semnat sau să le permită angajaților să trimită o respingere scrisă cu semnătura lor, pe care o se poate atașa la redactarea lor disciplinară.
Păstrează o copie pentru evidențele tale
Odată ce angajatul tău a semnat redactarea, dă-le o copie și păstrează-o pentru a ta înregistrări. Adăugați-l în fișierul angajaților lor, astfel încât să aveți o evidență și o dovadă că au primit scrierea.
Dacă apare orice tip de reziliere sau proces de discriminare ilicită, veți avea copia de rezervă de care aveți nevoie. Documentația va arăta că ați gestionat corect procesul și angajatul dvs. a fost informat la fiecare pas.
Urmăriți
Procesul disciplinar nu se încheie după ce ați scris un angajat . În cele din urmă, asigurați-vă că urmăriți pe baza programului pe care l-ați subliniat în avizul disciplinar. Vedeți dacă performanțele angajatului dvs. se îmbunătățesc și dacă respectă modificările așteptate în scrierea lor. Dacă nu, ați stabilit deja pașii pentru ceea ce urmează.
Dacă angajatul dvs. se îmbunătățește, luați în considerare continuarea perioadei de probă după data scrierii. Încrederea necesită timp pentru a se reconstrui și nu vor deveni angajați ai lunii peste noapte. A fost nevoie de timp pentru ca lucrurile să ajungă la stadiul notificării disciplinare și va fi nevoie de timp pentru a le readuce înapoi.
Scrierea unui angajat nu este un răspuns magic la problemele disciplinare. Uneori este nevoie de o notificare oficială pentru a da unui angajat apelul de trezire de care au nevoie pentru a-și schimba comportamentul. Dacă se îmbunătățesc, acordați-le mai multă responsabilitate și vedeți dacă continuă să facă față provocării.