Cum să scrii o politică de participare a angajaților care să fie corectă pentru toată lumea

Rămânând cu câteva minute în urmă? Ai dormit prin ceasul deșteptător? Ai rămas blocat în trafic? Se întâmplă celor mai buni dintre noi. De fapt, mai mult de 1 din 4 lucrători recunosc că se prezintă târziu la muncă cel puțin o dată pe lună.

Dar când vine vorba de prezența angajaților, chiar și lucrurile mici pot începe să se adune. Potrivit Centrului pentru Controlul Bolilor (CDC), pierderile de productivitate legate de absenteism costă angajatorii SUA 225,8 miliarde dolari anual, sau 1.685 dolari pe angajat în 2015. Deși poate fi o absență neașteptată o dată pe lună sau o schimbare ratată aici și acolo, angajatul individual prezența poate avea implicații mari pentru rezultatul dvs.

Introduceți politica de prezență a angajaților

O politică de prezență a angajaților este un set documentat de reguli concepute pentru a îmbunătăți productivitatea angajaților, a reduce absenteismul și a stabili așteptări clare și consistente pentru angajați.

Pentru multe întreprinderi mici fără un departament formal de resurse umane, o politică de prezență a angajaților poate părea puțin formală. Nu ar trebui toți să fie conștienți de responsabilitățile lor? Absolut. Dar, pe măsură ce afacerea dvs. începe să crească sau vă ocupați de mai mulți lucrători pentru sezonul aglomerat, o politică corectă de participare a angajaților este crucială pentru a vă proteja atât pe dvs., cât și pentru angajații dvs. și pentru a menține afacerea fără probleme.

Iată câteva sfaturi pentru vă ajută să vă creați politica de prezență la locul de muncă:

Țineți cont de cultura dvs. actuală de lucru

Este posibil să dezvoltați prezența angajaților politică ca modalitate de abordare a problemelor de prezență în curs. Este posibil ca angajații dvs. să fi devenit liniștiți în ceea ce privește prezentarea la timp, să fi uitat să telefoneze până după începerea turei sau pur și simplu să considere lipsa unei politici de prezență de la sine. Totuși, este important să ne amintim că o politică de participare nu va schimba comportamentul angajaților peste noapte și poate necesita o schimbare fundamentală în cultura companiei.

Așa este: participarea angajaților face parte din cultura companiei dvs. Și indiferent dacă angajații dvs. de afaceri sunt cinci sau cincizeci, modul în care interacționați împreună modelează cultura și modul de lucru al echipei. Cultura dvs. include valori, norme, sisteme, simboluri, limbaj, presupuneri, credințe și obiceiuri – cum ar fi frecvența cu care angajații dvs. apar la timp.

Deci, înainte de a începe să scrieți o politică de prezență, discutați cu managerii dvs. și schimbare conduce despre abordările lor actuale și așteptările pentru participarea angajaților. Dacă un cablu de schimbare este bine cu un start lent și altul se așteaptă ca toată lumea de pe podea chiar la oră, acesta trimite un mesaj mixt. Este posibil ca angajații care intră în timpul schimburilor mai lente să nu vadă problema cu alergarea cu cinci minute în urmă, comparativ cu personalul care se află la îndemână în momentul în care sosesc dimineața. Există o linie de bază actuală sau așteptări comune, sau abordarea prezenței angajaților variază de la o schimbare la alta și de la un manager la altul?

Pot exista și alți factori culturali care să afecteze participarea angajaților: dacă mulți dintre angajații au familii și copii mici, probabil că trebuie să jongleze și în caz de urgență sau absențe familiale, iar o politică de participare la toleranță zero i-ar scoate rapid dintr-un loc de muncă. Sau, este posibil ca noul dvs. personal de vară cu jumătate de normă să vină imediat după școală în următoarele săptămâni și să nu poată ajunge la punct cu trafic. Prezența ar putea fi chiar un simptom al obiceiurilor de programare la locul de muncă.

Cultura companiei dvs. este la fel de unică ca angajații dvs. Și, deși nicio politică de prezență nu poate explica fiecare scenariu unic, ea ar trebui să se bazeze în realitate și să creeze așteptări realiste pentru lucrătorii dvs.

Păstrați lucrurile simple

Pe hârtie, sună o politică de prezență simplu – să nu te prezinți la muncă este o absență și toată lumea trebuie să fie prezentă la locul de muncă pentru a menține afacerea în funcțiune. Dar este o „absență” diferită de o „neprezentare”? Este diferit de „întârziere”? Ce se întâmplă dacă un angajat apare cu o oră târziu comparativ cu cinci minute întârziere? Sunt tratați la fel?

O politică de prezență a angajaților poate începe rapid să se întoarcă din mână, rezultând într-un document cu dimensiuni de liant greu de citit și chiar mai greu de reținut. În loc să mergeți scenariu cu scenariu, respectați subiectele obișnuite de prezență a angajaților și definiți așteptările pentru aceștia într-un limbaj simplu pe care toată lumea îl poate înțelege: absențe, absențe neprogramate, întârzieri , absență și zile de boală.

• Absență: managerul este notificat de către angajat cu X zile / săptămâni în avans că angajatul va lipsi din schimb.”

• Absență neprogramată: managerul este notificat de către angajat cu X ore în avans că angajatul va lipsi din schimb, din cauza unei situații de urgență sau de altă cauză neașteptată.”

• Întârziere: angajatul apare cel puțin X minute după începerea programată a turei. ”

• Neaprezentare: angajatul nu se prezintă la tura fără a notifica management. ”

• Zile bolnave: angajatul este absent din schimb din cauza bolii sau a notei medicului.”

Notă rapidă: de ce diferențiem un „zi bolnavă” de la o „absență”? Poate părea contraintuitiv, dar construirea într-o categorie separată pentru zilele bolnave poate ajuta moralul angajaților și rezultatul dvs., mai ales dacă vă aflați în industria serviciilor alimentare.

CDC estimează că persoanele care manipulează alimentele bolnave sunt responsabil pentru 53% din focarele de norovirus – ducând la mai multe boli ale angajaților și la mai mult timp liber. Luați în considerare crearea unei categorii separate de zile bolnave în politica dvs. de prezență, astfel încât dvs. și personalul dvs. să puteți rămâne sănătoși, iar angajații bolnavi să nu intre în muncă în efortul de a evita o grevă de absență neprogramată mai gravă în registrul lor de performanță. În unele state, concediul medical plătit separat poate fi, de asemenea, legea.

Indiferent de categoriile de prezență pe care le alegeți, definițiile acestora ar trebui să însemne același lucru pentru toți angajații și să fie cât mai obiective. Un manager ar trebui să poată diferenția absența de o întârziere atunci când o vede, iar angajații ar trebui să înțeleagă cu ușurință unde se încadrează comportamentul lor în cadrul politicii de participare.

Includeți acțiuni disciplinare realiste pentru fiecare scenariu

Acum că v-ați definit categoriile de politici de prezență, este timpul să definiți ce se va întâmpla în continuare. Pentru ca o politică de participare să fie corectă, este important ca acțiunile disciplinare să nu se bazeze doar pe credințe personale sau pe așteptările individuale. Nu este corect ca angajații buni să adopte o politică de participare la toleranță zero „doar pentru că”. Și, deși personal s-ar putea să simțiți că alergarea cu cinci minute sau treizeci de minute întârziere este același grad de comportament inacceptabil al angajaților, este posibil ca efectele reale asupra afacerii dvs. să nu fie atât de egale.

În schimb, aruncați o privire asupra a două lucruri : efectul diferitelor comportamente de prezență pe care îl au în prezent asupra afacerii dvs. și medii de prezență pentru industria dvs. Conform Biroului Statisticilor Muncii din SUA, angajații cu normă întreagă au avut o rată de absență globală de 2,8 sau aproape trei „cazuri” de absență pe an în 2017. Rata medie de absență pentru ocupațiile de serviciu a fost chiar mai mare, la 3,4 absențe pe an. Deci, dacă ghiciți 3-4 absențe neprogramate pe an ca un interval acceptabil, nu sunteți departe de marcă.

Odată ce ați făcut câteva analize comparative, legați componentele disciplinare ale politicii de prezență la afaceri. impact. Dacă fiecare minut contează într-o schimbare de volum mare, 30 de minute ar putea avea același impact ca o absență. Dacă un angajat trebuie să rateze neașteptat locul de muncă și nu poate găsi o completare, absența acestuia poate avea aceeași gravitate ca o neprezentare. În acest caz, politica dvs. de prezență ar putea indica:

• „Întârzierea: angajatul apare la cel puțin 5 minute după începerea programată a turei.”

• Dacă angajatul apare mai târziu de 30 de minute după ora de începere a turei, întârzierea va fi considerată „neprezentare”.
• După 3 întârzieri, angajatul va fi supus unor măsuri disciplinare.

• „Absență neprogramată: managerul este notificat de către angajat cu X ore în avans că angajatul va lipsi din schimb, din motive de urgență sau de altă cauză neașteptată.”

• Angajatul este responsabil pentru notificarea supraveghetorului și pentru găsirea unei completări pentru tura. Dacă angajatul nu poate găsi o completare, absența va fi considerată „neprezentare”.
• După 3 absențe neprogramate, angajatul va face obiectul unor măsuri disciplinare.

Obțineți semnarea angajatului

Odată ce ați elaborat o primă schiță a politicii de prezență, este timpul să reveniți la pas # 1: împărtășiți-l cu angajații dvs. și obțineți buy-in-ul. În funcție de dimensiunea echipei dvs., este posibil să doriți să participați doar la conducere sau să oferiți tuturor angajaților șansa de a adăuga informații. Chiar și o simplă verificare a intestinului va face – sună ceva în afara locului pentru managerii dvs.? Cineva simte că anumite categorii sunt nerealiste? Pare obiectiv?

O politică de prezență este menită să vă ajute să vă mențineți afacerea fără probleme în fiecare zi, nu să declanșeze mai mult haos. Deși poate exista o anumită rezistență la schimbare (mai ales dacă nu a existat deja o politică formală în vigoare), prezența bună ar trebui să se simtă ca un efort de echipă și o modalitate de a ajuta pe toată lumea să lucreze mai bine. Dacă angajații tăi reacționează imediat slab, se simt chemați sau consideră că orice măsuri disciplinare sunt prea agresive, ascultă feedback-ul lor.Acordați atenție răspunsurilor similare – dacă mai mulți angajați consideră că ar trebui să fiți mai flexibili în anumite domenii, vedeți dacă puteți ajunge la un compromis și reveniți la tablă împreună.

Mai important, încorporând feedback-ul angajaților în politica dvs. de participare crește și șansele de succes. Când au fost întrebați ce îi motivează să meargă dincolo de dincolo de locul de muncă, angajații au clasat pe primul loc „camaraderia și motivația colegilor”. Colegii, nu banii, s-au dovedit a fi principala sursă de influență asupra performanței și comportamentului angajaților. Cunoașterea colegilor lor, nu doar a manageri, a contribuit la dezvoltarea politicii de participare poate contribui mult la angajarea angajaților și la răspunderea reciprocă.

Tratează-i pe ceilalți cum ai vrea să fii tratat

La sfârșitul anului ziua, o politică echitabilă de participare a angajaților ar trebui să fie una pe care v-ați mulțumi să o lucrați singuri. Nu vă feriți de întrebările grele: cât de des vă prezentați personal să lucrați mai târziu decât ați planificat? sună înainte și anunță angajații tăi că nu vei ajunge în termenul de politică? Câte urgențe apar pe parcursul săptămânii care te îndepărtează de la serviciu? Îți poți anunța întotdeauna echipa cu o săptămână în avans că va trebui să ieși de la birou pentru o zi?

Pe măsură ce vă pregătiți Politica privind prezența angajaților, nu uitați de cel mai important factor: empatia. Dacă nu puteți respecta politica de participare a afacerii dvs., nu este corect să vă așteptați nici la angajații dvs. Și, deși absențele angajaților și prezența slabă pot fi frustrante, nu este posibil să se prevadă situații de urgență. Uneori, neașteptatul se întâmplă, indiferent cât de bine ai planifica. Ceasul deșteptător nu se stinge. Traficul este mai slab decât de obicei. Dădacă se îmbolnăvește. Nu-ți găsești cheile. Prindeți eroarea care se întâmplă la locul de muncă.

În mod ideal, o politică echitabilă de participare a angajaților permite o anumită cameră de mișcare – în mod rezonabil. Pe măsură ce vă construiți politica, puteți atribui diferite grade de seriozitate în funcție de cultura locului dvs. de muncă și de ceea ce are sens pentru afacerea dvs. Nu toate absențele (și nu toate politicile de participare) sunt egale. În schimb, o politică corectă creează un standard pentru a urmări performanța și întărește una dintre cele mai importante valori la locul de muncă: respectul unul față de celălalt și timpul reciproc.

Căutați o modalitate mai ușoară de a păstra lucrurile corecte pentru dvs. angajați? Un ceas de timp al angajaților elimină rotunjirea și eroarea umană, în timp ce insuflă un sentiment de justiție la locul de muncă.