Înțelesul latin al cuvântului cvorum este derivat dintr-un cuvânt care înseamnă cine. Entitățile comerciale și non-profit beneficiază de o multitudine de avantaje atunci când formează un consiliu de administrație. Principalul motiv pentru care organizațiile formează un consiliu este să pună în comun talentele directorilor individuali pentru a lua cele mai bune decizii generale despre direcția actuală și viitoare a organizației. Asta înseamnă că demografia care constituie „cine” al factorilor de decizie deține o mare importanță pentru fiecare organizație. În nerespectarea protocolului cvorumului, câțiva membri pot deveni prea puternici, creând riscul ca deciziile să nu beneficieze binele întregului .
Regulile lui Robert stabilesc orientări pentru cvorumurile privind protocoalele pentru momentul în care un cvorum nu poate fi stabilit, modificarea statutului privind cvorumul și relevanța notificării unei ședințe în care vor fi luate voturi importante.
Definirea unui cvorum
Conform Regulilor lui Robert, definiția cvorumului este numărul minim de membri cu drept de vot care trebuie să fie prezenți la o ședință convocată corespunzător pentru a desfășura activități în numele grupului . Un cvorum ar trebui să fie format dintr-un număr cât mai mare de care se poate depinde pentru a fi prezent la toate întâlnirile, când vremea nu este excepțional de rea.
Definiția sună puțin vagă. Este! Roberts Regulile au dezvoltat această definiție în mod intenționat pentru a se potrivi diversității organizațiilor care utilizează procedura parlamentară.
Stabilirea unui număr de cvorum sau a unui raport
În majoritatea cazurilor, statutul va stabili regulile pentru cvorum. În absența unei definiții declarate, o majoritate simplă constituie un cvorum.
Fie că stabiliți pentru prima dată un coeficient de cvorum, fie că redefiniți statutul cu privire la un cvorum, vă ajută să luați în considerare câteva lucruri. considerație.
- Cine sunt cel mai probabil participanții la ședința de conducere obișnuită?
- Ce are cel mai mult sens pentru a lua decizii bine rotunjite și echilibrate?
Ținând cont de aceste întrebări principale, cvorumul poate fi setat ca procentaj de membru sau număr fix. Deci, ce procent este un cvorum? Când stabiliți acel raport sau număr, rețineți că numărul este luat din numărul membrilor care votează, care sunt prezenți. De ce este important acest lucru? Să presupunem că statutul prevede că membrii pot vota prin poștă sau prin mandatar. La o ședință în care va fi votat, nu sunt suficienți membri prezenți la ședință pentru a îndeplini cvorumul. Nu se pot desfășura activități oficiale, chiar dacă există suficiente voturi pentru a îndeplini cvorumul, deoarece nu sunt suficienți membri prezenți.
Absența unui cvorum
Este rar că un ședința consiliului are o prezență perfectă la fiecare întâlnire de-a lungul anului. Având în vedere acest lucru, Regulile lui Robert au desemnat reguli pentru desfășurarea activităților în absența unui cvorum. În general, orice afacere care a fost tranzacționată fără un cvorum prezent este nulă, dar există câteva excepții. Acestea includ:
- luarea de măsuri pentru a stabili un cvorum
- stabilirea timpului pentru amânare
- pentru amânare
- pentru a lua recesiunea
Există, de asemenea, câteva lucruri destul de evidente care nu pot fi făcute atunci când un cvorum nu este prezent. Membrii prezenți nu pot da consimțământul unanim și nici nu pot anunța o altă întâlnire. În ambele cazuri, nu ar exista suficienți membri pentru a obține un vot rezonabil al majorității.
Dacă există un cvorum la începutul unei ședințe și membrii pleacă în timpul ședinței, provocând pierderea cvorumului, președintele ar trebui să declare pierderea cvorumului înainte de a lua orice vot. Alți membri pot face, de asemenea, un punct de ordine cu privire la pierderea cvorumului, dar numai atunci când alți membri nu vorbesc.
Schimbarea cotației sau a raportului cvorumului
Membrii consiliului ar trebui să ia nota steagurilor roșii care indică faptul că este timpul pentru o modificare a statutului cu privire la cvorumul declarat. Progresul și mișcarea înainte a unei organizații prezintă semne pozitive de creștere, dar pot semnaliza și o a doua privire asupra secțiunii de cvorum din statut. Un moment bun pentru a revizui protocolul cvorumului este la reuniunea anuală de planificare strategică, cu excepția cazului în care ceva suscită o revizuire până atunci. Iată câteva stegulețe roșii care declanșează o revizuire:
- când câțiva membri devin prea puternici
- când nevoile organizației se schimbă
- când organizația trece printr-o perioadă de creștere
Consiliile ar trebui să fie prudente cu privire la modul în care modifică regulile pentru un cvorum. Modul adecvat este să ne lovim anumite cuvinte sau întreaga regulă și să introducem cuvinte noi sau o nouă regulă și să o votăm ca o singură întrebare. Riscul în modificarea cvorumului prin aplicarea regulii este că cvorumul devine imediat majoritatea tuturor membrilor. Pentru multe organizații, acesta stabilește un forum aproape imposibil pentru obținerea unui cvorum pentru adoptarea unei noi reguli.
Rolul președintelui
Președintele deține o poziție importantă în ceea ce privește asigurarea faptului că toate voturile luate sunt oficiale. Deși este important ca întâlnirile să înceapă la timp, dacă un cvorum nu este prezent la ora stabilită, președintele ar trebui să aștepte câteva minute pentru a vedea dacă ajung suficienți membri pentru a îndeplini cvorumul. Membrii pot profita de ocazie pentru a contacta alți membri pentru a vedea dacă se poate îndeplini un cvorum. Dacă nu există nicio perspectivă de a exista cvorum, președintele ar trebui să anunțe că nu există cvorum și că nu se vor desfășura lucrări oficiale.
Dacă președintele începe ședința fără prezența cvorumului și un membru vorbește cu privire la o problemă, acel membru nu poate fi întrerupt cu scopul de a declara că un cvorum nu este prezent. Președintele ar trebui să permită continuarea dezbaterii și să permită unui membru să anunțe că nu are cvorum atunci când membrii nu vorbesc.
Dacă devine evident că nu este posibil să se stabilească un cvorum, președintele poate muta pentru a amâna ședința și a o reprograma pentru o altă dată. Acest lucru ar putea semnaliza, de asemenea, un răspuns din partea președintelui pentru a încuraja membrii care votează să fie prezenți la următoarea ședință. Întârzierea ședinței este un pas deosebit de adecvat pe care președintele să îl facă în timpul unei reuniuni anuale în care trebuie tratate lucruri importante pentru anul respectiv, inclusiv alegerea funcționarilor.
În cazul în care nu este prezent cvorum, secretarul ar trebui să reflecte în procesul-verbal câte membri au fost prezenți, că un cvorum nu a fost atins și data și ora reuniunii reprogramate. Procesul-verbal ar putea include, de asemenea, o declarație conform căreia au avut loc discuții fără caracter obligatoriu.
Urmarea protocoalelor cvorumului menține o organizație echilibrată și democratică. În timp ce președintele consiliului de administrație are responsabilitatea principală pentru stabilirea și anunțarea existenței unui cvorum, toți membrii consiliului ar trebui să răspundă de președinte pentru aderarea la procedura parlamentară adecvată, ca sistem de verificări și echilibre.