4 sfaturi pentru reîmprospătarea obiectelor din tabelul pivot Excel

Obiectele PivotTable sunt la fel de bune ca datele lor de bază și care se pot schimba rapid. Dacă tabelele pivot fac parte dintr-un tablou de bord, este posibil să nu reflecte actualizări la nivelul sursei. În funcție de informațiile pe care le transmit tabelele pivot, reîmprospătarea poate fi extrem de importantă, așa că, în acest articol, voi împărtăși patru sfaturi care ar trebui să ajute la simplificarea și flexibilitatea procesului de reîmprospătare.

Utilizez Office 2016 „Excel 2016 (desktop), dar aceste sfaturi se aplică versiunilor anterioare. Puteți reîmprospăta tabele pivot unice în browser, dar fila contextuală Analize nu este accesibilă; nici nu puteți seta opțiunile PivotTable. Nu există fișier demonstrativ; nu veți avea nevoie de unul.

VEZI: Politica de utilizare a software-ului (Tech Pro Research)

Cum să reîmprospătăm

Înainte de a ne uita la sfaturi revigorante, să „ Consultați rapid modul de reîmprospătare a tabelelor pivot. Pentru a reîmprospăta doar tabelul pivot curent, faceți clic dreapta pe acesta și alegeți Reîmprospătare din submeniul rezultat. Sau, alegeți Reîmprospătare din meniul derulant Reîmprospătare din grupul Date (în fila Analiză contextuală). poate apăsa, de asemenea, Alt + F5.

Există două modalități rapide de reîmprospătare a tuturor tabelelor pivot din registrul de lucru curent în același timp. Mai întâi, faceți clic în interiorul oricărui tabel pivot pentru a accesa fila Analize contextuală. Apoi, alegeți Reîmprospătați toate din opțiunea Reîmprospătare din grupul de date. În al doilea rând, apăsați Ctrl + Alt + F5.

1. Reîmprospătați la deschiderea registrului de lucru

Utilizatorii nu vor reține întotdeauna să reîmprospăteze după schimbarea datelor de bază. În plus, dacă tabelele pivot sunt conectate la o sursă externă, veți dori cu siguranță valori curente. Cel mai bun mod de a garanta că spectatorii văd cele mai actualizate informații este de a forța Excel să actualizeze tabelele pivot atunci când deschideți fișier, după cum urmează:

1. Faceți clic dreapta pe orice tabel pivot și alegeți Opțiuni pentru tabelul pivot din submeniul rezultat.
2. În dialogul rezultat, faceți clic pe fila Date.
3. Verificați Actualizarea datelor la deschiderea opțiunii fișier (Figura A).
4. Faceți clic pe OK și confirmați modificarea.

Figura A

Bifând această opțiune se va actualiza tabelul pivot selectat sau toate tabelele pivot cu aceeași sursă de date. Dacă aveți alte tabele pivot, asigurați-vă că setați această opțiune pentru toți cei care au o sursă de date diferită.

2. Actualizați la intervale de timp

Depen în funcție de cât de critice sunt datele sau dacă tabelul pivot face parte dintr-un tablou de bord, poate fi necesar să reîmprospătați des, ceea ce este enervant. Excel poate actualiza tabelul pivot la intervale de timp pentru a se asigura că spectatorii obțin datele curente. Va trebui să salvați tabelul pivot în modelul de date atunci când îl creați, după cum urmează:

1. Faceți clic oriunde în interiorul setului de date.
2. Faceți clic pe fila Insert și apoi faceți clic pe PivotTable din grupul Tables.
3. În dialogul rezultat, bifați opțiunea Adăugați aceste date la Modelul de date (Figura B).
4. Modificați orice alte setări.
5. Faceți clic pe OK. (Adăugarea de date la modelul de date poate dura un minut.)

Figura B

punct, aranjați tabelul pivot așa cum ați face în mod normal. Când ați terminat, puteți seta intervalul după cum urmează:

1. Faceți clic oriunde în interiorul tabelului pivot.
2. Faceți clic pe fila Analiză contextuală, apoi alegeți Proprietăți conexiune din meniul derulant Modificare sursă date (din grupul Date).
3. În dialogul rezultat, bifați Actualizați fiecare opțiune din secțiunea Control Reîmprospătare. În dreapta, introduceți un interval în minute (Figura C).
4. Faceți clic pe OK.

Figura C

Această setare este deosebit de utilă pentru tablouri de bord și surse de date externe.

3. Păstrați formatarea celulei

Este iritant să adăugați formatarea directă la un tabel pivot terminat, doar ca acesta să dispară când reîmprospătați tabelul pivot. Poate că îndrăzniți câteva titluri sau adăugați o culoare de umplere pentru a evidenția o valoare deosebit de importantă. De ce vă petreceți timpul dacă Excel îl va elimina? Din fericire, îi puteți spune lui Excel să nu-și mențină formatarea directă după cum urmează:

1. Faceți clic dreapta pe tabelul pivot și alegeți Opțiuni pentru tabelul pivot din submeniul rezultat.
2. Faceți clic pe fila Aspect & fila Format.
3. În partea de jos a opțiunilor, bifați Păstrați formatarea celulei la actualizare (Figura D).
4. Faceți clic pe OK.

Figura D

Este un mod ușor de a te salva multă frustrare.

4. Dezactivați ajustarea automată

Tabelele pivot utilizează în mod implicit lățimea coloanei de ajustare automată. Pe măsură ce vă aranjați datele, este posibil să măriți lățimea coloanelor, doar pentru a le avea reveniți la ajustarea automată atunci când reîmprospătați tabelul pivot. Similar cu păstrarea formatării directe, puteți dezactiva implicit ajustarea automată după cum urmează:

1. Faceți clic dreapta oriunde în tabelul pivot.
2. Faceți clic pe Layout & fila Format.
3. Debifați opțiunea de ajustare automată a lățimilor coloanei (Figura E).
4. Faceți clic pe OK.

Figura E

După dezactivarea acestei caracteristici, lățimile coloanelor personalizate vor persista după reîmprospătare.

Trimite-mi întrebarea ta despre Office

Răspund „întrebărilor cititorilor când pot, dar nu există nicio garanție. Nu trimiteți fișiere decât dacă vi se solicită; solicitările inițiale de ajutor care sosesc cu fișierele atașate vor fi șterse necitite. Puteți trimite capturi de ecran ale datelor dvs. pentru a vă clarifica întrebarea. Când mă contactați, fiți cât mai specific posibil. De exemplu, „Vă rugăm să depanați registrul meu de lucru și remediați ceea ce este „greșit” probabil că nu va primi un răspuns, dar „Îmi puteți spune de ce această formulă nu„ returnează rezultatele scontate? ” ar putea. Vă rugăm să menționați aplicația și versiunea pe care o utilizați. Nu sunt rambursat de TechRepublic pentru timpul sau expertiza mea atunci când ajut cititorii și nici nu cer o taxă de la cititorii pe care îi ajut. Puteți să mă contactați la [email protected].

Vedeți și

• Office Q & A: referințare Excel, coduri de câmp Word și un truc de tabel (TechRepublic)
• 2 moduri de a adnota un cuprins Word (TechRepublic)
• Utilizați validarea datelor Excel pentru a preveni valorile duplicate într-o coloană (TechRepublic)
• Un mod foarte ușor pentru a genera înregistrări noi din coloane cu mai multe valori utilizând Excel Power Query (TechRepublic)
• 3 moduri de a adăuga termeni glosari la un document Microsoft Word 2016 (TechRepublic)
• Erori Excel: Cum Microsoft Foaia de calcul poate fi periculoasă pentru sănătatea dvs. (ZDNet)
• Microsoft va adăuga o nouă geografie, stocează tipuri de date în Excel (ZDNet)