すべての人に公平な従業員出席ポリシーを作成する方法

数分遅れていますか？目覚まし時計で寝ましたか？渋滞に巻き込まれましたか？それは私たちの最善に起こります。実際、4人に1人以上の労働者が、少なくとも月に1回は遅刻して出勤することを認めています。

しかし、従業員の出席に関しては、小さなことでも増え始める可能性があります。米国疾病対策センター（CDC）によると、欠勤に関連する生産性の損失により、米国の雇用主は年間2,258億ドル、2015年には従業員1人あたり1,685ドルの損失を被りました。出席は収益に大きな影響を与える可能性があります。

従業員の出席ポリシーを入力してください

従業員の出席ポリシーは、従業員の生産性を向上させ、欠勤を減らし、設定するために設計された一連の文書化されたルールです。従業員に対する明確で一貫した期待。

正式な人事部門を持たない多くの中小企業にとって、従業員の出席ポリシーは少し正式に見える場合があります。誰もが自分の責任を認識すべきではありませんか？絶対に。しかし、ビジネスが拡大し始めたり、繁忙期に多くの労働者を雇用したりするにつれて、公正な従業員の出席ポリシーは、あなたとあなたの従業員の両方を保護し、ビジネスを円滑に運営し続けるために重要です。

ここにいくつかのヒントがあります職場の出席ポリシーの作成を支援します：

現在の職場文化を考慮に入れる

チャンスは、従業員の出席を促進していることです。進行中の出席問題に取り組む方法としての方針。あなたの従業員は、時間通りに現れることについて怠惰になったり、シフトが始まるまで電話をかけるのを忘れたり、あるいは単に出席ポリシーの欠如を当然のことと思っているかもしれません。それでも、出席ポリシーは従業員の行動を一夜にして変えることはなく、企業文化の根本的な転換が必要になる可能性があることを覚えておくことが重要です。

そうです。従業員の出席は、企業文化の一部です。また、ビジネスの従業員が5人であろうと50人であろうと、相互作用の方法によってチームの文化と働き方が決まります。あなたの文化には、価値観、規範、システム、シンボル、言語、仮定、信念、習慣などが含まれます。たとえば、従業員が時間どおりに現れる頻度などです。

したがって、出席ポリシーを書き始める前に、マネージャーに相談してください。シフトは、従業員の出席に対する現在のアプローチと期待についてリードします。あるシフトリードが遅いスタートで問題がなく、別のシフトリードが正時にフロアにいる全員を期待している場合、それは混合メッセージを送信します。遅いシフトの間に出勤する従業員は、朝に到着した瞬間に全員参加のスタッフと比較して、5分遅れて走ることに問題がない場合があります。現在のベースラインまたは共通の期待はありますか、または従業員の出席へのアプローチはシフトからシフトへ、マネージャーからマネージャーへと変化しますか？

従業員の出席に影響を与える舞台裏の他の文化的要因もあるかもしれません：あなたの多くが従業員には家族や幼い子供がいて、緊急事態や家族の欠勤をうまく処理しなければならない可能性があり、ゼロトレランスの出席ポリシーはすぐに彼らを失業させます。または、新しいパートタイムの夏のスタッフが放課後すぐに数週間来て、交通量の多い場所に行けない可能性があります。出席は、職場のスケジュール習慣の症状である可能性もあります。

あなたの企業文化は従業員と同じくらい独特です。また、出席ポリシーですべての固有のシナリオを説明できるわけではありませんが、現実に基づいて、従業員に現実的な期待を抱かせる必要があります。

物事をシンプルに保つ

紙の上では、出席ポリシーは簡単です。仕事に出られないことは不在であり、ビジネスを継続して実行するには、全員が仕事に立ち会う必要があります。しかし、「欠席」は「ノーショー」とは違うのでしょうか。 「遅刻」とは異なりますか？従業員が5分遅れて1時間遅れて現れた場合はどうなりますか？同じように扱われますか？

従業員の出席ポリシーがすぐに手に負えなくなり、結果として読みにくく、覚えにくいバインダーサイズのドキュメントで。シナリオごとに進むのではなく、一般的な従業員の出席トピックに固執し、誰もが理解できる平易な言葉で彼らへの期待を定義します：欠勤、予定外の欠勤、遅刻、ノーショー、および病気の日。

• 欠勤：マネージャーは、従業員がシフトを欠席することをX日/週前に従業員から通知されます。”

• 予定外の欠勤：マネージャーは、緊急事態またはその他の予期しない原因により、従業員がシフトを欠席することをX時間前に従業員から通知されます。”

• 遅刻：従業員は予定されたシフト開始から少なくともX分後に現れます。」

• ノーショー：従業員は通知なしにシフトに現れません管理。」

• 病欠：従業員は病気や医師のメモのためにシフトを欠席しています。」

クイックノート：なぜ差別化するのか「不在」から「病欠」？直感に反するように聞こえるかもしれませんが、病気の日のために別のカテゴリを作成すると、特に外食産業にいる場合は、実際に従業員のモラルと収益に役立ちます。

CDCは、病気の食品取扱者はノロウイルスの発生の53％の原因であり、従業員の病気と休暇の増加につながります。あなたとあなたのスタッフが健康を維持できるように、出席ポリシーに別の病欠カテゴリを組み込むことを検討してください。病気の従業員は、パフォーマンス記録でのより深刻な予定外の欠勤ストライキを回避するために仕事に就くことはありません。一部の州では、個別の有給病欠も法律である場合があります。

どの出席カテゴリを選択する場合でも、その定義はすべての従業員にとって同じことを意味し、可能な限り客観的である必要があります。マネージャーは欠勤と遅刻を区別できる必要があり、従業員は自分の行動が出席ポリシーのどこに該当するかを簡単に理解できる必要があります。

シナリオごとに現実的な懲戒処分を含める

出席ポリシーのカテゴリを定義したので、次に何が起こるかを定義します。出席ポリシーが公正であるためには、懲戒処分が個人の信念や個人の期待だけに基づくものではないことが重要です。 「理由だけで」ゼロトレランスの出席ポリシーを制定することは、優秀な従業員にとって公平ではありません。個人的には、5分または30分遅れて実行することは、同じ程度の容認できない従業員の行動であると感じるかもしれませんが、ビジネスへの実際の影響はそれほど等しくない可能性があります。

代わりに、2つのことを見てください。 ：さまざまな出席行動が現在あなたのビジネスに与える影響、およびあなたの業界の出席平均。米国労働統計局によると、フルタイムの従業員の全体的な欠勤率は2.8、つまり年間約3回の欠勤「インスタンス」でした。 2017年。サービス職の平均欠勤率はさらに高く、年間3.4欠勤でした。したがって、1年に3〜4回の予定外の欠席を許容範囲と推測している場合は、それほど遠くはありません。

ベンチマークを行ったら、出席ポリシーの懲戒要素をビジネスに結び付けます。影響。毎分が大量のシフトでカウントされる場合、30分は不在と同じ影響を与える可能性があります。従業員が予期せず仕事を休む必要があり、記入項目が見つからない場合、その欠勤はノーショーと同じ重大度になる可能性があります。その場合、出席ポリシーには次のように記載できます。

• 「遅刻：従業員は予定されたシフト開始から少なくとも5分後に現れます。」

• シフト開始時刻から30分以内に従業員が現れた場合、遅刻は「ノーショー」としてカウントされます。
• 3回の遅刻の後、従業員は懲戒処分の対象となります。

• 「予定外の欠勤：マネージャーは、緊急またはその他の予期しない原因により、従業員がシフトを欠席することをX時間前に従業員から通知されます。」

• 従業員は上司に通知し、シフトの記入を見つける責任があります。従業員が記入を見つけることができない場合、欠勤は「ノーショー」としてカウントされます。
• 予定外の欠席が3回行われた後、従業員は懲戒処分の対象となります。

従業員の承認を得る

出席ポリシーの最初のドラフトをまとめたら、次のステップに戻ります。 ＃1：それを従業員と共有し、彼らの賛同を得ます。チームの規模によっては、リーダーシップを発揮するだけにすることも、すべての従業員に意見を追加する機会を与えることもできます。簡単な腸のチェックでもかまいません—マネージャーにとって場違いに聞こえるものはありますか？特定のカテゴリが非現実的だと感じる人はいますか？客観的だと思いますか？

出席ポリシーは、混乱を引き起こすのではなく、ビジネスを日々スムーズに運営し続けることを目的としています。変更には多少の抵抗があるかもしれませんが（特に正式なポリシーがまだ実施されていない場合）、適切な出席はチームの努力のように感じられ、全員がより良く働くのを助ける方法のように感じるはずです。従業員の反応がすぐに悪い場合、声をかけられたと感じた場合、または懲戒処分が積極的すぎると思われる場合は、フィードバックに耳を傾けてください。同様の対応に注意してください。複数の従業員が特定の分野でより柔軟にすべきだと考えている場合は、妥協点に到達して一緒に設計図に戻ることができるかどうかを確認してください。

さらに重要なのは、従業員のフィードバックを組み込むことです。あなたの出席方針に入ると、成功の可能性も高まります。何が彼らに仕事を超えて行く動機を与えるのかと尋ねられたとき、従業員は「友情と仲間の動機」を最初にランク付けしました。お金ではなく仲間が従業員のパフォーマンスと行動に影響を与える主な原因であることがわかりました。彼らだけでなく同僚を知ることマネージャーは、出席ポリシーの作成を支援することで、従業員を参加させ、お互いに説明責任を果たすのに大いに役立ちます。

他の人にあなたがどのように扱われたいかを扱います

最後にその日、公正な従業員の出席ポリシーは、あなたが自分の下で働くことに満足するものでなければなりません。難しい質問を避けないでください：あなたはどのくらいの頻度であなたが計画したよりも遅く仕事に現れるのですか？事前に電話して、ポリシーのタイムライン内に到着しないことを従業員に知らせますか？仕事から離れる緊急事態が1週間に何回発生しますか？いつでも1週間前にチームに外出する必要があることを通知できますか？一日のオフィスの？

あなたがあなたをまとめているときにr新入社員の出席ポリシーでは、最も重要な要素である共感を忘れないでください。ビジネスの出席ポリシーに準拠できない場合、従業員にも準拠することを期待するのは公平ではありません。また、従業員の不在や出席不足はイライラする可能性がありますが、緊急事態を予測することはできません。どんなにうまく計画しても、予期しないことが起こることがあります。目覚まし時計は鳴りません。交通量は通常より悪いです。ベビーシッターは病気で電話をかけます。鍵が見つかりません。職場で起こっているバグを見つけます。

理想的には、公正な従業員の出席ポリシーでは、理由の範囲内である程度の余裕があります。ポリシーを作成するときに、職場の文化やビジネスにとって意味のあることによって、さまざまな程度の深刻さを割り当てることができます。すべての欠席（およびすべての出席ポリシー）が等しいわけではありません。代わりに、公正なポリシーは、パフォーマンスを追跡するための基準を作成し、最も重要な職場の価値観の1つを強化します。お互いを尊重し、お互いの時間を尊重します。

物事を公平に保つためのもう1つの簡単な方法を探します。従業員？従業員のタイムレコーダーは、職場に正義感を植え付けながら、切り上げや人為的ミスを排除します。