効果的なアピールまたはリクエストレターの作成
レターの作成時期
多くの大学の方針では、レターの作成が義務付けられています。手紙は、特定のメッセージを送信するための最も効果的な方法である場合があります。誰かと話したり、メールを使用したり、フォームに記入したりすることがうまくいかなかったり、実用的でない場合は、手紙を試してみてください。
フォーマット
要素：
一般的なビジネスレターに含まれる要素は次のとおりです。
- 送信者の完全な郵送先住所
- 手紙が書かれた日付
- 手紙の宛先となる人の住所
- 件名
- あいさつ文
- 本文（メインメッセージ）
- 無料の締めくくり
- 署名欄（必ず手紙に署名してください）
- 同封して表記をコピー
モデルレター：
以下のモデルは、リストのすべての要素を使用しています。上記のレイアウトは、電話番号と電子メールアドレスを含めるかどうかの決定と同様に、個人的な選択の問題です。
注：モデルレターのテキストは非常に簡潔です。ほとんどの控訴および要求書には、1〜2ページが必要です。
- Samuel Student
123 ABC Street
San Diego、CA 92120（619）555-1234
- 2月20日、2018
- Dr。 Jane Skool、教授
_____________
サンディエゴ州立大学
カリフォルニア州サンディエゴ92182+メールコード - 件名：試験のリクエスト
- 親愛なるSkool博士：
- コース101で特別試験をリクエストするために書いています。定期試験の日付である3月12日に、私は法廷に出頭しなければなりません。証人。裁判所の召喚状の写しを同封しました。
- お時間を割いて私のリクエストを検討していただきありがとうございます。ご不明な点がございましたら、メールまたは電話でご連絡ください。
- 敬具、
サムスチューデント - サミュエルスチューデント
レッドID * - 同封
Cc：John O. Smith
内容とトーン
手紙の外観は重要ですが、内容とトーンによって、手紙が実際に機能するかどうかが決まります。関連するポリシーを確認し、上訴または要求を検討するために意思決定者が知っておく必要があることに特に注意を払ってください。それはあなたの手紙に含まれるべき情報です。
冒頭陳述
最初の1、2文は、手紙の目的を明確に述べている必要があります。
私は現在の懲戒処分に異議を申し立てるために書いています。また、フロアクロールに関与したことで通知を受けたことをお詫びします。私にとって無害に思えたのは、実際には私の健康と他の人の健康への危険であったことを私は理解しています。その夜の行動を心から後悔しています…
2018-2019のコースの過負荷をリクエストするために書いています…
事実に基づいてください
事実の詳細を含めますが、状況を劇的に表現することは避けてください。
10月下旬に扁桃炎と診断されました。私は一週間以上病気で、中間試験のほとんどを逃しました。
注10月下旬、数日間本当に気分が悪くなった後、ようやく学生医療サービスに引きずり込まれました…
具体的に
控訴または要求が特定の事実に依存する場合意思決定者は、具体的に確認したいと思うでしょう。
1月19日に祖父の葬式のためにバンクーバーに飛行機で行き、1月26日に戻ったため、1月23日のテストに失敗しました。航空券を同封し、それが役立つ場合はさらに裏付けを提供できます。
町の外で葬式に出席する必要がなかったため、1月23日のテストに参加できませんでした。
ドキュメント
ポリシーで必要なドキュメントや主張を立証するために必要なドキュメントを含めてください。ドキュメントがサードパーティから送信されている場合は、詳細を記載してください。
博士さて、私の父の医師は、この問題についてあなたに手紙を書くことに同意しました…
要点に固執する
メインメッセージと本質的に関係のない情報や要求であなたの手紙を乱雑にしないでください。
読者を操作しようとしないでください
脅迫、口論、物乞い、懇願、お世辞、贅沢な約束は操作的であり、通常は効果のない方法です。
来年、住居に戻る機会があれば、一生懸命働き、金持ちになり、大学に100万ドルを寄付することを約束します…
話し方感情について
何かが私たちにとって重要である場合、そのケースを誇張したくなるでしょう。感情がメッセージの正当な部分である場合、感情を所有し、それを事実として述べます。
自分の成績を見たとき、とてもがっかりしました。
簡潔にする
長い手紙よりも短い手紙を書くほうが大変です。忙しい意思決定者は、余分な努力に感謝しています。
エラーを回避する
文字を入力すると、印象が良くなります。スペルや文法の間違いがない。スラングなし;適切なサイズの封筒に入れます。しかし、完全にエラーのない手紙を提出するよりも、期限を守り、目的を明確に述べることがはるかに重要です。
コピーを保管する
問題が解決するまで、送受信されたすべての手紙のコピー、および関連する文書とフォームを保管してください。
*オンブズマンのフランシスバウアーにあるウェスタンオンタリオ大学オンブズオフィスから採用