クォーラムという単語のラテン語の意味は、誰を意味する単語に由来します。営利団体および非営利団体は、取締役会を形成する際に多くのメリットを享受します。組織が取締役会を形成する主な理由は、個々の取締役の才能をプールして、組織の現在および将来の方向性について全体として最善の決定を下すためです。つまり、意思決定者の「誰」を構成する人口統計は、すべての組織にとって非常に重要です。定足数プロトコルに従わないと、少数のメンバーが強力になりすぎて、意思決定が全体の利益に役立たない可能性があるというリスクが生じます。 。
Roberts Rulesは、定足数を確立できない場合のプロトコル、定足数に関する規則の変更、および重要な投票が行われる会議の通知の関連性に関する定足数のガイドラインを設定します。
定足数の定義
ロバートの規則によると、定足数の定義は、グループの名前でビジネスを行うために適切に呼び出された会議に出席しなければならない投票メンバーの最小数です。 。定足数は、天候が例外的に悪くない場合は、すべての会議に出席するために信頼できる数で構成する必要があります。
定義は少し曖昧に聞こえます。そうです！ロバートのルールは意図的にその定義を開発しました議会の手続きを使用する組織の多様性に対応するため。
定足数または比率の確立
ほとんどの場合、定足数の規則は細則に記載されています。明確な定義がない場合、単純な過半数がクォーラムを構成します。
クォーラム商を初めて決定する場合でも、クォーラムに関する細則を再定義する場合でも、いくつかのことを取り入れることができます。検討事項。
- 定例の取締役会の出席者である可能性が最も高いのは誰ですか？
- バランスの取れたバランスの取れた決定を達成するために最も理にかなっていることは何ですか？
これらの主要な質問を念頭に置いて、クォーラムはメンバーシップのパーセンテージまたは固定数として設定できます。では、クォーラムは何パーセントですか？その比率または数を設定するときは、カウントは出席している投票メンバーの数から取得されることに注意してください。何でこれが大切ですか？細則では、会員は郵送または委任状で投票できると定められているとしましょう。投票が行われる会議では、定足数を満たすのに十分な数のメンバーが会議に出席していません。定足数を満たすのに十分な票があったとしても、十分なメンバーがいないため、公式の業務を行うことはできません。
定足数の不在
取締役会は、年間を通じてすべての会議に完全に出席しています。これに照らして、ロバート議事規則は定足数がない場合にビジネスを行うための規則を指定しました。全体として、クォーラムが存在しない状態で取引されたビジネスは無効ですが、いくつかの例外があります。
- 定足数を確立するための措置を講じる
- 延期する時間を修正する
- 延期する
- 休会する
クォーラムが存在しない場合に実行できない非常に明白なことがいくつかあります。現在のメンバーは、全会一致で同意したり、別の会議について通知したりすることはできません。いずれの場合も、過半数の合理的な投票を確保するのに十分なメンバーがいないでしょう。
会議の開始時に定足数が存在し、メンバーが会議中に退会して定足数が失われた場合、議長は、投票する前に定足数の喪失を述べる必要があります。他のメンバーも定足数の喪失について命令を出すことができますが、それは他のメンバーが話していない場合に限られます。
定足数の商または比率の変更
理事会のメンバーは定められた定足数に関する細則の変更の時期であることを示す危険信号に注意してください。組織の進歩と前進は成長の前向きな兆候を示していますが、定款の定足数の商のセクションを再検討することを示すこともできます。クォーラムプロトコルをレビューする良い機会は、それ以前にレビューのきっかけにならない限り、年次戦略計画会議です。レビューをトリガーするいくつかの危険信号は次のとおりです。
- 少数のメンバーが強力になりすぎたとき
- 組織のニーズが変化したとき
- いつ組織は成長期を迎えます
理事会は、定足数の規則をどのように修正するかについて注意を払う必要があります。適切な方法は、特定の単語またはルール全体を削除し、新しい単語または新しいルールを挿入して、1つの質問として投票することです。最初にルールを適用してクォーラムを修正する場合のリスクは、クォーラムがすぐにすべてのメンバーの過半数になることです。多くの組織にとって、クォーラムに新しいルールを採用させるためのほぼ不可能なフォーラムを設定します。
議長の役割
議長は、行われたすべての投票が公式であることを保証するという点で重要な位置を占めています。会議を時間どおりに開始することは重要ですが、定足数が指定された時間に存在しない場合、議長は数分待って、定足数を満たすのに十分なメンバーが到着するかどうかを確認する必要があります。メンバーは、定足数を満たすことができるかどうかを確認するために他のメンバーに連絡する機会を利用できます。定足数が存在する見込みがない場合、議長は定足数がなく、公式の業務が行われないことを発表する必要があります。
議長が定足数の存在なしに会議を開始し、メンバーが話している場合問題については、定足数が存在しないことを示す目的でそのメンバーが中断されることはありません。議長は、討論を継続し、メンバーが発言していないときに定足数がないことについてメンバーが発表できるようにする必要があります。
定足数を設定できないことが明らかになった場合、議長は移動する可能性があります。会議を延期し、別の日付に再スケジュールします。これはまた、投票メンバーが次の会議に出席することを奨励するための議長からの返答を示すかもしれません。会議の中止は、役員の選出など、その年の重要な業務を処理する必要がある年次総会で議長がとるのに特に適切なステップです。
定足数が存在しない場合は、幹事は、議事録に何人の会員が出席したか、定足数が達成されなかったこと、および再スケジュールされた会議の日時を反映する必要があります。議事録には、拘束力のない議論が行われたという声明を含めることもできます。
定足数プロトコルに従うことで、組織のバランスと民主性を維持できます。理事会の議長は定足数の存在を確立し発表する主な責任を負いますが、すべての理事会メンバーは、チェックとバランスのシステムとして、適切な議会手続きを順守する責任を議長に負わせる必要があります。