フォームW-3は、のすべての部分の合計が記載された送付状です。フォームW-2。 W-3は、W-2と一緒に毎年社会保障局に送られ、すべてのW-2フォームの総収入が表示されます。フォームの正式なタイトルは「賃金と税の明細書の送付」です。
W-3フォームは、W-2フォームの紙のコピーを社会保障局に送信する場合にのみ使用されます。従業員のW-2フォームを社会保障局にオンラインで提出する場合は、W-3送付フォームを提出する必要はありません。
W-2フォームとW-3フォーム
W-2フォームは、2つの異なる場所に送信される年収および税のフォームです。
- 各従業員に渡され、その年に支払われた総賃金と税金が表示されるため、所得税の申告に使用できます。
- 社会保障局に提出されます（ IRSではありません！）従業員に提供された情報を確認します。
すべての従業員の情報を使用して、すべての従業員の賃金を合計する必要がありますW- W-3フォームに記入するための2つのフォーム。
W-3フォームを提出する必要がある場合
W-2フォームを従業員に提出する期限W-2フォームとW-3フォームを社会保障局に送信するのは同じ日付です。課税年度の翌年の1月31日です。
なぜなら従業員にW-2フォームを提出する日付と、社会保障局にW-2フォームとW-3フォームを提出する日付が同じである場合は、1月の初めに従業員にW-2フォームを提出して、時間を増やすことをお勧めします。エラーを見つけるために。
W-2およびW-3フォームを時間どおりに提出できないと思われる場合は、フォーム8809-ファイル情報の返品までの期間延長の申請書を提出して、30日間の延長を1回要求します。フォームの期日までに申請書を提出する必要があります。延長は自動ではなく、IRSは「異常な状況または大惨事」に対してのみ延長を許可します。
W-3フォームを入手できる場所
フォームは特別な赤インクで印刷されているため、W-3フォームをコピーしたり、インターネットから印刷したりすることはできません。必要なタイプのW-3フォームは、W-2フォームを購入するのと同じ場所から購入する必要があります。または、給与処理業者または税務申告者に記入してもらうこともできます。情報の返品については、オンライン注文ページにアクセスして、IRSから注文できます。これらのフォームは、事業税ソフトウェアプログラムでも見つけることができる場合があります。
フォームW-3の記入—ボックスAからH
フォームでの作業を開始する前に、正しい年のバージョンがあることを確認してください。フォームを作成する年ではなく、課税年度のバージョンが必要です。たとえば、2020を使用します。 2021年にフォームで作業している場合でも、2020年の税金を報告するためのバージョン。
雇用主に関する情報はボックスAからHに入力されます
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ボックスa。独自のビジネス目的で使用できるオプションの管理番号。
ボックスb。支払人の種類。ほとんどの企業「支払人の種類」の「941」というラベルの付いたボックスをオンにします。941フォームは、ほとんどの雇用主が記入する四半期ごとの賃金と税のレポートフォームです。その他のオプションには、家庭の雇用主などが含まれます。
雇用主の種類。ほとんどの営利企業は、「雇用主の種類」の「該当なし」ボックスをチェックします。他のボックスはe非営利団体および連邦政府の雇用者向け。
ボックスcフォームW-2の総数。提出するW-2フォームの数を合計します。
ボックスd設立番号は、雇用主が場所、子会社、または部門のいずれかによって事業のさまざまな領域を識別するのに役立ちます。たとえば、従業員が勤務する州ごとにW-2フォームを分離したい場合があります。
W-2フォームとW-3フォームを分離する必要があります。このセクションで施設番号を特定した場合、またはすべての施設を組み合わせて、すべてのW-2フォームを1つのW-3フォームと一緒に送信する場合は、各施設。
フォーム941およびフォーム944を含む他の雇用税レポートの金額は、フォームW-3で報告された金額と一致する必要があります。金額が異なる場合は、IRSまたはSSAから連絡を受ける場合があります。
ボックス1から19—賃金および税務情報
2番目のセクション（ボックス1から19）の項目は、W-2とW-3の両方で同じです。 W-3フォームでは、すべての従業員のすべてのボックスの合計を入力する必要があります。
フォームW-2およびW-3ドキュメントの一般的な手順には、ボックスのリファレンスガイドが含まれています。 12コードとボックス13退職計画チェックボックス決定チャート。
フォームの最後の部分では、メールアドレスなどの連絡先情報を入力する必要があります。
このIRS出版物のW-3フォームに記入するための詳細な手順を参照してください：フォームW-2およびW-3のIRS一般的な手順。
フォームW-3を提出する時期と方法
フォームW-3フォームは、各従業員のW-2フォームのコピーAと一緒にSSAに送信する必要があります。
紙のフォームW-2およびW-3の提出先住所は次のとおりです。
社会保障局
Direct Operations Center
Wilkes-Barre、PA18769-0001。
W-3の各アイテムの合計は、すべての従業員W-2のこれらすべてのアイテムの合計と等しくなければなりません。フォーム。 W-2とW-3には、すべての従業員の州の総賃金と源泉徴収も含まれています。
W-2フォームをオンラインで提出する場合
SSA W-2フォームを電子ファイル化することをお勧めします。オンラインで提出する場合は、W-3フォームを含める必要がないことを忘れないでください。 SSAのBusinessServices Online（BSO）Webサイトを使用できます。BSOはW-2フォームに基づいてフォームW-3を自動的に生成します。
ファイルする必要がありますW-2フォームの数が多い場合はオンライン。
- 2019年を含む数年間、250以上のW-2フォームがある場合は電子的に提出する必要があります。 。
SSAには、ビジネスサービスオンラインセクションを介した電子ファイリングの2つのオプションがあります。
- W-2オンライン：記入済みのW-3フォームを使用して、一度に最大50のW-2フォームを送信できます。
- ファイルのアップロード：ファイルをフォーマットする特定の給与税ソフトウェアを使用できます。フォームW-2を電子的に提出するためのSSA仕様（EFW2）に準拠。
間違いを犯した場合
計算の結果としてのW-3、または1つ以上のW-2が正しくない場合は、社会保障局にW-2cおよびW-3cフォームを提出する必要があります。