従業員を書くことは、誰もが楽しみにしていることでも、誰かの最初の選択でもありません。多くの場合、書面による警告は、早期の懲戒手続きが行ったり来たりしたこと、および従業員が解雇の道を進んでいることを示しています。この時点までに、改善をほとんどまたはまったく行わずに、変更を支援するために多くの時間と労力を費やしている可能性があります。
「公式に」エスカレーションすることは恐ろしいと感じるかもしれませんが、それはチャンスでもあります。A書面による警告は紙の証跡を作成し、物事を軌道に戻すための正式な構造を従業員に提供します。次の8つの簡単な手順に従って、正しく理解できるようにしてください。
怒っているときはそれを行わないでください。
「しない」から始めるのは奇妙かもしれませんが、このステップははるかに重要です。すでに状況に腹を立てている、またはストレスを感じている場合は、従業員の記事に取り組まないでください。物事を客観的に文書化できる必要があり（これについては次に説明します）、感情的に関与している場合は難しい場合があります。
すでに口頭での懲戒手続きを経ており、多分、複数の方法で、何度かフィードバックが与えられます。あなたは従業員に彼らがどれほどひどく失敗したかを知らせる準備ができているかもしれません。魅力的ですが、しないでください。
従業員の懲戒処分の状況では冷静さを保つことが重要ですが、文書化された文書に関してはさらに重要です。正式な従業員の記録は従業員の記録に記録されますが、他の誰にも見られないと想定してはなりません。不法解雇訴訟の場合は、従業員の業績に関する文書を共有する必要があり、個人的なものではなくビジネスを維持したいものです。
正式な従業員の報告もフォームです。進歩的な規律は、従業員の行動を具体的な方法で修正することを目的としており、従業員に対する書面による訴訟ではありません。それが彼らにとって役立つ情報ではない場合、または単にあなたが蒸気を放っているだけの場合は、含めるのは適切ではありません。従業員が何か間違ったことをして、それを書き留める場合は、1日かけてスペースを確保し、頭を悩ませてください。
問題を文書化する
次に、します。文書化は、従業員の業績（良いか悪いか）を評価するために重要であり、マネージャーはあらゆる種類の従業員のやりとりを快適に文書化する必要があります。しっかりとした文書を用意しておくと、次の方法で保護できます。
- 従業員の訴訟の場合、随意の州であっても、紙の証跡を提供する。
- すべての従業員の背後にある決定をサポートする一部の従業員が昇進し、他の従業員が解雇される理由、昇給を受ける人とその理由など、あなたがとる行動。
- 従業員の行動と進歩的な懲戒処分の具体的なタイムラインを提供します。
準備ができたら（そして落ち着いて）、パフォーマンスの問題を説明するドキュメントで従業員の記事を書き始めます。
- 従業員に記事を送り、提供します。この時点までの彼らの行動の記録。
- 時間と日付を含む特定の例を使用します。
- 何よりも、事実に固執します。客観性を保ち、何がいつ起こったかについてのみ話します。
従業員の記事では、自分のスピンを追加したり、従業員に自分が充実していると感じさせたりしないようにします。個人的な復讐。 「トムは先延ばしで怠け者です」と言わないでください。説明：「トムはシフトに3回遅れて現れました」と、正確な出勤時刻とともに、どのシフトがあったかを含めます。
会社のポリシーを使用してバックアップします
彼らが解雇された理由は彼らのマネージャーが単に彼らを好きではなかったからだと誰かが言うのを聞いたことがありますか？従業員は、業績評価が悪いために偏見があると言ったり、独自の結論を導き出したりする場合がありますが、マネージャーの目標は、完全に正反対のものとして出くわすことです。
従業員が恣意的な基準に耐えられないわけではありません。 。それは、彼らが雇用されたときに合意した会社の方針を支持していないということです。したがって、従業員の業績の何が悪いのかを説明した後、次のステップは、あなたの理由を説明し、彼らの行動を会社の方針と彼らの役割に対する期待に結び付けることです。一般的なシナリオは次のとおりです。
- 従業員は常に仕事に遅れています。懲戒処分が行われる前に、従業員は2回だけ遅刻できることを義務付けている出席ポリシーを参照してください。
- ドレスコード違反：従業員は常に期待される制服を着ている必要があるという会社のポリシーを含めます。
- 従業員は勤務時間中もソーシャルメディアを使用し続けます：携帯電話の使用規則を引用してください。従業員は、24時間体制でソーシャルメディアや個人用デバイスを使用してはなりません。
進歩的な規律に関しては、文書化された行動が上がらない理由を説明するための記事です。標準に、そして従業員がどのように改善することが期待されるか。従業員が雇用時に従業員ハンドブックまたは出席ポリシーに署名した場合は、それも含めるのがよいでしょう。
関連する証人陳述書を含める
パフォーマンスの問題が懸念される場合別のチームメンバーによって育てられた、複数の従業員が関与した、またはあなたの従業員があなたの間で別のスーパーバイザーまたはシフトマネージャーと緊密に協力している場合は、彼らの声明をあなたの記事に含めてください。これらの記述のいずれかが、法的請求の場合に後で関連する可能性があることに注意してください。したがって、証人陳述書は、優れた文書と同じガイドラインに従うことが重要です。
- すべての証人陳述書は、主観的な意見ではなく、事実に基づく観察である必要があります。
- 証人陳述書は、従業員の報告につながる継続的な行動の信頼できる事例。
- 証人陳述書には、途中で行動を修正するための他の監督者によるあらゆる努力または懲戒処分を含める必要があります。
改善への期待を設定する
従業員のパフォーマンスを改善する必要がある場所とその理由を詳しく説明したら、次に、従業員がそれを修正することを期待する方法のガイドラインを設定します。従業員が間違ったことを単純に説明することは役に立ちません。実際、ハーバードビジネスレビューは、賞賛よりも上司からの修正フィードバックを受け取る方が多く、72％の従業員が、修正フィードバックを受け取った場合にパフォーマンスが向上すると考えていると報告しています。
修正フィードバックは正直です、 （人ではなく）問題に焦点を当て、改善のためのステップを含みます。ですから、彼らが彼らの記事を受け取ったら次に来るもののためにあなたの従業員を準備してください。必要な是正措置と、それらが改善した場合、または事態が悪化した場合の結果を含めます。従業員が改善せず、記事の作成後の次のステップが解雇である場合は、その内容を正確に把握できるように明確にします。
ニュースを直接配信します（そして証明します）。領収書）
懲戒処分が完了したら、従業員との会議をスケジュールし、直接一緒に説明します。証人を連れて、会議が行われたこと、および従業員が職務遂行能力に関する懸念に気づいたことを確認します。次に、会話を開始します。
- 懸念事項を共有し、パフォーマンスの低下の各例を従業員に説明します。従業員が証拠を求めたり、特定の問題が発生した、または発生しなかったと主張したりする場合は、ドキュメントを使用してください。
- 会社のポリシーに戻ります。すべての従業員は、雇用されたときにポリシーを読み、同意しました。
- 次に何が起こり、記事に応じてどのような手順を踏むと予想されるかを説明します。
- 最後に、従業員に、受け取ったことを確認する書面に署名して読んでもらいます。
従業員はニュースをうまく受け取れない可能性があります。彼らは、書面への署名を拒否するかもしれません。それが事実かもしれないと心配している場合、人事管理協会は、従業員が自分のコメントと署名された応答を追加するための書き込みにスペースを残すか、従業員が署名付きの書面による反論を提出できるようにすることを提案します。その後、懲戒処分に添付することができます。
記録用にコピーを保管してください
従業員が書類に署名したら、コピーを渡して自分用に保管してください。記録。それを従業員ファイルに追加して、彼らが報告書を受け取ったことの記録と証拠を入手します。
何らかの不法な解雇または差別訴訟が発生した場合は、必要なバックアップがあります。ドキュメントには、プロセスが正しく処理され、従業員にすべてのステップで通知されたことが示されます。
フォローアップ
従業員を作成した後、懲戒プロセスは終了しません。 。最後に、懲戒通知で概説したスケジュールに基づいてフォローアップしてください。従業員のパフォーマンスが向上するかどうか、および彼らが記事で予想される変更を保持しているかどうかを確認します。そうでない場合は、次に来る手順をすでに説明しています。
従業員が改善した場合は、評価日を過ぎても試用期間を継続することを検討してください。信頼を取り戻すには時間がかかり、一夜にしてその月の従業員になることはありません。物事が懲戒通知の段階に達するまでには時間がかかり、元に戻すには時間がかかります。
従業員の報告は、懲戒問題に対する魔法の答えではありません。従業員に行動を変えるために必要なモーニングコールを与えるには、正式な通知が必要な場合があります。彼らが改善した場合は、彼らにもっと責任を与え、彼らが挑戦し続けるかどうかを確認してください。