Leçon 26: Suivi des modifications et des commentaires
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Introduction
Supposons que quelquun vous demande de relire ou de collaborer sur un document. Si vous en aviez une copie imprimée, vous pourriez utilisez un stylo rouge pour biffer les phrases, marquer les fautes dorthographe et ajouter des commentaires dans les marges. Word vous permet de faire toutes ces choses par voie électronique à laide des fonctionnalités de suivi des modifications et des commentaires.
Facultatif: téléchargez notre document pratique .
Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur le suivi des modifications et lajout de commentaires.
Comprendre le suivi des modifications
Quand vous activez le suivi des modifications, chaque modification que vous apportez au document apparaîtra sous forme de balisage coloré. Si vous supprimez du texte, il ne disparaîtra pas; à la place, le texte sera barré. Si vous ajoutez du texte, il sera souligné. Cela vous permet de voir les modifications avant de rendre les modifications permanentes.
Sil y a plusieurs réviseurs, chaque personne se verra attribuer un couleur de balisage différente.
Pour activer le suivi des modifications:
- Dans longlet Révision, cliquez sur la commande Suivi des modifications.
- Le suivi des modifications sera activé. À partir de ce moment, toutes les modifications que vous apportez au document apparaîtront sous forme dannotations colorées.
Votre suivi les modifications peuvent sembler différentes de celles vues ci-dessus, selon les paramètres de balisage de votre ordinateur.
Examen des modifications
Les modifications suivies ne sont en réalité que des suggestions de modifications. Pour devenir permanentes, elles doivent être acceptées. En revanche, lauteur dorigine peut ne pas être daccord avec certaines des modifications suivies et choisir de les rejeter.
Pour accepter ou refuser les modifications:
- Sélectionnez la modification que vous souhaitez accepter ou rejeter.
- Dans longlet Révision, cliquez sur la commande Accepter ou Rejeter.
- Le balisage disparaîtra et Word passera automatiquement à la modification suivante. Vous pouvez continuer daccepter ou de refuser chaque modification jusquà ce que vous ayez vérifié tous.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Tr Ack Changes commande pour désactiver le suivi des modifications.
Pour accepter toutes les modifications en même temps, cliquez sur le bouton Accepter -flèche vers le bas, puis sélectionnez Accepter tout. Si vous ne souhaitez plus suivre vos modifications, vous pouvez sélectionner Accepter tout et Arrêter le suivi.
Options daffichage du suivi des modifications
Si vous avez un grand nombre de modifications suivies, elles peuvent devenir gênantes si vous essayez de lire un document. Heureusement, Word propose plusieurs façons de personnaliser l’apparition des modifications suivies:
- Balisage simple: ceci montre la version finale sans annotations en ligne. Des marqueurs rouges apparaîtront dans la marge de gauche pour indiquer où une modification a été apportée.
- Toutes les annotations: ceci montre la version finale avec des annotations en ligne balisages.
- Pas de balisage: ceci affiche la version finale et masque tous les annotations.
- Original: affiche la version originale et masque tous les annotations.
Pour masquer le suivi des modifications:
- Dans longlet Révision, cliquez sur la commande Afficher pour révision à droite de la commande Suivi des modifications.
- Sélectionnez loption souhaitée dans le menu déroulant menu. Dans notre exemple, nous « allons sélectionner Pas de balisage pour prévisualiser la version finale du document avant daccepter les modifications.
Vous pouvez également cliquer sur le marqueur dans la marge de gauche pour basculer entre le balisage simple et le balisage complet.
Noubliez pas que masquer le suivi des modifications nest pas la même chose que consulter les modifications. Vous devrez toujours accepter ou refuser les modifications avant denvoyer la version finale de votre document.
Pour afficher les révisions dans des bulles:
La plupart des révisions apparaissent en ligne, ce qui signifie que le texte lui-même est marqué. Vous pouvez également choisir dafficher les révisions dans des bulles, ce qui déplace la plupart des révisions vers la marge de droite. La suppression des annotations en ligne peut faciliter la lecture du document, et les bulles offrent également plus de détails informations sur certains annotations.
- Dans longlet Révision, cliquez sur Afficher les annotations > Bulles > Afficher les révisions dans les bulles.
- La plupart des révisions apparaîtront dans la marge de droite, même si tout texte ajouté apparaîtra toujours en ligne.
Pour revenir aux annotations en ligne, vous pouvez sélectionner Afficher toutes les révisions en ligne ou Afficher uniquement les commentaires et la mise en forme dans les bulles.
Parfois, vous pouvez souhaitez ajouter un commentaire pour fournir des commentaires au lieu de modifier un document.Bien quil soit souvent utilisé en combinaison avec le suivi des modifications, vous navez pas nécessairement besoin dactiver le suivi des modifications pour ajouter des commentaires.
Pour ajouter des commentaires:
- Mettez en surbrillance du texte ou placez le point dinsertion à lendroit où vous souhaitez que le commentaire apparaisse.
- Dans longlet Révision, cliquez sur le bouton Nouveau Commande de commentaire.
- Saisissez votre commentaire. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez fermer la zone de commentaire en appuyant sur la touche Echap ou en cliquant nimporte où en dehors de la zone de commentaire.
Pour supprimer des commentaires:
- Sélectionnez le commentaire que vous souhaitez supprimer.
- Dans longlet Révision, cliquez sur la commande Supprimer.
- Le commentaire sera supprimé.
Pour supprimer tous les commentaires, cliquez sur la flèche de la liste déroulante Supprimer et sélectionnez Supprimer tous les commentaires du document.
Comparaison de documents
Si vous modifiez un document sans suivre les modifications, il est toujours possible dutiliser des fonctionnalités de révision telles que Accepter et Rejeter. Vous pouvez le faire en comparant deux versions du document. Tout ce dont vous avez besoin est le document original et le document révisé (les documents doivent également avoir des noms de fichiers différents).
Pour comparer deux documents:
- Dans longlet Révision, cliquez sur la commande Comparer, puis sélectionnez Comparer dans le menu déroulant.
- Une boîte de dialogue apparaîtra. Choisissez votre document dorigine en cliquant sur la flèche déroulante et en sélectionnant le document dans la liste. Si le fichier ne figure pas dans la liste, cliquez sur le bouton Parcourir pour le localiser.
- Choisissez le document révisé, puis cliquez sur OK.
- Word comparera les deux fichiers pour déterminer ce qui a été modifié, puis créera un nouveau document. Les modifications apparaîtront sous forme dannotations colorées, tout comme Suivi des modifications. Vous pouvez ensuite utiliser les commandes Accepter et Rejeter pour finaliser le document.
Challenge!
- Ouvrez notre document pratique.
- Activez le suivi des modifications et affichez toutes les annotations.
- Dans le groupe Suivi, choisissez Afficher les révisions dans les bulles.
- Dans le premier paragraphe, modifiez la deuxième phrase pour quelle se lise. Ce fut un plaisir de vous rencontrer et de visiter létablissement.
- Dans le deuxième paragraphe, changez le mot techniques en stratégies.
- Changez la police de la lettre en Cambria, 12 pt.
- Dans le troisième paragraphe, sélectionnez les mots Merci et insérez un commentaire qui dit Mettez ceci sur la même ligne que Quality Furnishings.
- À ce stade, votre lettre doit ressembler à quelque chose comme ceci (Remarque: la couleur du balisage peut varier):
- Cliquez sur la flèche déroulante Accepter et sélectionnez Accepter toutes les modifications et arrêter le suivi.
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