Université dÉtat de San Diego

Rédaction dune lettre dappel ou de demande efficace

Quand rédiger une lettre

De nombreuses politiques universitaires exigent la rédaction dune lettre . Une lettre est parfois le moyen le plus efficace denvoyer un message particulier. Lorsque vous parlez à quelquun, que vous utilisez un e-mail ou que vous remplissez un formulaire, cela na pas fonctionné ou nest pas pratique, essayez une lettre.

Format

Éléments:

Les éléments trouvés dans les lettres commerciales typiques sont:

1. ladresse postale complète de lexpéditeur
2. date à laquelle la lettre est écrite
3. adresse de la personne à qui la lettre est adressée
4. ligne dobjet
5. salutation
6. corps (le message principal)
7. fermeture gratuite
8. ligne de signature (assurez-vous de signer votre lettre)
9. pièce jointe et copiez les notations

Modèle de lettre:

Le modèle ci-dessous utilise tous les éléments de la liste. La mise en page ci-dessus est une question de choix personnel, tout comme la décision dinclure un numéro de téléphone et une adresse e-mail.

Remarque: le texte de la lettre type est exceptionnellement bref. La plupart des lettres dappel et de demande nécessitent une page ou deux.

1. Étudiant Samuel
   123 rue ABC
   San Diego, Californie 92120

   (619) 555-1234

2. 20 février , 2018
3. Dr. Jane Skool, Professeur au Collège de _____________
   San Diego State University
   San Diego, CA 92182 + code postal
4. Objet: Demande dexamen
5. Cher Dr Skool,
6. Je vous écris pour demander un examen spécial dans le cours 101. Le 12 mars, date de lexamen régulier, je dois comparaître devant le tribunal en tant que témoin. Jai joint une copie de la citation à comparaître.
7. Merci davoir pris le temps dexaminer ma demande. Veuillez me contacter par e-mail ou par téléphone si vous avez des questions.
8. Respectueusement,
   Sam Student
9. Samuel Student
   Red ID *
10. Encl.
    Cc: John O. Smith

Contenu et tonalité

Bien que lapparence dune lettre soit importante, le contenu et le ton détermineront si la lettre fait vraiment son travail. Passez en revue toute politique pertinente et accordez une attention particulière à ce que le décideur doit savoir pour examiner un appel ou une demande. Telles sont les informations qui devraient figurer dans votre lettre.

Déclaration liminaire
La ou les deux premières phrases doivent indiquer clairement le but de la lettre.

Je vous écris pour faire appel de mon statut disciplinaire actuel et pour mexcuser pour mon implication dans lexploration du sol qui a conduit à ma mise en demeure. Je me rends compte que ce qui me paraissait amusant inoffensif était en fait un danger pour ma santé et celle des autres. Je regrette sincèrement mes actions cette nuit-là…

Je vous écris pour demander une surcharge de cours pour 2018-2019…

Soyez factuel
Incluez des détails factuels mais évitez de dramatiser la situation.

Fin octobre, on ma diagnostiqué une amygdalite. Jai été malade pendant plus dune semaine et jai raté la plupart de mes examens de mi-parcours.

AVIS À la fin du mois doctobre, après mêtre senti vraiment malade pendant quelques jours, je me suis finalement traîné vers les services de santé pour étudiants…

Soyez précis
Si un appel ou une demande dépend de faits particuliers qui le décideur voudra vérifier, être précis.

Jai manqué un test le 23 janvier, car je me suis envolé pour Vancouver le 19 janvier pour les funérailles de mon grand-père et je suis revenu le 26 janvier. Je joins le reçu de la compagnie aérienne et je peux fournir une confirmation supplémentaire si cela peut être utile.

PAS Jai dû assister à des funérailles en dehors de la ville, jai donc raté le test le 23 janvier.

Documentation
Incluez toute documentation requise par la politique ou nécessaire pour justifier vos réclamations. Si la documentation est envoyée par un tiers, indiquez-le avec les détails.

Dr. Eh bien, le médecin de mon père a accepté de vous écrire à ce sujet…

Tenez-vous en au point
Nencombrez pas votre lettre dinformations ou de demandes qui nont aucun lien essentiel avec le message principal.

Nessayez pas de manipuler le lecteur
Menacer, cajoler, supplier, plaider, flatter et faire des promesses extravagantes sont des méthodes manipulatrices et généralement inefficaces.

Si vous me donnez la chance de revenir à la résidence lannée prochaine, je vous promets de travailler très dur, de devenir riche et de faire un don dun million de dollars à luniversité…

Comment parler À propos des sentiments
Il est tentant dexagérer le cas lorsque quelque chose est important pour nous. Lorsque les sentiments sont une partie légitime dun message, soyez propriétaire de ce sentiment et énoncez-le comme un fait.

Quand jai vu ma note, jai été très déçu.

Soyez bref
Cest plus de travail décrire une bonne lettre courte quune longue. Les décideurs occupés apprécient leffort supplémentaire.

Évitez les erreurs
Une lettre fera une meilleure impression si elle est tapée; sans fautes dorthographe et de grammaire; sans argot; et placé dans lenveloppe de bonne taille.MAIS il est bien plus important de respecter les délais et dindiquer clairement le but que de soumettre une lettre totalement exempte derreurs.

Conserver des copies
Jusquà ce quune question soit réglée, conservez des copies de toutes les lettres envoyées ou reçues, ainsi que des documents et formulaires pertinents.

* Adapté du Bureau de lombudsman de lUniversité de Western Ontario, Frances Bauer, Ombudsperson