Nous voulions voir de première main comment les demandes de retraite sont traitées et savoir si les histoires que nous avions entendues étaient vraies. Par exemple, on nous avait parlé dun mystérieux système de messagerie dans lequel un camion rouge rempli de dossiers de retraite allait régulièrement de Boyers à Breezewood, en Pennsylvanie. Là, il a été accueilli par un autre camion rouge qui a transporté les fichiers jusquà Washington. Il sest avéré quil existe effectivement un système de messagerie pour transporter les fichiers qui fonctionne plusieurs fois par semaine, mais il repose apparemment sur des camions standard, pas sur des véhicules rouges spéciaux.
Nous avons également appris que lespace de bureau nétait plus naturellement frais à 60 degrés, mais quil avait été mis à niveau avec des équipements HVAC modernes pour le maintenir à une température confortable pour les employés. Nous pourrions laisser nos pulls dans la voiture.
Malgré le fait quaucun secret caché na été révélé lors de notre tournée, nous avons été fascinés den savoir plus sur ce qui se passe dans cet espace caverneux.
Nous avons appris que cest un endroit où les employés fédéraux vont travailler tous les jours dans un espace de bureau avec des murs robustes de calcaire sablé qui ont été peints en argent brillant. Les étages sont bordés de 22 000 classeurs, empilés par 10 et organisés en rangées, contenant 400 millions de dossiers de retraite civils. Mis bout à bout, ces classeurs sétendent sur 26 miles. Empilés les uns sur les autres, ils sélèveraient quatre fois plus haut que le mont Everest.
Lhistoire du centre de traitement remonte à 1902, lorsque US Steel découvrit cet entrepôt de calcaire à environ une heure au nord de Pittsburgh et a commencé à lexploiter pour lutiliser dans la production dacier. En 1950, les opérations minières ont cessé et lentreprise a commencé à utiliser les cavernes quelle avait créées pour protéger les registres de lentreprise. En 1954, un espace était loué aux entreprises et au gouvernement américain pour le stockage des documents. En 1960, les opérations fédérales de retraite ont déménagé du Pension Building (maintenant le National Building Museum) à Washington à Boyers. Aujourdhui, lespace appartient à Iron Mountain, une société de gestion de données et de documents.
En 1960, linstallation disposait de 30 000 pieds carrés despace de stockage dédié avec 42 employés travaillant principalement dans des emplois liés au stockage de fichiers. Aujourdhui, il y a 221 000 pieds carrés despace avec plus de 500 employés, maintenant principalement concentrés sur le travail opérationnel impliqué dans le traitement de la retraite. Il y a 150 employés supplémentaires qui travaillent dans la ville voisine dEast Butler au centre dappels OPM. 300 autres employés travaillent pour les services de retraite au siège social dOPM à Washington.
La charge de travail au centre des opérations de retraite est stupéfiante. Voici quelques statistiques sur ses activités de traitement au cours de lexercice 2018:
- 114 151 demandes de retraite
- 93 969 demandes de survivants
- 1 682 983 appels téléphoniques
- 251 150 e-mails
- 84 000 changements de désignation de bénéficiaire
- 185 000 pièces de correspondance écrite
- 4 036 540 Activités en ligne des services de retraite
Les retraités peuvent utiliser les services en ligne pour mettre à jour leurs adresses postales, changer leurs désignations de retenue dimpôt fédéral et dÉtat, demander un livret de rente en double ou imprimer leur carte didentité des services de retraite. Plus les retraités et leurs familles se tournent vers les services en ligne pour leurs besoins de base, plus léquipe de Boyers peut répondre rapidement à des questions plus complexes.
Lors de notre tournée, nous avons appris de nombreux changements récents visant à améliorer lefficacité du processus fastidieux de règlement des demandes de retraite et réponse à diverses autres demandes liées aux prestations de retraite. Des séances de formation étaient en cours dans de nombreux domaines que nous avons visités et les dossiers de retraite étaient tenus de manière ordonnée et sécurisée.
Nous sommes rentrés de notre voyage avec un optimisme renouvelé quant au fait que les prestations de retraite des employés fédéraux sont entre de bonnes mains. La semaine prochaine, je partagerai ce que nous avons appris sur le processus étape par étape du traitement des demandes de règlement pour vous aider à comprendre ce qui se passe lorsque vous passez dun employé fédéral à un retraité.