La signification latine du mot quorum est dérivée dun mot qui signifie qui. Les entités commerciales et à but non lucratif bénéficient dune multitude davantages lorsquelles forment un conseil dadministration. La principale raison pour laquelle les organisations forment un conseil est de mettre en commun les talents de chaque administrateur afin de prendre les meilleures décisions globales concernant lorientation actuelle et future de lorganisation. Cela signifie que le groupe démographique qui constitue le «qui» des décideurs revêt une grande importance pour chaque organisation. En ne suivant pas le protocole de quorum, quelques membres peuvent devenir trop puissants, ce qui crée le risque que les décisions ne profitent pas au bien de lensemble. .
Les règles de Robert établissent des directives pour les quorums concernant les protocoles pour les cas où un quorum ne peut pas être établi, la modification des statuts concernant un quorum et la pertinence de donner un avis de réunion où des votes importants seront pris.
Définition dun quorum
Selon les règles de Robert, la définition dun quorum est le nombre minimum de membres votants qui doivent être présents à une réunion correctement convoquée afin de mener des affaires au nom du groupe . Un quorum doit être composé dun nombre aussi grand que lon peut compter pour être présent à toutes les réunions, lorsque le temps nest pas exceptionnellement mauvais.
La définition semble un peu vague. Cest! Les règles ont développé cette définition exprès pour sadapter à la diversité des organisations qui utilisent la procédure parlementaire.
Établissement dun nombre ou dun ratio de quorum
Dans la plupart des cas, les statuts indiqueront les règles pour un quorum. En labsence de définition précise, une majorité simple constitue un quorum.
Que vous déterminiez un quotient de quorum pour la première fois ou que vous redéfinissiez les statuts concernant un quorum, il est utile de prendre en compte deux éléments.
- Qui sont les plus susceptibles de participer aux réunions régulières du conseil dadministration?
- Quest-ce qui est le plus logique pour prendre des décisions bien équilibrées et équilibrées?
En gardant ces questions principales à lesprit, le quorum peut être défini comme un pourcentage dadhésion ou un nombre fixe. Alors, quel pourcentage est un quorum? Lorsque vous définissez ce ratio ou ce nombre, gardez à lesprit que le décompte est pris à partir du nombre de membres votants présents. Pourquoi est-ce important? Disons que les statuts stipulent que les membres peuvent voter par correspondance ou par procuration. Lors dune réunion où un vote aura lieu, il ny a pas assez de membres présents à la réunion pour atteindre le quorum. Aucune affaire officielle ne peut être menée, même sil y a suffisamment de votes pour atteindre le quorum, car il ny a pas assez de membres présents.
Labsence de quorum
Il est rare quun réunion du conseil dadministration a une présence parfaite à chaque réunion tout au long de lannée. À la lumière de cela, les Règles de Robert définissent des règles pour la conduite des affaires en l’absence de quorum. Dans lensemble, toute entreprise qui a été traitée sans quorum est nulle et non avenue, mais il existe quelques exceptions. Ils comprennent:
- la prise de mesures pour établir un quorum
- la fixation de lheure dajournement
- dajournement
- pour la suspension
Il y a aussi quelques choses assez évidentes qui ne peuvent pas être faites quand le quorum nest pas présent. Les membres actuels ne peuvent pas donner leur consentement unanime ni donner avis d’une autre réunion. Dans les deux cas, il ny aurait pas suffisamment de membres pour obtenir un vote raisonnable de la majorité.
Si un quorum existe au début dune réunion et que les membres partent pendant la réunion, entraînant la perte du quorum, le le président doit déclarer la perte du quorum avant de voter. Dautres membres peuvent également faire un rappel au Règlement concernant la perte du quorum, mais uniquement lorsque les autres membres ne parlent pas.
Modification du quotient ou du ratio du quorum
Les membres du conseil note des drapeaux rouges indiquant quil est temps de modifier les statuts concernant le quorum déclaré. Les progrès et les progrès dune organisation montrent des signes positifs de croissance, mais ils peuvent également signaler un deuxième regard sur la section du quotient de quorum dans les statuts. Un bon moment pour examiner le protocole de quorum est lors de la réunion annuelle de planification stratégique, à moins que quelque chose ne déclenche une révision avant cette date. Voici quelques signaux dalarme qui déclenchent un examen:
- lorsque quelques membres deviennent trop puissants
- lorsque les besoins de lorganisation changent
- lorsque lorganisation traverse une période de croissance
Les conseils dadministration doivent faire preuve de prudence quant à la manière dont ils modifient les règles pour un quorum. La bonne façon est de supprimer certains mots ou lensemble de la règle, dinsérer de nouveaux mots ou une nouvelle règle, et de voter sur cette question comme une seule question. Le risque de modifier le quorum en supprimant dabord la règle est que le quorum devienne immédiatement la majorité de tous les membres. Pour de nombreuses organisations, cela constitue un forum presque impossible pour obtenir un quorum afin dadopter une nouvelle règle.
Rôle du président
Le président occupe une position importante en sassurant que tous les votes sont officiels. Sil est important que les réunions commencent à lheure, si le quorum nest pas atteint à lheure prévue, le président doit attendre quelques minutes pour voir si suffisamment de membres arrivent pour atteindre le quorum. Les membres peuvent profiter de loccasion pour contacter dautres membres pour voir si un quorum peut être atteint. Sil ny a aucune perspective de quorum, le président doit annoncer quil ny a pas de quorum et quaucune affaire officielle ne sera menée.
Si le président commence la réunion sans quorum présent et quun membre prend la parole sur une question, ce membre ne peut être interrompu dans le but de déclarer quil ny a pas quorum. Le président devrait permettre au débat de se poursuivre et permettre à un membre de faire une annonce indiquant quil ny a pas de quorum lorsque les membres ne parlent pas.
Sil apparaît quil nest pas possible détablir un quorum, le président peut proposer dajourner la réunion et de la reporter à une autre date. Cela pourrait également signaler une réponse du président pour encourager les membres votants à être présents à la prochaine réunion. Lajournement de la réunion est une étape particulièrement appropriée que le président doit prendre lors dune réunion annuelle où des affaires importantes pour lannée doivent être traitées, y compris lélection des membres du bureau.
En cas dabsence de quorum, le Le secrétaire devrait indiquer dans le procès-verbal le nombre de membres présents, le fait que le quorum na pas été atteint, ainsi que la date et lheure de la réunion reportée. Le procès-verbal pourrait également inclure une déclaration indiquant que des discussions non contraignantes ont eu lieu.
Le respect des protocoles de quorum maintient une organisation équilibrée et démocratique. Bien que le président du conseil assume la responsabilité principale de létablissement et de lannonce de lexistence dun quorum, tous les membres du conseil devraient tenir le président responsable du respect de la procédure parlementaire appropriée, en tant que système de freins et contrepoids.