Comme le semestre -maintenant la marque passe, de nombreuses entreprises dotées de processus formels dévaluation de la performance lanceront ou seront sur le point de terminer des évaluations et des réunions de performance en milieu dannée. Même si votre entreprise ne procède pas à des revues formelles de milieu dannée, nous encourageons les managers à prendre sur eux de fixer une heure fixe où ils pourront consacrer leur attention aux salariés afin de se ressourcer et de se regrouper pour le second semestre.
Pourquoi?
La réunion de revue de milieu dannée est une excellente occasion de sasseoir officiellement avec les employés et:
- passer en revue les objectifs et les réalisations pour sassurer que tout est sur la bonne voie;
- vérifier létat général des employés et comment ils se débrouillent dans leurs rôles;
- apprendre des employés ce qui fonctionne / ne fonctionne pas et quel soutien ou ressources dont ils ont besoin pour répondre aux attentes;
- fournir des commentaires sur les réalisations et un encadrement pour le développement;
- communiquer et planifier tout changement dans lentreprise, léquipe, les rôles ou les objectifs qui affecteront le
Mais la manière dont les managers abordent les réunions de revue de milieu dannée peut tout faire ou tout casser. Il ne suffit pas de suivre les mouvements et de «lancer» pour sassurer que les employés sont sur la bonne voie et reçoivent les commentaires et le soutien dont ils ont besoin pour réussir.
4 étapes pour faire basculer la réunion dexamen des performances en milieu dannée: Réservez, préparez-vous, rencontrez & Suivi.
1. Réservez:
Mauvais managers: ne réservez jamais de réunions de milieu dannée eux-mêmes – ils attendent que les RH ou lemployé les demandent ou les ignorent complètement.
La plupart des managers: réservez des réunions dans quelques jours avancer et fournir peu dinformations sur les objectifs de la réunion.
Grands gestionnaires: sont cohérents avec leurs enregistrements et leurs réunions formelles de milieu dannée et donnent aux employés les objectifs de réalisation et suffisamment de temps pour se préparer.
Comment basculer cette étape:
- Réservez la réunion de revue de milieu dannée au moins une semaine à lavance avec une invitation officielle à une réunion. Lemployé doit comprendre que cela est plus formel quun enregistrement avec une fontaine deau ou un point de contact hebdomadaire.
- Communiquez le but de la réunion afin que lemployé comprenne les objectifs de la réunion et puisse se préparer.
- Si lemployé est invité à sauto-évaluer avant la réunion, assurez-vous quil a accès pour le faire et suffisamment de temps.
- Réservez une salle calme avec beaucoup de coussin dans votre calendrier pour que lemployé sache quil retiendra toute votre attention. Nous suggérons souvent aux responsables de tenir la réunion ailleurs que dans votre bureau ou là où vous vous réunissez généralement.
2. Préparez-vous:
Mauvais managers: entrez dans une réunion et faites-la participer.
La plupart des managers: prenez 15 à 20 minutes avant la réunion pour parcourir les objectifs et prendre des notes.
Grands managers: comprenez limportance de montrer à lemployé quil est aussi investi dans sa réussite queux. Les grands gestionnaires commencent à se préparer une semaine à lavance en recueillant les commentaires des pairs, en rassemblant toutes les notes, en faisant un examen détaillé des objectifs et des responsabilités du poste et en planifiant des points de discussion pour structurer la réunion de manière positive mais constructive.
Ce que les grands gestionnaires font pour se préparer avant une réunion de revue de milieu dannée:
- Passez en revue les objectifs de performance et les responsabilités de lemployé et sont prêts à poser des questions à susciter une discussion sur les progrès et ce qui est nécessaire de la part de lemployé pour répondre à ces attentes.
- Passez en revue tous les commentaires ou évaluations de statut que lemployé a fournis dans le formulaire officiel dexamen de mi-année (le cas échéant).
- Examinez les notes de performance, les commentaires ou les journaux de réunion denregistrement pour identifier les tendances. Soyez prêt à fournir des commentaires positifs sur les jalons atteints et les observations prises, ainsi que des conseils de coaching constructifs sur les moyens de vous développer et de vous améliorer.
- Si vous utilisez le feedback 360 de vos pairs, assurez-vous que toutes les parties concernées ont eu la possibilité de soumettez leurs commentaires et vous avez pris le temps dexaminer et didentifier les tendances, les forces et les opportunités qui devraient être communiquées à lemployé.
- Déterminez à lavance dans quelle mesure lemployé est performant ou atteint / non la réalisation des attentes et la marche à suivre pour maintenir lélan ou pour améliorer la situation.
- Déterminer les opportunités de développement ou de formation, quand elles devraient être poursuivies et comment cela affecterait les calendrier à long terme.
- Prévoyez de discuter de tout nouveau changement dentreprise ou de service / déquipe qui pourrait affecter les objectifs et les plans de performance de lemployé.
- Prenez un moment pour réfléchir et déterminez sil existe des comportements ou des méthodes qui pourraient faciliter ou entraver la progression de lemployé.
- Créez un aperçu des points de discussion de la réunion et fixez des objectifs pour les éléments de discussion que vous souhaitez aborder. Prévoyez le silence des employés et ce que vous pourriez dire pour faire avancer la conversation.
3. Rencontrer
Mauvais managers: passez la réunion à faire la plupart des discussions ou des discussions sans rapport avec l’employé ou son rôle. Utilisez la réunion comme une occasion de « surprendre lemployé avec des points sur ce quil pourrait faire mieux.
La plupart des gestionnaires: passent la réunion à faire la plupart des discussions, en fournissant de bons commentaires et / ou des critiques constructives. perdre la direction de la réunion au point que des points de discussion clés sont manqués ou précipités.
Grands gestionnaires: sont prêts à solliciter les commentaires des employés, à garder un œil sur le temps et à permettre un bon mélange de reconnaissance et le coaching. Les grands gestionnaires comprennent que les employés doivent quitter la réunion armés de ce dont ils ont besoin pour répondre à leurs attentes tout en se sentant rafraîchis et motivés pour affronter les 6 prochains mois.
Conseils pour organiser une excellente réunion de revue de milieu dannée:
- Assurez-vous de vous réunir dans un endroit calme, sans distraction, et tous les téléphones ou appareils sont éteints. Lemployé doit savoir quil a toute votre attention.
- Répétez rapidement le but de la réunion et votre ordre du jour prévu afin que lemployé se souvienne de ce qui sera discuté.
- Demandez au employé pour commencer la conversation avec un récapitulatif des 6 derniers mois. Leurs commentaires seront très révélateurs et devraient orienter le reste de la discussion.
- Si vous avez préparé un plan, tant mieux! Suivez vos points de discussion et vos objectifs pour:
- confirmer les points clés des commentaires dauto-évaluation (le cas échéant)
- reconnaître les observations ou comportements positifs, en utilisant des exemples ou des commentaires reçus dautres personnes
- discuter des causes et des solutions pour tout problème de performance ou de livraison et demander à lemployé sil comprend les attentes et ce dont il a besoin pour saméliorer
- examiner la progression des objectifs et des éléments de développement
- communiquer tout changement dentreprise, de service ou déquipe qui pourrait avoir un impact sur leurs rôles ou objectifs.
- ajouter ou modifier de nouveaux objectifs ou éléments de développement
- discuter des objectifs liés à la carrière et progrès
- Faites en sorte que les employés parlent en utilisant des déclarations de premier plan telles que «dites-moi plus…» (lisez un excellent article ici pour savoir comment poursuivre la conversation)
- Décrivez les activités de suivi nécessaires après la réunion et définissez si possible les paramètres de temps et de travail en fonction sait ce qui va se passer.
- Rappelez à lemployé que vous êtes disponible en dehors de toute réunion formelle pour discuter des progrès à tout moment.
4. Suivi
Mauvais gestionnaires: ne faites jamais de suivi après la réunion ou ne tenez jamais les promesses faites.
La plupart des gestionnaires: ne font pas de suivi après la réunion et ne tiennent pas leurs promesses si et quand ils le peuvent .
Grands gestionnaires: sachez que les employés attendent la confirmation des éléments discutés et effectuent un suivi rapidement après la réunion.
Voici comment les grands gestionnaires communiquent après la réunion de revue de mi-année:
- Envoyez un e-mail après la réunion de revue de mi-année pour décrire les points clés, les éléments à confirmer (y compris les dates auxquelles lemployé peut sattendre à entendre) et un aperçu de toutes les promesses ou changements et quand ils prendront effet.
- Tenez les promesses faites ou communiquez le statut à lemployé.
- Enregistrez les notes de réunion clés ou éléments daction pour un rappel facile. (Si votre entreprise utilise un système automatisé de gestion des performances, ces éléments seront automatiquement livrés à lemployé après la clôture de la réunion de revue de milieu dannée par le responsable.)
- Planifiez toute autre discussion de suivi nécessaire.
Dans lensemble, la réunion formelle de revue de milieu dannée est le moment idéal pour accorder toute votre attention aux employés, discuter des hauts et des bas et planifier la suite. Les réunions de milieu dannée ne doivent pas remplacer les retours dinformation continus et les check-ins informels, mais elles sont un excellent moyen de regrouper formellement afin que les employés soient équipés de la motivation et du soutien nécessaires pour réussir.
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Sources: