Le formulaire W-3 est un formulaire denvoi avec les totaux de toutes les parties de Formulaire W-2. Le W-3, avec le W-2, est envoyé à lAdministration de la sécurité sociale chaque année pour montrer le total des gains pour tous les formulaires W-2. Le titre officiel du formulaire est «Transmission des relevés de salaire et dimpôt».
Le formulaire W-3 nest utilisé que lorsque vous envoyez des copies papier du formulaire W-2 à la Social Security Administration. Si vous décidez de déposer en ligne les formulaires W-2 des employés auprès de l’Administration de la sécurité sociale, vous n’avez pas à soumettre de formulaire d’envoi W-3.
Le formulaire W-2 et le formulaire W-3
Le formulaire W-2 est un formulaire annuel de salaire et dimpôt envoyé à deux endroits différents:
- Il est donné à chaque employé, indiquant le total de ses salaires et impôts payés au cours de lannée, afin quils puissent lutiliser pour leur déclaration de revenus, et
- Il est déposé auprès de la Social Security Administration ( PAS lIRS!) Pour vérifier les informations données à lemployé.
Vous devez additionner les salaires de tous vos employés, en utilisant les informations sur tous les employés W- 2 formulaires pour remplir le formulaire W-3.
Quand un formulaire W-3 doit être déposé
La date limite de remise des formulaires W-2 aux employés et lenvoi des formulaires W-2 et W-3 à la Social Security Administration se fait à la même date: le 31 janvier de lannée suivant lannée dimposition.
Parce que le la date à laquelle vous donnez les formulaires W-2 aux employés et la date de dépôt des formulaires W-2 et W-3 auprès de ladministration de la sécurité sociale est la même, vous voudrez peut-être donner les formulaires W-2 aux employés plus tôt en janvier, pour donner plus de temps pour trouver des erreurs.
Si vous ne pensez pas pouvoir soumettre les formulaires W-2 et W-3 à temps, vous pouvez demander une prolongation de 30 jours en déposant le formulaire 8809 – Demande de prorogation du délai de production des déclarations de renseignements. Vous devez soumettre la demande au plus tard à la date déchéance du formulaire. Lextension nest pas automatique, lIRS naccorde des extensions que pour « circonstances extraordinaires ou catastrophe ».
Où vous pouvez obtenir les formulaires W-3
Vous ne pouvez pas simplement copier un formulaire W-3 ou limprimer sur Internet car le formulaire est imprimé avec une encre rouge spéciale. Vous devez acheter le type requis de formulaires W-3 au même endroit où vous achetez vos formulaires W-2, ou vous pouvez demander à votre processeur de paie ou à votre spécialiste en déclarations de les remplir pour vous. Vous pouvez les commander auprès de lIRS en visitant leur page de commande en ligne pour les retours dinformations. Vous pourrez peut-être également trouver ces formulaires sur les logiciels de fiscalité des entreprises.
Remplir le formulaire W-3 – cases A à H
Avant de commencer à travailler sur le formulaire, assurez-vous davoir la bonne version de lannée. Vous voulez la version pour lannée dimposition, pas lannée où vous préparez le formulaire. Par exemple, utilisez la version 2020 version pour la déclaration des taxes 2020, même si vous travaillez sur le formulaire en 2021.
Les informations sur lemployeur sont saisies dans les cases A à H
Case a. Numéro de contrôle facultatif que vous pouvez utiliser pour vos propres besoins commerciaux.
Case b. Type de payeur. La plupart des entreprises cochez la case «941» pour «Type de payeur». Le formulaire 941 est le formulaire de rapport trimestriel sur les salaires et les impôts rempli par la plupart des employeurs. Dautres options incluent un employeur domestique et dautres.
Type demployeur. La plupart des entreprises à but lucratif cochent la case « Aucune demande » pour « Type demployeur ». Les autres cases sont e pour les organisations à but non lucratif et les employeurs du gouvernement fédéral.
Case c Nombre total de formulaires W-2. Additionnez le nombre de formulaires W-2 que vous soumettez.
La case d Numéro détablissement aide les employeurs à identifier les différents domaines de leur entreprise, soit par emplacement, filiale ou division. Par exemple, vous souhaiterez peut-être séparer les formulaires W-2 pour les différents états où travaillent les employés.
Vous devez séparer les formulaires W-2 et W-3 pour chaque établissement si vous identifiez les numéros détablissement dans cette section, ou vous pouvez combiner tous vos établissements et soumettre tous les formulaires W-2 avec un formulaire W-3.
Les montants figurant sur les autres déclarations fiscales sur lemploi, y compris le formulaire 941 et le formulaire 944, doivent correspondre aux montants déclarés sur le formulaire W-3. Si les montants diffèrent, vous pouvez être contacté par lIRS ou la SSA.
Cases 1 à 19 – Informations sur les salaires et les taxes
Les éléments de la deuxième section (cases 1 à 19) sont les mêmes pour le W-2 et le W-3. Dans le formulaire W-3, vous devez donner des totaux pour toutes les cases pour tous les employés.
Les instructions générales pour les formulaires W-2 et W-3 comprennent des guides de référence pour Box 12 Codes et case 13 Tableau de décision des cases à cocher du régime de retraite
La dernière partie du formulaire nécessite que vous fournissiez vos coordonnées, y compris une adresse e-mail.
Voir les instructions détaillées pour remplir le formulaire W-3 dans cette publication IRS: Instructions générales IRS pour les formulaires W-2 et W-3.
Quand et comment déposer le formulaire W-3
Le formulaire W-3 doit être envoyé à la SSA avec la copie A des formulaires W-2 pour chaque employé.
Ladresse de dépôt des formulaires papier W-2 et W-3 est:
Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Les totaux pour chaque élément sur le W-3 doivent être égaux aux totaux pour tous ces éléments sur tous les employés W-2 formes. Le W-2 et le W-3 incluent également le salaire total de lÉtat et les retenues à la source pour tous les employés.
Si vous déposez des formulaires W-2 en ligne
Le SSA vous encourage à déposer les formulaires W-2 en ligne. Noubliez pas que vous navez pas besoin dinclure un formulaire W-3 si vous déposez en ligne. Vous pouvez utiliser le site Web BSO (Business Services Online) de la SSA. Le BSO génère automatiquement le formulaire W-3 en fonction de vos formulaires W-2.
Vous DEVEZ déposer en ligne si vous avez un grand nombre de formulaires W-2.
- Pour les années, y compris 2019, avant de produire électroniquement si vous avez 250 formulaires W-2 ou plus .
Le SSA a deux options pour le dépôt électronique via sa section Business Services Online:
- W-2 en ligne: vous pouvez utiliser un formulaire W-3 à remplir pour soumettre jusquà 50 formulaires W-2 à la fois.
- Téléchargement de fichiers: vous pouvez utiliser un logiciel dimpôt sur la paie spécifique qui formate les fichiers aux spécifications SSA pour le dépôt électronique des formulaires W-2 (EFW2).
Si vous faites une erreur
Si vous faites une erreur sur un W-3 à la suite de calculs ou si un ou plusieurs W-2 est incorrect, vous devez déposer un formulaire W-2c et un formulaire W-3c auprès de la Social Security Administration.