La règle des 8 minutes: quest-ce que cest et comment ça marche dans WebPT

Avec la plupart des transactions acheteur-vendeur, calculer le coût dun produit ou dun service est assez simple. Il ny a pas de formules compliquées pour déterminer la valeur monétaire dune pizza ou dun billet de cinéma; vous payez simplement le prix annoncé de l’entreprise. En ce qui concerne le paiement de Medicare pour les services de réadaptation, les choses ne sont pas toujours aussi simples. Oui, je parle de la redoutable règle des 8 minutes (alias la règle des huit). Voici donc un aperçu de la règle ainsi que son fonctionnement dans WebPT, suivi dune FAQ complète.

Les bases

La règle des 8 minutes régit le processus de réadaptation les thérapeutes déterminent le nombre dunités quils doivent facturer à Medicare pour les services de thérapie ambulatoire quils fournissent à une date de service particulière (accent supplémentaire sur le mot «Medicare» car cette règle ne sapplique pas aux autres assurances à moins quils naient spécifié quils suivent la facturation de Medicare En gros, un thérapeute doit fournir une thérapie directe et individuelle pendant au moins huit minutes pour recevoir le remboursement dun code de traitement basé sur le temps. Cela peut sembler assez simple, mais les choses deviennent un peu épineuses lorsque vous facturez les deux heures. des codes basés sur les services et basés sur les services pour une seule visite de patient – et cest là que réside la clé pour appliquer correctement cette règle.

Basé sur le temps et basé sur le service

Parlons dabord de la différence entre le temps codes CPT basés et basés sur les services. Vous utiliseriez un code basé sur les services (ou non chronométré) pour désigner des services tels que la réalisation dun examen ou un réexamen de physiothérapie, lapplication de compresses chaudes ou froides ou la fourniture dune stimulation électrique (sans surveillance). Pour de tels services, vous ne pouvez pas facturer plus dune unité, quel que soit le temps que vous passez à dispenser le traitement.

Les codes temporels (ou horaires directs), en revanche, vous permettent pour facturer plusieurs unités par incréments de 15 minutes (c.-à-d. une unité = 15 minutes de thérapie directe). Ce sont les codes que vous utilisez pour des procédures et des modalités individuelles et constantes telles que lexercice ou les activités thérapeutiques, la thérapie manuelle, la rééducation neuromusculaire, lentraînement à la marche, léchographie, liontophorèse ou la stimulation électrique (assistée).

Minutes et unités

Selon les directives du CPT, chaque code chronométré représente 15 minutes de traitement. Mais votre temps de traitement pour ces codes ne sera pas toujours divisé en blocs parfaits de 15 minutes. Et si vous ne fournissez une échographie que pendant 11 minutes? Ou thérapie manuelle pendant 6 minutes? Cest là que la règle des 8 minutes entre en jeu: selon les règles de Medicare, pour facturer une unité dun code CPT chronométré, vous devez exécuter la modalité associée pendant au moins 8 minutes. En dautres termes, Medicare additionne le nombre total de minutes de thérapie individuelle qualifiée (temps direct) et divise la somme résultante par 15. Sil reste huit minutes ou plus, vous pouvez facturer une unité supplémentaire. Mais sil reste sept minutes ou moins, Medicare ne vous remboursera pas pour une autre unité complète et vous devez essentiellement abandonner le reste. Pour donner un exemple simple, si vous avez effectué une thérapie manuelle pendant 15 minutes et une échographie pendant 8 minutes, vous pouvez facturer deux unités de temps directes.

Cependant, lorsque des codes non chronométrés entrent en jeu, les choses deviennent un peu plus confuses . Donc, pour déterminer le nombre total dunités que vous devez facturer, vous devez toujours commencer par calculer votre temps total (c.-à-d. Temps direct + temps sans surveillance). Ensuite, comparez votre total au tableau ci-dessous pour voir le nombre total maximum de codes que vous pouvez facturer:

Le mot clé ici est « maximum ». Il y a des moments où vous ne pouvez pas facturer le nombre total dunités indiqué dans le tableau. Par exemple, disons quà une seule date de service, vous offrez à un patient 30 minutes dexercice thérapeutique, 15 minutes de thérapie manuelle, 8 minutes de échographie et 30 minutes de stimulation électrique (sans surveillance). Selon la règle des 8 minutes, vous devez dabord calculer la durée totale du traitement: 30 min + 15 min + 8 min + 30 min = 83 minutes au total

Selon le tableau, vous pouvez facturer un maximum de 6 unités. Cependant, dans ce cas, lorsque vous additionnez vos codes horaires directs (basés sur le temps), cela équivaut à 53 minutes. Si vous divisez 53 par 15, vous obtenez 3 reste de 8, ce qui signifie que vous pouvez facturer 4 unités de codes temporels.Mais comme le code non chronométré représente les 30 minutes restantes de votre temps total (et que vous ne pouvez facturer quune unité pour cette modalité sans surveillance, quel que soit le nombre de minutes passées par le patient à recevoir le service), vous ne pouviez pas facturer les 6 unités complètes indiquées dans le tableau ci-dessus. Au lieu de cela, vous factureriez 2 unités dexercice thérapeutique, 1 unité de thérapie manuelle, 1 unité déchographie et 1 unité de stimulation électrique (sans surveillance), pour un total de 5 unités.

Rappels mixtes

Et si, lorsque vous divisez vos minutes de temps direct par 15, votre reste représente une combinaison de minutes restantes de plus dun service (par exemple, 5 minutes de thérapie manuelle et 3 minutes déchographie)? Facturez-vous un service, tous les services ou aucun dentre eux? La réponse dépend des consignes de facturation que vous utilisez. Par Medicare, tant que la somme de vos restes est dau moins huit minutes, vous devez facturer le service individuel avec le plus grand total de temps, même si ce total est inférieur à huit minutes à lui seul. (Dans lexemple ci-dessus, vous factureriez 1 unité supplémentaire de thérapie manuelle).

Assurances non-Medicare

Cependant, il est important de comprendre que certains assureurs nont pas besoin les fournisseurs à adhérer à la règle des 8 minutes. Comme le souligne cette ressource, dans le cadre de la méthodologie de la part substantielle (SPM), il ny a pas de cumul de minutes ou de restes; pour facturer une unité de service, vous devez avoir exécuté ce service pendant une « partie substantielle » de 15 minutes (cest-à-dire au moins 8 minutes). Cela signifie que si vos minutes restantes proviennent dune combinaison de services, vous ne pouvez pas facturer lun dentre eux, sauf si un service individuel totalise au moins huit minutes.

Cependant, dans certains cas, lutilisation de SPM peut vous permettre de facturer plus dunités que la règle des 8 minutes. Comme lexemple dans la ressource citée ci-dessus démontre, si vous effectuez 10 minutes de thérapie manuelle et 8 minutes dexercice thérapeutique sur un patient, vous pouvez facturer 1 unité de thérapie manuelle selon la règle des 8 minutes et 1 unité de thérapie manuelle plus 1 unité de exercice thérapeutique sous SPM. Mais comment savoir quelle méthode de facturation utilise un payeur particulier? Les programmes financés par le gouvernement fédéral utilisent la règle des 8 minutes. Pour dautres, le mieux est de demander. Si la compagnie dassurance na pas de préférence, vous voudrez peut-être calculer vos unités en utilisant les deux méthodes pour dét hermine qui servira mieux votre pratique.

Facturer ou ne pas facturer?

Revenons maintenant à la règle mathématique des 8 minutes. Comme si tout le reste mélangé nétait pas suffisant pour vous garder sur vos gardes, voici une autre courbe de la règle des huit pour vous: dans certains cas, vous ne devriez probablement facturer aucune unité pour un service, même si vous lavez fourni. Prenons par exemple liontophorèse. Comme lexpert en facturation dassurance Rick Gawenda la expliqué, un patient subissant une iontophorèse ne peut recevoir quun traitement direct et qualifié de la part du thérapeute pendant deux ou trois minutes; le reste du temps (une fois que la machine est allumée) nest pas facturable car Medicare ne le considère pas comme du «temps qualifié». (En remarque, vérifier si la peau du patient est endommagée lors du retrait de lélectrode serait considéré comme une thérapie qualifiée, ce qui en fait un temps facturable. Mais il est peu probable que ce temps soit suffisant pour vous faire dépasser le seuil de 8 minutes.) Ainsi, selon à la règle des 8 minutes, le thérapeute dans ce scénario ne serait pas en mesure de facturer des unités pour ce traitement particulier.

La règle des 8 minutes dans WebPT

Si tout cela parler de quotients et de restes déclenche des flashbacks vers les mathématiques de cinquième année – bonjour, division longue! – ne vous inquiétez pas. WebPT vérifie automatiquement votre travail pour vous et vous avertit si quelque chose ne sadditionne pas correctement. Tout ce que vous avez à faire à faire est denregistrer le temps que vous passez sur chaque modalité au cours de votre processus de documentation normal, ainsi que le nombre dunités que vous souhaitez facturer. Si ces deux totaux ne concordent pas, WebPT vous informera non seulement que quelque chose ne va pas, mais nous vous indiquerons également si vous avez surfacturé ou sous-facturé. De cette façon, vous pouvez rapidement identifier et corriger les e problème – et donc garantir un paiement précis. De plus, vous aurez un enregistrement détaillé des services que vous avez fournis à chaque date de service – ce que de nombreux auditeurs MAC locaux demandent pour justifier les réclamations et les processus de facturation.

Ce nétait pas si mal, non? Si vous avez encore des questions, continuez à lire. Nous avons compilé une liste des questions les plus fréquemment posées sur la règle des 8 minutes et leurs réponses. Vous ne voyez pas la réponse que vous recherchez? Laissez-nous votre question dans la section des commentaires au bas de cet article.

FAQ sur la règle des 8 minutes

Quest-ce que la règle des 8 minutes?

En termes simples, pour recevoir le paiement de Medicare pour un code CPT basé sur le temps (ou une présence constante), un thérapeute doit fournir un traitement direct pendant au moins huit minutes. Pour calculer le nombre dunités facturables pour une date de service, les prestataires doivent additionner le nombre total de minutes de thérapie individuelle et qualifiée et diviser ce total par 15. Sil reste huit minutes ou plus, vous pouvez facturer une unité de plus. Sinon, vous ne pouvez pas.

Que sont les codes CPT basés sur le temps?

Les codes basés sur le temps (ou présence constante) permettent une facturation variable par incréments de 15 minutes. Ceux-ci diffèrent des codes basés sur le service (ou non chronométrés), que les prestataires ne peuvent facturer quune seule fois, quel que soit le temps quils passent à fournir un traitement particulier.

Conformément à la règle des 8 minutes, si un thérapeute fournit 15 minutes de exercice thérapeutique, 8 minutes dentraînement à la marche, 8 minutes de thérapie manuelle et 10 minutes de traction mécanique, que conviendrait-il de facturer?

Pour commencer, additionnons la durée totale du traitement: 15 + 8 + 8 + 10 = 41 minutes. Daprès le tableau ci-dessus, le nombre maximum de codes que vous pouvez facturer pour 41 minutes est de 3. Prenons maintenant le nombre total de minutes de services à présence constante: 15 + 8 + 8 = 31. Ensuite, divisez ce nombre par 15. Vous obtenez deux Services de 15 minutes plus une minute supplémentaire. Ainsi, vous factureriez une unité d’exercice thérapeutique plus une unité d’entraînement à la marche ou de thérapie manuelle. Étant donné que vous avez effectué ces services pendant la même durée, vous pouvez choisir lun ou lautre. Dans la section des commentaires de cet article, lexpert en conformité Tom Ambury suggère « de toujours choisir la procédure qui profite le plus au patient. » Ensuite, vous ajouteriez une unité pour une traction mécanique non chronométrée.

Quest-ce quun reste mixte?

Un reste mixte est une combinaison de minutes restantes de plus dun service après avoir a calculé le nombre total dunités complètes que vous pouvez facturer. Par exemple, si vous avez fourni 20 minutes de thérapie manuelle et 18 minutes déchographie, vous pouvez facturer une unité complète de chaque avec 5 minutes de thérapie manuelle et 3 minutes dultrasons restantes. les règles relatives à la facturation des minutes restantes diffèrent selon le payeur, pour Medicare, tant que la somme de vos restes est dau moins huit minutes, vous devez facturer le service individuel avec le plus grand total de temps – même si ce total est inférieur à huit minutes. Ainsi, dans lexemple ci-dessus, vous factureriez 1 unité supplémentaire de thérapie manuelle.

Le nombre dheures quun thérapeute travaille par jour ou le nombre de patients quun thérapeute voit par jour —Facteur dans les exigences de facturation de la règle des 8 minutes?

As Brook Andrus explique dans la section des commentaires: «La règle des 8 minutes ne tient pas compte du nombre dheures quun thérapeute travaille par jour ou du nombre de patients que le thérapeute traite pendant la journée. Tout ce qui compte, cest le nombre de minutes que le thérapeute a passées à fournir chaque service facturé. »

La règle des 8 minutes sapplique-t-elle aux services Medicare Part A?

Non; la règle des 8 minutes sapplique uniquement aux services Medicare Part B.

La règle des 8 minutes sapplique-t-elle aux codes de thérapie de groupe?

Comme lexplique Lauren Milligan ci-dessous, « Si vous êtes en divisant votre attention entre les patients (en fournissant uniquement un contact personnel bref et intermittent ou en donnant les mêmes instructions à deux patients ou plus en même temps), il est approprié de facturer à chaque patient une unité de 97150, quelle que soit lheure. code, il ny a pas de temps minimum spécifique pour la facturer. Cependant, Medicare recommande que les séances de thérapie de groupe soient dune durée suffisante pour répondre aux besoins de chacun des patients du groupe… »

Quelles compagnies dassurance exigent que les fournisseurs adhèrent à la règle des 8 minutes?

Tous les régimes financés par le gouvernement fédéral, y compris Medicare, Medicaid, TriCare et CHAMPUS, exigent lutilisation de la règle des 8 minutes, tout comme certains payeurs commerciaux . Pour déterminer les exigences applicables aux payeurs individuels, il est préférable de contacter directement le payeur y.

Quelle méthode de facturation est la meilleure: la règle des 8 minutes ou SPM?

Cela dépend. De toute évidence, pour Medicare et les autres payeurs qui exigent la règle des 8 minutes, les fournisseurs nont pas le choix de la méthode de facturation à utiliser. Pour les payeurs commerciaux qui nont pas dexigence, les fournisseurs peuvent vouloir effectuer les deux calculs pour voir quelle méthode produit les meilleurs résultats. Selon cette ressource, « une seule méthode de facturation peut être utilisée par séance de traitement individuelle. » En cas de doute, contactez toujours le payeur pour en savoir plus sur ses exigences de facturation spécifiques.

Comment les règles changent-elles si je ne facture quun seul service?

Si vous ne fournissez quun seul service pour un service, vous devez vous rendre à 23 minutes avant de facturer la deuxième unité. Par exemple, si vous avez effectué 9 minutes dactivités thérapeutiques et 10 minutes de thérapie manuelle, vous facturerez une unité chacune, même si le total est de 19 minutes. Mais, si vous faisiez 19 minutes dexercices thérapeutiques, vous ne factureriez que lunité.(En passant, cela est vrai que vous utilisiez la règle SPM ou 8-Minute.)