Enchères à but non lucratif: un guide de conformité complet et des exemples de formulaires

par Dennis Walsh CPA le 18 mai 2014

Catégories: Collecte de fonds | Sujet de leadership et de gestion Tags: Dons | Juridique / Conformité

Les enchères sont connues pour deux caractéristiques: elles lèvent des fonds (parfois beaucoup), et elles représentent une tonne de travail. Dennis Walsh, contributeur et CPA de Blue Avocado, nous donne un guide de conformité complet et pratique, et encore mieux: cinq exemples de formulaires pour vous assurer que votre libellé est correct:

Les enchères caritatives ont résisté à lépreuve du temps comme un excellent moyen pour tirer parti de notre culture axée sur la consommation au profit des efforts à but non lucratif. Et bien que les enchères aient traditionnellement lieu lors dévénements spéciaux, les enchères en ligne ont récemment gagné en popularité, ce qui facilite la tâche des bénévoles et permet aux gens denchérir depuis leur domicile et sur une longue période.

Mais si un les enchères sont en direct, silencieuses ou en ligne, il y a des problèmes de conformité. Cet article présente un aperçu des principaux problèmes de conformité aux enchères caritatives et comment utiliser léducation des donateurs dans le cadre de la conformité. Avec ce contexte, et les exemples de feuilles de travail et de formulaires inclus, vous pouvez plus facilement vous acquitter de vos responsabilités en matière de rapports et en récolter les bénéfices en toute confiance.

Remarque: diverses lois fiscales et dispositions réglementaires affectent les enchères caritatives, et ces lois sont soumises à linterprétation et au changement. En conséquence, des conseils professionnels compétents peuvent être nécessaires pour les organisations, les sponsors et les participants à lévénement. Sauf indication contraire, toutes les références de section se rapportent à lInternal Revenue Code et aux règlements.

Avant la vente aux enchères

Licence de sollicitation caritative

La plupart des États ont une certaine forme dexigence denregistrement de sollicitation de bienfaisance pour les organisations à but non lucratif et les sociétés de financement professionnelles. Si votre organisation à but non lucratif organise elle-même lenchère, dans la plupart des cas, vous naurez pas besoin de vous inscrire (en supposant que vous ne soyez pas obligé de le faire pour dautres raisons).

Certains États exigent également la divulgation du statut de licence de lorganisation le documents de sollicitation et remerciements aux donateurs. Plutôt que déviter ces exigences, les organisations devraient embrasser la légitimité supplémentaire quoffre la divulgation publique du statut enregistré. Cliquez ici pour accéder aux règles de votre état.

Politique dacceptation des dons aux enchères

Envisagez dadopter une politique dacceptation écrite afin de pouvoir refuser les cadeaux moins appropriés avec moins de réaction négative des donateurs. Par exemple, vous voudrez peut-être indiquer sur votre formulaire de sollicitation de dons que vous ne pouvez pas accepter danimaux vivants, de véhicules, darticles avec des exigences de stockage inhabituelles, darticles avec des coûts de transfert ou de manutention importants, ou des articles qui, selon vous, ne peuvent pas être vendus facilement au aux enchères.

Considérations relatives aux risques et aux assurances

À linstar dautres événements de collecte de fonds, les enchères soulèvent des problèmes de gestion des risques qui devraient être traités de manière prospective. Les installations et les équipements doivent être aménagés avec soin et pour les personnes de tous âges et handicapées. Désignez une personne pour surveiller les déversements daliments ou de boissons et autres dangers pendant lévénement.

Contactez votre courtier dassurance au sujet de votre prochaine vente aux enchères pour vous assurer que la couverture et la prime appropriées sont en place. Si vous servez des boissons alcoolisées, assurez-vous que votre police comprend la couverture nécessaire. Bien que lajout dun avenant pour des événements spéciaux soit parfois nécessaire, le fait dexiger lachat dune police distincte peut indiquer que votre assureur ne se spécialise pas dans les besoins en assurance des organismes sans but lucratif.

Documents à fournir aux donateurs

Les règles sont compliquées quant au montant quun individu peut déduire de ses impôts pour un don aux enchères; un ÉCHANTILLON de document sur la déductibilité fiscale pour les participants aux enchères a été élaboré pour cet article. Il existe des règles différentes pour les objets tangibles et pour limmobilier, pour les objets appréciés et non appréciés, pour les arts, pour les services, etc. En général, si un donateur pose des questions sur la déductibilité, suggérez-lui de parler à son comptable fiscaliste. Même si vous leur donnez des informations correctes, il se peut quils sen souviennent mal.

Mais vous devez savoir quels documents fournir au donateur. Surtout, assurez-vous de leur donner des reçus et des accusés de réception. Tout comme vous devez donner un accusé de réception écrit pour un don en espèces de 250 $ ou plus, les donateurs doivent avoir une reconnaissance écrite de lorganisme de bienfaisance pour chaque don de biens non monétaires dune valeur de 250 $ ou plus afin de demander une déduction de bienfaisance dans leur déclaration de revenus. (voir la publication IRS 1771 pour les exceptions et les limites de lannée en cours).

Laccusé de réception écrit doit indiquer:

1. 1. Nom de votre organisation

1. 1. Description de la propriété donnée (mais pas la value)

1. 1. Lun des éléments suivants:

• • Une déclaration selon laquelle aucun bien ou service na été fourni en échange de la contribution

• • Une description et une estimation de bonne foi de la valeur de tous les biens et services fournis en échange de la contribution (certains éléments symboliques peuvent être ignorés)

• • Une déclaration qui les biens ou services fournis en échange de la contribution étaient limités aux avantages religieux immatériels

Voici un accusé de réception dun échantillon de don non monétaire.

Encore une fois, névaluez pas La valeur des biens donnés reçus. Il incombe uniquement au donateur de justifier la valeur d’une contribution autre qu’en espèces aux fins de l’impôt sur le revenu, y compris d’obtenir une évaluation qualifiée si nécessaire.

Et. . . une organisation qui ne reconnaît pas une contribution nencourt aucune pénalité IRS. Mais un remerciement, comme une crêpe, doit être servi frais. Envoyez une invite de remerciement par e-mail ou par e-mail.

Lors de la vente aux enchères

Taxe de vente

Parce que les enchères impliquent la vente des biens, rappelez-vous que la plupart des États exigent que les organismes sans but lucratif perçoivent les taxes de vente sur la vente de biens de la même manière que les entreprises à but lucratif. (Même si votre État exempte les organismes sans but lucratif de payer la taxe de vente lors de lachat darticles, il peut exiger que les organismes sans but lucratif perçoivent et versent la taxe de vente lorsquils vendent des articles.)

Cependant, des exemptions de ces exigences sont courantes pour certaines activités de collecte de fonds ( exemple: taxe de vente sur les plats chauds vendus par des bénévoles lors dun événement sportif pour les jeunes organisé moins de six fois par an). Assurez-vous de déterminer si vous devez percevoir des taxes nationales ou locales sur les entrées dévénements ou les ventes aux enchères.

Un avantage des enchères caritatives en ligne menées par lintermédiaire de fournisseurs commerciaux – tels que BiddingforGood ou MissionFish – est quils collecteront remettre la taxe de vente pour vous. Un inconvénient est quils facturent; par exemple, BiddingforGood facture des frais annuels de 595 $ et 9% des ventes brutes.

Les enchères silencieuses utilisent souvent des fiches denchères; Voici un exemple de fiche denchère silencieuse qui contient un langage lié à la déductibilité fiscale afin que les enchérisseurs aient ces informations facilement visibles lorsquils enchérissent.

Après lenchère: comptabilité et rapports

Ici est un exemple de liste de contrôle des rapports sur les enchères pour les organismes sans but lucratif. Vous trouverez ci-dessous plus de détails sur plusieurs points.

Revenus denchères et revenus commerciaux non liés (UBI)

Les revenus denchères sont-ils considérés comme des revenus dentreprise non liés ?

À quelques exceptions près, une organisation qui reçoit 1 000 $ ou plus par an de revenus bruts provenant dactivités commerciales non liées à ses fins dexonération doit remplir le formulaire IRS 990-T, Déclaration de revenus des entreprises des organisations exonérées, et sera soumis à limpôt sur le revenu des sociétés sur son revenu net provenant de ces activités.

Pour être soumis à lUBIT, cependant, lactivité doit être exercée régulièrement. Le Règlement prévoit que les activités intermittentes, y compris une activité annuelle de collecte de fonds, ne sont pas régulièrement menées, et ne génèrent donc pas de UBI (voir Trésor. Reg 1.513-1 (c) (2) (iii)).

Les événements organisés plus fréquemment peuvent nécessiter une évaluation plus approfondie. Par exemple, une vente aux enchères continue organisée sur le site Web de lorganisation répondrait probablement à cette exigence.

Même si elle est régulièrement effectuée, il existe deux exceptions UBIT souvent applicables aux enchères et autres activités de collecte de fonds. Si une activité est menée avec la quasi-totalité du travail bénévole, ou si lorganisation vend des marchandises dont la quasi-totalité est donnée, lactivité ne sera pas soumise à lUBIT (voir la section 513 (a) de lIRC). À cette fin, «pratiquement tout» est généralement considéré comme signifiant au moins 85%. (Il sagit de la zone dans laquelle opèrent les friperies à but non lucratif.)

Si lactivité est exercée régulièrement et nest pas autrement exempte de UBIT et lorganisation regroupe ou mélange les articles fournis avec les articles achetés avant leur vente, lorganisation doit suivre le pourcentage darticles achetés dans le groupe / mélange. Si les ventes annuelles darticles achetés sont plus que négligeables, lactivité est soumis à UBIT (IRM 4.76.51.9).

Et quen est-il des parrainages denchères? Ces revenus publicitaires sont-ils soumis à UBIT?

Avec un peu de prudence, vous pouvez éviter davoir traiter les revenus de commandite comme des revenus dentreprise non liés.Deux domaines clés:

a) Le matériel peut inclure le nom, le logo ou les gammes de produits dun sponsor ainsi que les coordonnées du sponsor et un lien vers son site Web (Trésor. Section 513-4 (f)).

b) Votre organisation ne doit fournir aucun type dapprobation ou dinformations comparatives concernant les produits ou services du sponsor (Section IRC 513 (i) (2) (A)).

Que faire nous devons signaler à lIRS la vente aux enchères?

Si vous avez reçu un don pour lequel un formulaire 8282 était requis, et que vous le vendez (ou vous en disposez) dans les trois ans, vous devez remplir le formulaire 8282, Déclaration de renseignements du donataire, dans les 125 jours suivant la disposition et en fournir une copie au donateur. Une exception sapplique à un seul article de 500 USD ou moins qui faisait partie dun groupe similaire darticles donnés, à condition que le donateur ait signé la déclaration figurant à la section B, partie II, du formulaire 8283 et a identifié larticle séparément.

Conservez des copies de tous vos formulaires 8283 afin de pouvoir facilement remplir le formulaire 8282 après une vente aux enchères ou une autre disposition à signaler.

Règles spéciales pour les véhicules : La vente dune voiture, dun bateau ou dun avion dune valeur de plus de 500 $ doit être signalée au donateur sur le formulaire IRS 1098-C ou une déclaration équivalente dans les 30 jours suivant la vente et doit également être déposée auprès de lIRS.

Enchères et vos états vérifiés

Enregistrement des biens donnés: selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR), les biens donnés en général sont reconnus comme des revenus et enregistrés à leur juste valeur au moment de leur réception . Lorsquils sont ensuite vendus aux enchères, comme ces dons en nature font, en substance, partie de la même transaction, la différence entre le montant reçu à la vente et la juste valeur lors de la contribution initiale doit être comptabilisée comme un ajustement de lapport initial (FASB Accounting Codification des normes (ASC) 958-605-25-20).

Certaines organisations préfèrent enregistrer le montant de lachat aux enchères en tant que revenu de contribution et ne pas enregistrer larticle donné lorsquil est reçu du tout. Si le don et la vente ont lieu au cours du même exercice, cette commodité comptable se traduit par le même revenu dapport net. Cependant, si le don a lieu dans un exercice distinct de la vente aux enchères, cela entraînerait lomission des revenus de contribution et de linventaire des états financiers.

Services donnés – comme une séance de photographie ou la planification successorale consultation – ne sont pas reconnus comme des produits. Même sils satisfont aux exigences de compétences spécialisées pour linclusion du temps de bénévolat dans les états financiers, ils ne répondraient pas à lexigence selon laquelle ils devraient généralement être achetés sils ne sont pas fournis par don FASB Accounting Standards Codification (ASC 958-605-25-16 (b)).

Où le formulaire 990 diffère des PCGR

Bien quune organisation puisse généralement suivre les PCGR pour la déclaration des contributions sur le formulaire 990 également, il existe plusieurs distinctions importantes relatives aux dons de la propriété pour la vente de collecte de fonds.

Contrairement au traitement GAAP comme une contribution unique, la propriété donnée pour la collecte de fonds et sa vente ultérieure sont déclarées comme des transactions séparées et distinctes sur le formulaire 990. La différence entre le montant réalisé à partir de la la vente de biens aux enchères et la juste valeur au moment du don se traduisent par un gain ou une perte déclarés séparément des événements de collecte de fonds.

Le don de lutilisation de matériaux, déquipements ou dinstallations nest pas comptabilisé comme dans viens. De plus, le don de services nest jamais reconnu comme un revenu pour la déclaration du formulaire 990. Au contraire, le produit de la vente aux enchères ultérieure de ces types darticles est comptabilisé comme revenu des événements de collecte de fonds au cours de la période vendue.

Pour deux exemples utiles tirés des instructions du formulaire 990, voir les exemples 1 et 2 à la page 37 illustrant la déclaration des transactions liées aux enchères. Cet auteur a également développé un exemple de liste de contrôle des éléments de conformité liés aux enchères, y compris les rapports liés au formulaire 990, disponible ici.

Ressources utiles

Les exemples de formulaires suivants ont été développés pour cet article et peuvent être téléchargé:

• • ÉCHANTILLON de confirmation de don non monétaire

• • Divulgation de la déductibilité de lexemplaire dachat de billets

• • Document sur la déductibilité fiscale pour les participants aux enchères EXEMPLE

• • Exemple de fiche denchères silencieuses

• • Liste de contrôle des rapports denchères pour les associations à but non lucratif

Les publications et formulaires IRS suivants sont disponibles en ligne sur www.irs.gov:

• • Pub. 526, Contributions caritatives

• • Pub.561, Détermination de la valeur dun bien donné

• • Pub. 1771, Contributions caritatives – Exigences en matière de justification et de divulgation

• • Formulaire 8282, donataire Déclaration dinformations

• • Formulaire 8283, Contributions de bienfaisance sans argent

Dennis Walsh, CPA, fait du bénévolat après sa retraite pour aider les organisations à but non lucratif de Caroline du Nord à résoudre des problèmes de comptabilité, travail pour lequel il a récemment a reçu le Prix du service communautaire du Guilford Nonprofit Consortium. Il partage son expertise à léchelle nationale avec des organisations à but non lucratif via Blue Avocado. Par l’intermédiaire de la Deborah and Dennis Walsh Foundation, il a également publié « Legal & Tax Issues for North Carolina Nonprofits » et Man From Macedonia, un mémoire du leader des droits civiques Aaron Johnson. Dennis est également lauteur larticle de Blue Avocado Nonprofit Bookkeeping Test, qui est lun des dix articles Blue Avocado les plus consultés de tous les temps. Dennis peut être contacté via le projet Micah. Une version de cet article a été publiée par le Planned Giving Design Center.