Comment rédiger une politique de présence des employés équitable pour tout le monde

Vous avez quelques minutes de retard? Vous avez dormi pendant votre réveil? Vous êtes coincé dans la circulation? Ça arrive aux meilleurs dentre nous. En fait, plus dun travailleur sur quatre admet se présenter en retard au travail au moins une fois par mois.

Mais quand il sagit de la présence des employés, même les petites choses peuvent commencer à sadditionner. Selon le Center for Disease Control (CDC), les pertes de productivité liées à labsentéisme coûtent aux employeurs américains 225,8 milliards de dollars par an, soit 1 685 dollars par employé en 2015. Bien quil puisse sagir dune absence imprévue une fois par mois ou dun quart de travail manqué ici et là, lemployé individuel lassiduité peut avoir de grandes implications pour vos résultats.

Entrez la politique dassiduité des employés

Une politique dassiduité des employés est un ensemble documenté de règles conçues pour améliorer la productivité des employés, réduire labsentéisme et définir des attentes claires et cohérentes pour les employés.

Pour de nombreuses petites entreprises sans service RH formel, une politique dassiduité des employés peut sembler un peu formelle. Tout le monde ne devrait-il pas être conscient de ses responsabilités? Absolument. Mais à mesure que votre entreprise commence à se développer ou que vous embauchez plus de travailleurs pendant la saison chargée, une politique de présence équitable des employés est essentielle pour vous protéger, vous et vos employés, et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Voici quelques conseils pour vous aider à créer votre politique dassiduité au travail:

Tenez compte de votre culture de travail actuelle

Il y a de fortes chances que vous développiez lassiduité des employés politique comme moyen de résoudre les problèmes de fréquentation persistants. Vos employés peuvent avoir fait preuve de laxisme pour se présenter à lheure, oublier dappeler jusquà ce que leur quart de travail commence ou simplement prendre labsence de politique de présence pour acquise. Néanmoins, il est important de se rappeler qu’une politique de présence ne changera pas le comportement des employés du jour au lendemain et peut nécessiter un changement fondamental dans la culture d’entreprise.

Cest vrai – la présence des employés fait partie de la culture de votre entreprise. Et que votre entreprise emploie cinq ou cinquante personnes, la façon dont vous interagissez ensemble façonne la culture et la façon de travailler de votre équipe. Votre culture comprend des valeurs, des normes, des systèmes, des symboles, un langage, des hypothèses, des croyances et des habitudes – comme la fréquence à laquelle vos employés se présentent à lheure.

Donc, avant de commencer à rédiger une politique de présence, parlez-en à vos responsables et changez les responsables de leurs approches et attentes actuelles en matière de présence des employés. Si un chef déquipe fonctionne bien avec un démarrage lent et quun autre sattend à ce que tout le monde soit présent à lheure, cela envoie un message mitigé. Les employés qui pointent pendant des quarts de travail plus lents peuvent ne pas voir le problème de courir cinq minutes de retard par rapport aux employés qui sont tous sur le pont au moment où ils arrivent le matin. Existe-t-il une base de référence actuelle ou des attentes partagées, ou lapproche de la participation des employés varie-t-elle dun quart de travail à lautre et dun gestionnaire à lautre?

Il peut également y avoir dautres facteurs culturels dans les coulisses ayant un impact sur la présence des les employés ont des familles et de jeunes enfants, ils doivent probablement aussi jongler avec des urgences ou des absences familiales, et une politique de tolérance zéro les mettrait rapidement au chômage. Ou bien, votre nouveau personnel dété à temps partiel peut arriver juste après lécole pendant les prochaines semaines et ne peut pas se rendre au courant du trafic. La fréquentation peut même être un symptôme des habitudes de planification de votre lieu de travail.

La culture de votre entreprise est aussi unique que celle de vos employés. Et même si aucune politique de présence ne peut rendre compte de chaque scénario unique, elle doit être basée sur la réalité et créer des attentes réalistes pour vos employés.

Gardez les choses simples

Sur le papier, une politique de présence semble simple – ne pas se présenter au travail est une absence, et tout le monde doit être présent au travail pour que lentreprise continue de fonctionner. Mais une «absence» est-elle différente dune «non-présentation»? Est-ce différent du « retard »? Que faire si un employé se présente avec une heure de retard par rapport à cinq minutes de retard? Sont-ils traités de la même manière?

Une politique de présence des employés peut rapidement devenir incontrôlable, ce qui dans un document de la taille dun classeur qui est difficile à lire et encore plus difficile à retenir. Au lieu daller scénario par scénario, tenez-vous-en aux sujets communs de présence des employés et définissez les attentes à leur égard dans un langage simple que tout le monde peut comprendre: absences, absences imprévues, retards , les absences et les jours de maladie.

• Absence: lemployé est informé par lemployé X jours / semaines à lavance que lemployé sera absent de son quart de travail. »

• Absence imprévue: le responsable est informé par lemployé X heures à lavance que lemployé sera absent du quart, en raison dune urgence ou dune autre cause imprévue. »

• Retard: lemployé se présente au moins X minutes après le début du quart de travail prévu. »

• Non-présentation: lemployé ne se présente pas pour le quart sans avertir gestion. ”

• Jours de congé de maladie: lemployé est absent de son quart pour cause de maladie ou pour une note du médecin.”

Note rapide: Pourquoi différencier un «jour de maladie» dune «absence»? Cela peut sembler contre-intuitif, mais intégrer une catégorie distincte pour les jours de maladie peut en fait aider le moral des employés et votre résultat net, surtout si vous êtes dans le secteur de la restauration.

Le CDC estime que les manutentionnaires daliments malades sont responsable de 53% des éclosions de norovirus, entraînant davantage de maladies des employés et plus de congés. Pensez à intégrer une catégorie de jours de maladie distincte dans votre politique de présence afin que vous et votre personnel puissiez rester en bonne santé et que les employés malades ne se mettent pas au travail pour éviter une grève dabsence imprévue plus grave sur leur bilan de performance. Dans certains États, les congés de maladie payés séparés peuvent également être la loi.

Quelles que soient les catégories de présence que vous choisissez, leurs définitions doivent avoir la même signification pour tous les employés et être aussi objectives que possible. Un responsable doit être capable de différencier une absence dun retard lorsquil en voit une, et les employés doivent facilement comprendre en quoi leur comportement relève de la politique de présence.

Inclure des mesures disciplinaires réalistes pour chaque scénario

Maintenant que vous avez défini vos catégories de politique de présence, il est temps de définir ce qui se passe ensuite. Pour qu’une politique d’assiduité soit juste, il est important que les mesures disciplinaires ne soient pas uniquement fondées sur des croyances personnelles ou des attentes individuelles. Il n’est pas juste pour les bons employés d’adopter une politique d’assiduité à tolérance zéro «juste parce que». Et même si vous pensez personnellement que courir cinq ou trente minutes de retard est le même degré de comportement inacceptable des employés, les impacts réels sur votre entreprise peuvent ne pas être aussi égaux.

Au lieu de cela, jetez un œil à deux choses : leffet des différents comportements de fréquentation sur votre entreprise et les moyennes de fréquentation de votre secteur. Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, les employés à temps plein avaient un taux dabsence global de 2,8, soit près de trois «cas» dabsence par an en 2017. Le taux moyen dabsence pour les professions des services était encore plus élevé, à 3,4 absences par année. Donc, si vous estimez que 3 à 4 absences imprévues par an sont acceptables, vous nêtes pas loin du compte.

Une fois que vous avez effectué une analyse comparative, associez les composantes disciplinaires de votre politique de présence aux affaires impacter. Si chaque minute compte dans un quart de travail à volume élevé, 30 minutes pourraient avoir le même impact quune absence. Si un employé doit sabsenter de son travail de manière inattendue et ne peut pas trouver de remplaçant, son absence peut avoir la même gravité quune non-présentation. Dans ce cas, votre politique de présence pourrait indiquer:

• « Retard: lemployé se présente au moins 5 minutes après le début du quart de travail prévu. »

• Si lemployé se présente plus de 30 minutes après lheure de début du quart de travail, le retard sera compté comme une « non-présentation ».
• Après 3 retards, lemployé fera lobjet de mesures disciplinaires.

• « Absence imprévue: le responsable est informé par lemployé X heures à lavance que lemployé sera absent du quart de travail en raison dune urgence ou dune autre cause imprévue. »

• Il incombe à lemployé davertir son supérieur et de trouver un remplaçant pour le quart de travail. Si lemployé ne peut pas trouver de remplaçant, labsence sera comptée comme une « non-présentation ».
• Après 3 absences imprévues, Lemployé fera lobjet de mesures disciplinaires.

Obtenir lapprobation des employés

Une fois que vous avez rédigé une première ébauche de votre politique de présence, il est temps de revoir létape # 1: partagez-le avec vos employés et obtenez leur adhésion. En fonction de la taille de votre équipe, vous voudrez peut-être ne faire quune boucle dans le leadership ou donner à tous les employés une chance dajouter des commentaires. Même une simple vérification intestinale fera laffaire – est-ce que quelque chose ne semble pas à sa place pour vos managers? Quelquun pense que certaines catégories sont irréalistes? Cela semble-t-il objectif?

Une politique de présence vise à aider votre entreprise à fonctionner correctement au jour le jour, et non à déclencher plus de chaos. Bien quil puisse y avoir une certaine résistance au changement (surtout sil ny avait pas de politique formelle déjà en place), une bonne participation devrait être ressentie comme un effort déquipe et un moyen daider tout le monde à mieux travailler. Si vos employés réagissent immédiatement mal, se sentent interpellés ou pensent que les mesures disciplinaires sont trop agressives, écoutez leurs commentaires.Faites attention aux réponses similaires: si plus dun employé pense que vous devriez être plus flexible dans certains domaines, voyez si vous pouvez trouver un compromis et revenir ensemble à la planche à dessin.

Plus important encore, intégrer les commentaires des employés dans votre politique de présence augmente également ses chances de succès. Lorsquon leur a demandé ce qui les motive à aller au-delà des attentes au travail, les employés ont donné la priorité à la «camaraderie et à la motivation des pairs». Les pairs, et non largent, sont la principale source dinfluence sur les performances et le comportement des employés. Connaître leurs collègues, pas seulement leur les responsables, aidé à élaborer la politique dassiduité peut contribuer grandement à impliquer les employés et à se responsabiliser mutuellement.

Traitez les autres comme vous voudriez être traité

À la fin de le jour même, une politique dassiduité des employés équitable devrait être celle que vous seriez content de travailler sous votre responsabilité. Nayez pas peur des questions difficiles: à quelle fréquence vous présentez-vous personnellement au travail plus tard que prévu? appelez à lavance et informez vos employés que vous narriverez pas dans les délais prévus par la politique? Combien durgences surgissent tout au long de la semaine qui vous éloignent du travail? Pouvez-vous toujours informer votre équipe une semaine à lavance que vous devrez être absent du bureau pendant une journée?

Pendant que vous préparez r nouvelle politique de présence des employés, noubliez pas le facteur le plus important: lempathie. Si vous ne pouvez pas vous conformer à la politique de présence de votre entreprise, il n’est pas juste d’attendre de vos employés le faire non plus. Et bien que les absences des employés et la faible assiduité puissent être frustrantes, il n’est pas possible de prévoir les urgences. Parfois, linattendu se produit, peu importe la façon dont vous planifiez. Le réveil ne se déclenche pas. Le trafic est pire que dhabitude. La baby-sitter appelle malade. Vous ne trouvez pas vos clés. Vous attrapez le bug qui circule au travail.

Idéalement, une politique de présence équitable des employés permet une certaine marge de manœuvre, dans la limite du raisonnable. Au fur et à mesure que vous élaborez votre politique, vous pouvez attribuer différents degrés de sérieux en fonction de votre culture dentreprise et de ce qui est logique pour votre entreprise. Toutes les absences (et pas toutes les politiques de présence) ne sont pas égales. Au lieu de cela, une politique équitable crée une norme pour suivre les performances et renforce lune des valeurs les plus importantes sur le lieu de travail: le respect de lautre et du temps de lautre.

Vous cherchez un moyen plus simple de garder les choses équitables pour votre des employés? Lhorloge des employés élimine les arrondis et les erreurs humaines tout en inculquant un sentiment de justice sur le lieu de travail.