Jai reçu des tonnes de questions des lecteurs, des clients et des participants à latelier sur la rédaction de lettres de demande de commandite pour obtenir des fonds de commandite. Avant de pouvoir envoyer une lettre de sollicitation, il est important que vous compreniez parfaitement le parrainage en tant que discipline marketing.
À cette fin, jai répertorié quelques articles qui vous donneront une image complète du paysage du parrainage et comment augmenter vos chances de succès. Consultez les articles et ressources suivants:
- Comment obtenir un parrainage pour nimporte quoi: un guide complet étape par étape
- Le guide essentiel de lévaluation du parrainage
- Le guide définitif de la proposition de parrainage
- Comment obtenir un parrainage dévénement: Absolument tout ce que vous devez savoir
- Le guide complet du parrainage de titre: définition des droits de titre, de dénomination et de présentation
Je constate que les mêmes erreurs sont commises lorsque des demandeurs de parrainage écrivent une lettre de demande aux sponsors, donc cet article se concentrera sur une structure et un processus qui guideront vos efforts de parrainage. Jai également inclus plusieurs modèles de lettre de demande de parrainage ainsi quune infographie pour guider vos efforts à lavenir.
Faites défiler vers le bas pour voir linfographie et les modèles.
Quest-ce quune lettre de parrainage? Et quand en utiliser un!
Avant de plonger plus profondément dans ce quil faut faire et ce quil ne faut pas faire lors de la rédaction de votre toute première lettre de parrainage, mettons-nous sur la même longueur donde avec une définition.
Une lettre de parrainage, qui aussi va parfois par le nom de proposition de parrainage, est votre effort pour obtenir un financement de votre parrain de choix. Vous ne demandez pas seulement de largent, bien sûr, mais vous détaillez également à quoi servirait largent tout en incitant le sponsor à envisager de donner.
Une situation dans laquelle vous pouvez choisir denvoyer une lettre de parrainage est si vous organisez un événement mais que vous avez besoin dune collecte de fonds. Grâce aux dons dun ou de plusieurs sponsors, vous pourriez vous permettre dorganiser un événement du calibre qui peut faire avancer votre entreprise. En faisant la promotion du sponsor tout au long de lévénement, par exemple avec une image de marque, des stands ou même un événement interactif, le sponsor obtient également des avantages.
La lettre de demande de parrainage ne fonctionne pas Ne fais pas la vente! Oui!
Si votre premier point de contact avec un sponsor est de lui écrire une lettre de demande de parrainage, vos chances de succès sont très faibles. Il est extrêmement important dimpliquer vos sponsors dans le processus de création dune lettre de demande ou dune proposition de parrainage.
Vous pouvez utiliser la lettre de parrainage pour attirer leur attention, réchauffer un appel ou, mieux encore, résumer les résultats dune réunion récente avant de passer à une proposition complète. Je pense quune lettre a plus de sens comme point de départ quune proposition complète, mais rien ne vaut un coup de fil rapide ou un court e-mail à un sponsor pour comprendre ses besoins avant décrire quoi que ce soit.
En dernier recours, un Une lettre de demande de parrainage peut vous aider à ouvrir des portes… mais vous devez le faire correctement!
Comment rédiger une lettre de demande de parrainage
Comment rédiger une lettre de parrainage
Que faut-il inclure dans une lettre de parrainage?
Les éléments de base dun parrainage lettre sont les suivantes:
- Une introduction à vous-même et à votre opportunité
- La raison pour laquelle vous êtes entré en contact
- Informations sur votre audience
- Vos opportunités dactivation et de parrainage
- Une mention du moment où vous ferez le suivi
Continuez à lire pour en savoir plus sur chaque section et comment utiliser une lettre de parrainage pour obtenir des rencontres avec vos prospects.
Si lobjectif de la demande de parrainage lettre nest pas de faire la vente, alors quel est le but? En termes simples, il sagit dattirer lattention de votre prospect et de lamener à prendre votre appel ou à accepter une réunion. Comment tu fais ça? En étant parfaitement clair sur votre opportunité et votre public. Voici un guide à suivre lors de la création de votre propre lettre de parrainage.
Une introduction à vous-même et à votre opportunité
Ce nest pas le moment dinclure une longue description de plusieurs paragraphes de votre mission, de votre vision, de votre histoire et du montant dont vous avez besoin pour établir votre budget ou atteindre vos objectifs. Décrivez plutôt brièvement qui vous êtes avec une phrase ou deux sur votre organisation. Moins est plus ici.
La raison pour laquelle vous êtes entré en contact
Pourquoi avez-vous contacté ce sponsor en particulier? Pour de largent, non? Mal! Dites-leur pourquoi vous êtes entré en contact avec eux!
Le mot clé ici est « eux ». Pourquoi avez-vous choisi leur entreprise en particulier? Connaissez-vous quelquun qui vous a suggéré de vous connecter? Cest ici que vous devez mentionner le nom de votre contact mutuel et pourquoi ils ont pensé que vous devriez vous rencontrer.
En quoi les objectifs d’entreprise du sponsor potentiel correspondent-ils aux vôtres? Ont-ils une histoire de parrainage dopportunités comme la vôtre? Offrez-vous laccès à un public qui, selon eux, est important pour eux? Le contact principal est-il impliqué dans des organisations comme la vôtre?
Cest là que vous leur montrez que vous avez fait vos devoirs et quil ne sagit pas simplement dune des milliers de lettres que vous lancez.
Informations sur votre audience
Cest loccasion de vous démarquer! Le parrainage est une question de marketing et de vente, et les deux nécessitent un client cible pour travailler. Connaissez-vous le client cible de votre prospect? Voici où vous le prouvez.
Je ne parle pas ici dinformations démographiques de base ni de généralisations générales telles que «les familles de la classe moyenne». Je fais référence aux données qui décrivent qui est votre public, pourquoi ils sont impliqués dans votre organisation, les types dachats quils prévoient deffectuer et les données liées spécifiquement à votre prospect.
Est-ce quils achètent votre prospect? Pouvez-vous aider votre prospect à vendre plus de produits ou à fidéliser ses clients?
La plupart des demandeurs de parrainage laissent complètement de côté les données daudience, en espérant que leurs prospects seront impressionnés par leur cause ou par le prestige de leur marque. Pourtant, sans données daudience, vous ressemblez à toutes les autres propositions qui arrivent sur leur bureau.
Vous ne savez pas qui est votre audience? Consultez cet article de blog consacré aux données daudience et au parrainage.
Vos opportunités dactivation
Besoin dun rappel sur lactivation? Consultez cet article de blog sur la création didées dactivation qui fonctionnent. Vous avez besoin dinspiration pour créer des idées dactivation intéressantes? Voici huit idées dactivation pour obtenir ces idées créatives qui coule!
Au lieu de se concentrer sur combien de mo si vous voulez de votre parrain, utilisez votre lettre de parrainage pour montrer à votre prospect que vous comprenez comment fonctionne le parrainage. Donnez-leur trois exemples didées dactivation que vos sponsors et votre public adorent.
Montrez-leur les types de résultats que vous pouvez leur offrir, comme la stratégie de marque, léchantillonnage, les placements de produits ou les concours. Soyez précis et clair sur la façon dont vous travaillez avec les sponsors et sur la manière dont les sponsors peuvent ajouter de la valeur à votre public (qui est également leur client cible).
Une mention du moment où vous ferez le suivi
Faites savoir à votre prospect que vous prévoyez de faire un suivi et soyez précis sur le moment. Dites-leur que vous allez les appeler à une certaine date et heure ou que vous prévoyez de passer à leur bureau à une date précise pour leur dire bonjour. À ce moment-là, vous pouvez leur indiquer que vous aimeriez en savoir plus sur leurs objectifs et comment vous pouvez travailler ensemble.
Lorsque vous dites à votre prospect que vous prévoyez de faire un suivi, vous lui montrez que vous » êtes sérieux au sujet de travailler ensemble. Ajoutez ensuite vos coordonnées et invitez-les à prendre contact si les horaires ci-dessus ne leur conviennent pas.
Face à une réunion imminente avec un demandeur de parrainage, le plus souvent, vos sponsors feront un suivi avec toi en premier. Cela peut être pour vous dire « non merci » ou pour en savoir plus sur votre public et les idées dactivation intéressantes que vous avez présentées dans votre lettre. Quoi quil en soit, un oui ou un non vaut mieux que le silence, ce qui vous oblige à suivre indéfiniment .
Quand ne pas envoyer de lettre de parrainage
Votre lettre de parrainage est entièrement rédigée et polie en utilisant les informations présentées jusquà présent dans ce guide. Avant dapposer ce timbre, attendez! Dans certains cas, une lettre de parrainage peut même ne pas être justifiée.
Voici un aperçu.
Vous navez aucun lien préalable avec le sponsor
Si vous pensez votre entreprise ou organisation à but non lucratif est la seule à rechercher un parrainage, détrompez-vous. Des milliers et des milliers de vos concurrents feront de même. Peut-être quils ne cibleront pas le même sponsor, mais lhistoire ne change pas grand-chose.
Toute entreprise connue pour son parrainage sera constamment bombardée dune pile de lettres et de-mails sans fin. Vous devez vous démarquer immédiatement ou votre lettre finira dans la poubelle, que ce soit la boîte physique ou la boîte numérique.
Cest pourquoi il est bon davoir une connexion, comme je lai mentionné dans la dernière section. En coinçant au moins votre pied dans la porte par lintermédiaire de quelquun qui connaît le parrain, votre parrain potentiel peut être plus disposé à communiquer avec vous. Sans cela, vous n’êtes qu’un autre dans cette pile sans fin, ignorée ou complètement détruite.
Vous avez oublié les données daudience
Il est préférable de choisir un sponsor avec lequel travailler avec un certain chevauchement, quil sagisse dobjectifs similaires ou dune audience similaire. Vous connaissez peut-être votre audience exceptionnellement bien, mais le sponsor n’a aucun moyen de recueillir les mêmes informations si vous omettez les données d’audience.
Je ne saurais trop insister sur l’importance de cela. Veuillez prendre le temps de compiler vos données daudience et de les inclure dans votre lettre, même sil ny en a quune brève mention. Sinon, il est peu probable que votre lettre reçoive un second regard de la part du sponsor.
La chronologie est trop serrée
Si votre événement a lieu la semaine prochaine, vous pourriez aussi bien oublier dessayer dobtenir un parrainage à ce stade. Au moment où votre lettre parviendra même au parrain, il sera trop tard. Ils pourraient vouloir aider mais ne pourraient pas.
Bien sûr, le sponsor pourrait vouloir travailler avec vous si vous pouvez mieux planifier la prochaine fois, mais votre manque dorganisation peut aussi laisser un mauvais goût dans leur bouche. Vous risquez alors de rater une opportunité potentiellement intéressante simplement en raison de votre mauvaise planification.
7 meilleures pratiques pour la rédaction de lettres de parrainage
En parcourant votre brouillon lettre de parrainage pour la douzième fois (ou peut-être la cinquantième), assurez-vous de suivre ces bonnes pratiques pour le plus grand succès.
Dirigez-vous vers votre connexion
Dans le journalisme, il y a un terme connu comme enterrer la lede (ou le plomb). La lede est la phrase la plus importante de larticle. Cela devrait être l’une des premières phrases et certainement dans le premier paragraphe.
Lorsque vous enterrez un lede, le nœud de l’histoire ne commence qu’au troisième ou quatrième paragraphe. Le lecteur n’arrivera peut-être pas nécessairement aussi loin, de sorte que tout l’intérêt de l’histoire est oublié.
Vous pouvez également facilement enterrer le lede dans votre lettre de parrainage si vous ne parvenez pas à identifier les éléments les plus importants. Croyez-le ou non, ce n’est pas votre demande d’argent. Au lieu de cela, tout dépend de qui vous connaissez.
Cela vous sépare du reste de la meute, vous emmenant dun inconnu complet à quelquun que le sponsor peut être familier. De plus, comme je lai déjà dit, cela pourrait être la différence entre le sponsor qui lit votre lettre ou qui lignore complètement.
Si vous étiez à un événement et que vous rencontriez le sponsor ou quelquun qui vous a connecté, commencez par cela. La demande dargent peut venir plus tard, croyez-moi.
Personnalisez, personnalisez, personnalisez
Cette lettre sera-t-elle la seule demande de parrainage que vous enverrez? Probablement pas. Vous avez probablement une longue liste de sponsors potentiels avec lesquels vous connecter, mais il nest pas nécessaire que lun deux sache que les autres existent.
Personnaliser chacune de vos lettres est un bon moyen de rendre votre sponsor plus sage. vous courtisez les autres. Nadressez jamais votre lettre à monsieur, madame ou à la redoutée «à qui elle peut concerner». Trouvez un contact au sein de lentreprise de parrainage et écrivez-lui spécifiquement. Parlez des vertus de lentreprise que vous aimez aussi.
Oui, il faut plus de temps et defforts pour créer des lettres personnalisées que pour insérer des noms dans un modèle générique, ça vaut le coup.
Souvenez-vous de qui est la lettre
Une autre raison de personnaliser est que vous gardez le focus de la lettre là où elle est censée être: sur le sponsor lui-même . Ce n’est pas le moment d’écrire un résumé détaillé de votre cause ou de ce que vous espérez accomplir au cours de l’exercice.
Une phrase ou deux sur vous-même est nécessaire, mais pour la plupart, cest tout sur le sponsor. Bien sûr, cest un peu comme les beurrer, mais ce nest pas une mauvaise chose dans ce cas.
Soyez bref
Si votre lettre de parrainage ne le fait pas tenir sur une seule page de papier imprimé, alors vous devez revenir en arrière et la raccourcir.
Les sponsors sont des gens occupés, tout comme vous. Ils ne peuvent pas lire les pages et les pages dun n essayez de les attirer et de les convaincre de faire un don. Bien qu’il n’existe pas de règle de décompte des mots précis, quelques paragraphes devraient suffire.
Demandez un avis ou de laide
Voici une autre astuce pour piquer lintérêt du sponsor: demandez-lui quelque chose. Non, pas dargent (pas encore), mais peut-être leur aide ou même leurs réflexions sur quelque chose. En faisant cela, vous admettez quils sont des experts. Vous montrez également que vous appréciez ce quils ont à dire, quelque chose dautre qui pourrait vous mettre sur la voie dune relation de travail.
Fixer une heure pour une réunion ou un appel téléphonique
Vous ne vous sentez peut-être pas la personne la plus confiante si vous approchez un sponsor par lettre pour la première fois, mais vous Je dois le simuler jusquà ce que tu le fasses Ne laissez pas au parrain le soin de déterminer quand vous deux pourrez parler la prochaine fois.
Encore une fois, ce sont des gens occupés, ils n’auront peut-être pas le temps de vous consacrer pendant des semaines ou des mois. De plus, sil vous arrive de ne jamais avoir de réponse du sponsor – ce qui arrive – alors la balle est dans son camp et cest tout.
Alors que, quand cest vous qui proposez un jour ou une heure pour un coup de téléphone, comme je lai déjà écrit, le sponsor doit dire quelque chose, que ce soit une réponse négative ou positive. Quelque chose vaut toujours mieux que rien, après tout!
Évitez les plaisanteries ennuyeuses
En plus de sauter «à qui cela peut concerner», supprimez tout le reste des bavardages et des plaisanteries de votre lettre. Cela inclut des choses comme « jespère que vous allez bien » ou « comment allez-vous? » ou même « quel temps fait-il? »
Ces brise-glaces ne semblent pas très confiants. De plus, commencer de cette façon enterre le lede, ce que vous ne voulez pas faire.
Quatre modèles de modèles de lettre de parrainage qui fonctionnent
Si vous avez besoin dune aide supplémentaire pour perfectionner votre lettre de parrainage, pas de problème. Jai mis à jour ce post avec quatre nouveaux modèles que vous pouvez utiliser. Celles-ci incluent des opportunités de parrainage pour des événements, des sports, des tournois de golf et des contraventions en nature.
Modèle n ° 1: Exemple de lettre de parrainage pour un événement
La lettre de parrainage la plus courante est sans doute celle pour obtenir un financement pour un événement. Des conférences, expositions et tout le reste, si vous voulez un soutien financier dun sponsor pour votre événement, suivez ce modèle.
Bonjour,
Jai récemment été en contact avec à propos de un événement à venir pour mon entreprise / organisation, et ils ont mentionné que vous seriez bon de nous contacter.
Mon entreprise / organisation pensait à ou pour un événement et aimerait savoir ce que vous en pensez. Nous prévoyons actuellement dhéberger lévénement le à. Notre compagnie….
Nous pensons pouvoir attirer grâce à cet événement, mais nous recherchons le bon soutien financier, comme par exemple. Si vous aidez notre entreprise / organisation, votre financement le ferait.
Avez-vous le temps de discuter davantage de cette opportunité? Sil vous plaît, faites-moi savoir.
Cordialement,
Modèle n ° 2: Exemple de lettre de parrainage pour les athlètes
Si vous avez une équipe sportive ou une poursuite sportive à lordre du jour, alors le modèle de lettre ci-dessus ne fonctionnera pas vraiment. Vous en avez besoin mieux adapté à vos objectifs, comme celui-ci.
Cher,
Nous nous sommes rencontrés il y a quelques semaines à. Je me souviens de vous avoir parlé de votre intérêt pour les opportunités sportives, doù la raison pour laquelle je pensais vous contacter maintenant.
Notre entreprise / organisation organise un et aimerait avoir un parrainage. Léquipe que nous avons constituée est vraiment talentueuse et enthousiaste à lidée de jouer, mais nous avons besoin du soutien dune entreprise comme la vôtre parce que.
En participant à nos activités sportives, notre équipe pourrait le faire.
Je serais ravi de vous en parler davantage dès que vous serez disponible. Veuillez me faire savoir ce qui fonctionne pour vous. Merci beaucoup pour votre temps.
Cordialement,
Modèle n ° 3: Exemple de lettre de parrainage pour un tournoi de golf
Si vous vous concentrez davantage sur un sport spécifique, comme un tournoi de golf, alors votre lettre de parrainage ne sera pas identique à celle ci-dessus. Voici quelques ajustements à apporter.
Bonjour,
Je vous ai été référé et je pensais que vous seriez un ajustement fantastique en tant que passionné de golf et supporter.
Cela attirera, ce qui, nous lavons remarqué, se chevauchent avec certains des objectifs de votre entreprise. Ainsi, nous avons pensé quun partenariat sponsorisé serait bien adapté pour nous deux.
En acceptant le parrainage,. Je serai heureux de répondre à vos questions ou de discuter de cette opportunité avec vous. Quen est-il de ? Je peux également travailler avec plaisir votre emploi du temps. Faites le moi savoir.
Jai hâte de vous entendre.
Cordialement,
Modèle n ° 4: Exemple de lettre de parrainage pour Contra ou In- Parrainages aimables
Que faire si vous ne recherchez pas nécessairement des fonds ou un don, mais plutôt des biens et services? Cest ce quon appelle un parrainage en nature, et cela nécessite un tout autre type de lettre de parrainage.
Voici un modèle pour stimuler votre créativité.
Bonjour / après-midi,
Votre nom a été évoqué à travers quelques-unes de nos relations et jai pensé que je prendrais le temps de me présenter officiellement. Moi et mon organisation / entreprise le fait.
Jai mentionné votre entreprise parce que. Actuellement, notre organisation / entreprise recherche des dons en nature et nous aimerions vous demander si vous envisagez de donner.
Notre entreprise / organisation en aurait besoin, et nous pensons que vous pourriez faire partie intégrante aider avec ça. Si vous donnez.
Jaimerais en discuter davantage avec vous, peut-être si cela fonctionne pour vous. Sinon, merci de me faire part dun moment plus approprié.
Merci beaucoup,
Choses à éviter dans votre lettre de parrainage
Il y a plusieurs choses que vous ne voulez pas faire dans votre sensibilisation initiale. Dans aucun ordre particulier, il sagit de:
- Demandes financières spécifiques
- Grilles et niveaux de parrainage
- Demandes de produits gratuits pour parrainage en nature
- Dépliants, brochures, échantillons ou propositions
- Photos de vos parties prenantes ou utilisateurs du programme
- Focalisation sur les besoins
- Des mots comme « à qui il peut préoccupation »(assurez-vous dadresser la lettre à une personne en particulier)
- Hypothèses concernant son public cible ou son groupe démographique clé
- Accords de parrainage demandant une signature ou un contrat la première fois que vous contactez à eux
Restez concentré sur lobjectif principal de la lettre de parrainage: présenter votre opportunité de manière respectueuse et demander une rencontre.
Temps de suivi!
Si vous avez envoyé votre lettre à un prospect froid, la première chose à faire est de mettre en œuvre toutes les techniques suggérées dans les articles de blog répertoriés dans cet article. En dautres termes, essayez de réchauffer le contact et de vous connecter avec eux directement.
Si vous ne parvenez pas à établir une connexion directe avec votre prospect, préparez-vous à faire un suivi. Beaucoup. Noubliez pas que ces personnes reçoivent des centaines de ces types de demandes chaque semaine (ou chaque jour dans certains cas!). Commencez par faire le suivi de la date et de lheure auxquelles vous leur avez dit que vous le feriez, puis faites-en plus.
Comment rédiger une lettre de remerciement pour le parrainage
La lettre de remerciement vous envoyez vos sponsors sappelle en fait un rapport dexécution. Dans un rapport dexécution, vous décrivez toutes les choses que vous avez promises à vos sponsors, combien ils ont payé pour ces avantages, à la fois les avantages tangibles et intangibles du parrainage, puis vous indiquez dans quelle mesure vous avez livré ces actifs ainsi que la valeur révisée de ce que vous effectivement livré.
Vous voulez vous assurer de remercier les sponsors dans la semaine suivant la fin de votre événement ou campagne (ou tous les trimestres si vous avez une relation dun an avec vos sponsors).
Noubliez pas que si votre premier point de contact avec un parrain est de lui écrire une lettre de demande de parrainage, vos chances de succès sont très faibles! Vous pouvez utiliser la lettre de parrainage pour attirer leur attention, réchauffer un appel ou, mieux encore, résumer les résultats dune réunion récente avant de passer à une proposition de parrainage complète.
En dernier recours, après en essayant toutes les techniques énumérées ci-dessus, une lettre de demande de parrainage peut aider à ouvrir des portes… mais vous devez le faire correctement! Une lettre ou une proposition, aussi bien rédigée soit-elle, ne remplace jamais de bonnes ventes à lancienne centrées sur les sponsors.
Conclusion
Pendant un parrainage lettre peut être un outil précieux pour entrer en contact avec un sponsor potentiel, vous ne pouvez pas simplement demander de largent dès le départ. Il y a un art à écrire une de ces lettres. Avec les modèles, les infographies et les bonnes pratiques présentés dans cet article, vous êtes sur la bonne voie pour rédiger votre prochaine lettre de parrainage. Bonne chance!
À PROPOS DE LAUTEUR
Chris Baylis est le président et chef de la direction de The Sponsorship Collective et un geek du parrainage avoué.
Après plusieurs années en tant que sponsor (cest vrai, celui qui investit largent!) Chris a décidé de passer du côté des ventes de commandites où il a personnellement conclu des dizaines de millions de dollars en contrats de parrainage. Chris a été aux premières lignes des accords de parrainage de plusieurs millions de dollars et a formé et encadré des équipes pour faire de même.
Chris passe maintenant son temps à travailler avec les clients pour valoriser leurs actifs et élaborer des stratégies qui conduisent Ventes. Conférencier accompli et consultant international, Chris a aidé ses clients à collecter des millions de dollars en commandite.
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