Écrire un employé n’est pas quelque chose que quiconque attend avec impatience, ni le premier choix de quiconque. Souvent, les avertissements écrits sont le signe que les premiers processus disciplinaires sont allés et venus, et quun employé se dirige vers un licenciement. À ce stade, vous avez probablement consacré beaucoup de temps et defforts pour les aider à changer – avec peu ou pas damélioration.
Faire remonter les choses «officiellement» peut sembler intimidant, mais cest aussi une opportunité. A un avertissement écrit crée une trace écrite et fournit aux employés une structure formelle pour remettre les choses sur les rails. Suivez ces huit étapes faciles pour vous assurer que vous faites les choses correctement.
Ne le faites pas lorsque vous êtes en colère
Il peut être étrange de commencer par « ne pas », mais cette étape est de loin la plus importante. Ne travaillez pas sur la rédaction d’un employé lorsque vous êtes déjà en colère ou stressé par la situation. Vous devez être capable de documenter les choses objectivement (ce que nous aborderons ensuite), et cela peut être difficile lorsque vous êtes émotionnellement impliqué.
Vous avez probablement déjà suivi un processus disciplinaire verbal et peut-être donné des commentaires plusieurs fois, de plusieurs manières. Vous êtes peut-être prêt à faire savoir à vos employés à quel point ils se sont trompés. Aussi tentant que cela soit, ne le faites pas.
Il est important de garder son sang-froid dans toute situation disciplinaire des employés, mais encore plus lorsquil sagit de documentation écrite. Un compte rendu officiel de lemployé figurera dans son dossier demployé, ce que vous ne devriez pas supposer que personne dautre ne le verra jamais. Dans le cas dune action en justice pour licenciement abusif, vous devez partager tous les documents dont vous disposez sur les performances dun employé, et vous voulez que les choses restent professionnelles et non personnelles.
Un rapport formel dun employé est également un formulaire de discipline progressive destinée à aider à corriger le comportement des employés de manière tangible, et non à être une tirade écrite contre eux. Sil ne sagit pas dune information utile pour eux ou sil sagit simplement de vous défouler, il nest pas approprié de linclure. Si un employé fait quelque chose de mal et que cest pour lécrire, prenez une journée, prenez de la place et entrez-y lucide.
Documentez le problème
Maintenant, sur le faire. La documentation est importante pour évaluer les performances des employés – bonnes ou mauvaises – et les gestionnaires doivent se sentir à laise pour documenter tous les types dinteractions avec les employés. Avoir une documentation solide peut vous protéger en:
- En fournissant une trace écrite dans le cas dun procès dun employé, même dans les états à volonté.
- Soutenir les décisions derrière chaque employé les mesures que vous prenez – y compris pourquoi certains employés sont promus et dautres sont licenciés, ainsi que qui reçoit une augmentation et pourquoi.
- Donner un calendrier concret du comportement des employés et des mesures disciplinaires progressives.
Lorsque vous êtes prêt (et calme), commencez par rédiger votre employé avec de la documentation expliquant le problème de sa performance:
- Adressez votre description à lemployé et fournissez un enregistrement de leur comportement jusquà présent.
- Utilisez des exemples spécifiques avec des heures et des dates.
- Par-dessus tout, tenez-vous-en aux faits. Restez objectif et ne parlez que de ce qui sest passé et du moment.
Dans la rédaction dun rapport demployé, assurez-vous de ne pas ajouter votre propre spin ou de ne pas donner aux employés limpression de remplir un vendetta personnelle. Ne dites pas: « Tom est un procrastinateur et paresseux. » Dites: « Tom sest présenté trois fois en retard pour son quart de travail » et indiquez les quarts de travail, avec les heures exactes darrivée.
Utilisez les politiques de lentreprise pour vous soutenir
Avez-vous déjà entendu quelquun dire que la raison pour laquelle ils ont été licenciés est que leur manager ne les aimait tout simplement pas? Alors que les employés peuvent dire que cest un parti pris ou tirer leurs propres conclusions pour une mauvaise évaluation des performances, lobjectif dun gestionnaire devrait être de passer pour le contraire.
Ce nest pas que les employés ne peuvent pas tenir à une norme arbitraire . Cest quils ne respectent pas les politiques de lentreprise auxquelles ils ont souscrit lors de leur embauche. Ainsi, après avoir exploré ce qui ne va pas avec la performance d’un employé, l’étape suivante consiste à expliquer votre raisonnement et à relier ses actions aux politiques de l’entreprise et aux attentes relatives à son rôle. Voici quelques scénarios courants:
- Un employé est constamment en retard au travail: reportez-vous à votre politique de présence qui stipule que les employés ne peuvent être en retard que deux fois avant que des mesures disciplinaires ne soient prises.
- Non-respect du code vestimentaire: incluez le fait que la politique de lentreprise stipule que les employés doivent toujours porter luniforme attendu lorsquils sont sur lhorloge.
- Un employé continue à utiliser les médias sociaux pendant les heures de travail: citez votre règle dutilisation du téléphone portable et que les employés ne devraient pas utiliser les réseaux sociaux ou les appareils personnels lorsquils sont sur lhorloge.
En ce qui concerne la discipline progressive, un compte rendu est un pour expliquer pourquoi le comportement documenté nest pas correct à la norme et comment les employés devraient saméliorer.Si vos employés ont signé un manuel des employés ou une politique de présence lors de leur embauche, cest le bon moment pour linclure également.
Incluez toutes les déclarations de témoins pertinentes
Si le problème de performance est en jeu a été soulevé par un autre membre de léquipe, implique plusieurs employés, ou votre employé travaille en étroite collaboration avec un autre superviseur ou chef déquipe entre vous, incluez leur déclaration dans votre rapport. Gardez à lesprit que lune de ces déclarations peut être pertinente plus tard dans le cas dune réclamation légale. Il est donc important que les déclarations de témoins suivent les mêmes directives quune bonne documentation:
- Toutes les déclarations de témoins doivent être des observations factuelles et non des opinions subjectives.
- Les déclarations des témoins doivent aider à construire une cas crédible de comportement continu menant au compte rendu de lemployé.
- Les déclarations des témoins doivent inclure tous les efforts ou mesures disciplinaires dautres superviseurs pour corriger le comportement en cours de route.
Définissez des attentes en matière damélioration
Une fois que vous avez détaillé les domaines où les performances de vos employés doivent saméliorer et pourquoi, il est temps de définir des directives sur la manière dont vous vous attendez à ce quils les corrigent. Il n’est pas utile d’exposer simplement ce que les employés ont mal fait. En fait, le Harvard Business Review rapporte que plus demployés préfèrent recevoir des commentaires correctifs de leur patron plutôt que des éloges et que 72% des employés pensent que leur performance saméliorerait sils recevaient des commentaires correctifs.
Les commentaires correctifs sont honnêtes, se concentre sur le problème (pas sur la personne) et comprend des étapes damélioration. Alors préparez vos employés à ce qui va suivre une fois quils auront reçu leur compte rendu. Incluez les mesures correctives nécessaires et le résultat si elles saméliorent ou si les choses empirent. Si lemployé ne saméliore pas et que la prochaine étape après la rédaction est le licenciement, indiquez-le clairement afin quil soit préparé exactement à ce qui est en jeu.
Donnez les nouvelles en personne (et la preuve de réception)
Une fois que vous avez terminé la rédaction disciplinaire, planifiez une réunion avec votre employé et parcourez-la ensemble en personne. Amenez un témoin avec vous pour confirmer que la réunion a eu lieu et que votre employé a été mis au courant des préoccupations concernant son rendement au travail. Ensuite, il est temps que la conversation commence:
- Partagez vos préoccupations et présentez aux employés chaque exemple de mauvaise performance. Si votre employé demande une preuve ou fait valoir quun certain problème sest produit ou non, utilisez votre documentation.
- Revenez aux politiques de votre entreprise. Chaque employé a lu et accepté les politiques lors de son embauche.
- Expliquez ce qui se passe ensuite et quelles mesures vous attendez deux en réponse à la rédaction.
- À la fin , demandez à votre employé de signer le rapport confirmant quil la bien reçu et lu.
Votre employé risque de ne pas bien prendre les nouvelles. Ils peuvent refuser de signer la rédaction. Si vous craignez que ce ne soit le cas, la Society for Human Resource Management suggère de laisser un espace sur la rédaction pour que les employés puissent ajouter leurs propres commentaires et une réponse signée, ou permettre aux employés de soumettre une réfutation écrite avec leur signature, ce que vous peut ensuite joindre à son rapport disciplinaire.
Conservez une copie pour vos dossiers
Une fois que votre employé a signé le rapport, donnez-lui une copie et gardez-en une pour vous records. Ajoutez-le à leur dossier demployé afin que vous ayez un dossier et une preuve quils ont reçu la déclaration.
En cas de licenciement abusif ou de poursuite pour discrimination, vous aurez la sauvegarde dont vous avez besoin. La documentation montrera que vous avez géré le processus correctement et que votre employé a été informé à chaque étape du processus.
Suivi
Le processus disciplinaire ne se termine pas après que vous avez écrit un employé . Enfin, assurez-vous de faire un suivi en fonction du calendrier que vous avez indiqué dans lavis disciplinaire. Voyez si les performances de vos employés s’améliorent et s’ils tiennent compte des changements attendus dans leur rédaction. Sinon, vous avez déjà défini les étapes pour la suite.
Si votre employé saméliore, envisagez de poursuivre la période dessai après sa date de révision. La confiance prend du temps à se rétablir et ils ne deviendront pas l’employé du mois du jour au lendemain. Il a fallu du temps pour que les choses arrivent au stade de lavis disciplinaire, et il faudra du temps pour les récupérer.
La rédaction dun rapport dun employé nest pas une réponse magique aux problèmes disciplinaires. Parfois, il faut une mise en demeure pour donner à un employé le signal de réveil dont il a besoin pour changer de comportement. Sils saméliorent, donnez-leur plus de responsabilités et voyez sils continuent à relever le défi.