Comment – et pourquoi – incorporer votre entreprise

Le terme corporation vient du corpus latin, qui signifie corps. Une société est un corps – cest une personne morale aux yeux de la loi. Il peut intenter des poursuites, acheter et vendre des biens, contracter, être imposé et même commettre des crimes. Cest la caractéristique la plus notable: une société protège ses propriétaires de la responsabilité personnelle pour les dettes et obligations de lentreprise – dans certaines limites.
La société est considérée comme une entité juridique créée artificiellement qui existe séparément et indépendamment des personnes qui lont créée et qui la portent sur ses opérations. Avec aussi peu quun fondateur, une société peut être formée en déposant simplement une demande de charte auprès de lÉtat concerné. En déposant cette demande, le fondateur mettra au dossier des faits, tels que:

• lobjet de la société envisagée,
• les noms et adresses des fondateurs,
• le montant et les types de capital-actions que la société sera autorisée à émettre, et
• les droits et privilèges des détenteurs de chaque catégorie dactions.

Pourquoi incorporer?
Il est vrai que fonctionner en tant que société a son lot dinconvénients dans certaines situations. Par exemple, en tant que propriétaire dentreprise, vous seriez responsable l les exigences en matière de tenue de registres et les détails administratifs. Plus important encore, dans certains cas, fonctionner comme une société peut créer un fardeau fiscal supplémentaire. Cest la dernière chose dont un propriétaire dentreprise a besoin, en particulier dans les premiers stades de son exploitation.
Noubliez pas, mis à part des raisons fiscales, la motivation la plus courante pour engager le coût de création dune société est la reconnaissance que lactionnaire nest pas légalement responsable des actions de la société. Cest parce que la société a sa propre existence distincte, totalement indépendante de ceux qui la dirigent. Cependant, examinons trois autres raisons pour lesquelles la société savère être un véhicule attrayant pour exploiter une entreprise.

• Durée de vie illimitée. Contrairement aux entreprises individuelles et aux partenariats, la vie de la société nest pas dépendante sur la vie dun ou de plusieurs individus en particulier. Il peut se poursuivre indéfiniment jusquà ce quil atteigne son objectif, fusionne avec une autre entreprise ou fasse faillite. Sauf indication contraire, il peut se poursuivre indéfiniment.

• Transférabilité des actions. Il est toujours bon de savoir que la participation que vous détenez dans une entreprise peut être facilement vendue, transférée ou cédée à un autre membre de la famille. Le processus de cession de la propriété dentreprises et de partenariats peut être lourd et coûteux. La propriété doit être renommée, de nouveaux actes établis et dautres mesures administratives doivent être prises chaque fois que le moindre changement de propriété se produit. Avec les sociétés, tous les droits et privilèges des propriétaires individuels sont représentés par des e actions quils détiennent. La clé dun transfert rapide et efficace de la propriété de lentreprise se trouve au dos de chaque certificat dactions, où il y a généralement un endroit indiqué pour que lactionnaire endosse et signe les actions qui doivent être vendues ou cédées dune autre manière.

• Capacité à mobiliser des capitaux dinvestissement. Il est généralement beaucoup plus facile dattirer de nouveaux investisseurs dans une personne morale en raison de la responsabilité limitée et de la transférabilité facile des actions. Les actions peuvent être transférées directement à de nouveaux investisseurs, ou lorsque des offres plus importantes au public sont impliquées, les services de sociétés de bourse et de bourses sont sollicités.

Avantages de lincorporation

• Les propriétaires sont protégés contre la responsabilité personnelle pour les dettes et obligations de lentreprise.
• Les entreprises disposent dun ensemble de précédents juridiques fiables pour guider les propriétaires et les gestionnaires.
• Les entreprises sont les meilleur véhicule pour déventuelles entreprises publiques.
• Les entreprises peuvent plus facilement lever des capitaux par la vente de titres.
• Les entreprises peuvent facilement transférer la propriété par le transfert de titres.
• Les sociétés peuvent avoir une durée de vie illimitée.
• Les sociétés peuvent créer des avantages fiscaux dans certaines circonstances, mais notez que les sociétés C peuvent être soumises à une « double imposition » sur les bénéfices. Pour éviter cela, de nombreux propriétaires dentreprise choisissent dexploiter leur entreprise conformément au sous-chapitre S du Code interne. Également connue sous le nom de société S, cette entité permet aux revenus de passer aux actionnaires individuels.

Inconvénients de la constitution en société

• Les sociétés exigent des réunions annuelles et exigent des propriétaires et les administrateurs à respecter certaines formalités.
• Les sociétés sont plus coûteuses à mettre en place que les partenariats et les entreprises individuelles.
• Les sociétés exigent des dépôts périodiques auprès de lÉtat et des frais annuels.

Premiers pas

Pour démarrer le processus de constitution en société, contactez le secrétaire dÉtat ou le bureau dÉtat responsable de lenregistrement des sociétés dans votre État. Demandez des instructions, des formulaires et des barèmes de frais sur la constitution dune société. Il est possible de déposer une demande dincorporation sans laide dun avocat en utilisant des livres et des logiciels pour vous guider. Vos dépenses correspondront au coût de ces ressources, aux frais de dossier et aux autres coûts associés à la constitution en société dans votre État.
Si vous déposez vous-même une demande de constitution en société, vous économiserez les frais liés à lutilisation dun avocat, qui peuvent coûter 500 à 1 000 USD. L’inconvénient de cette solution est que le processus peut vous prendre un certain temps. Il est également possible que vous manquiez certains détails mineurs mais importants de la législation de votre État. Vous pouvez également choisir d’utiliser un société de services dincorporation pour préparer et déposer les documents auprès de lÉtat.

Lune des premières étapes à suivre dans le processus dincorporation consiste à préparer un certificat ou des statuts constitutifs. Certains États vous fourniront un document imprimé formulaire à cet effet, que vous ou votre mandataire pouvez remplir. Les informations demandées comprennent le nom proposé de la société, le but de la société, les noms et adresses des parties constituant la constitution et l’emplacement du bureau principal des corpus tion.
La société aura également besoin dun ensemble de règlements décrivant plus en détail que les articles comment la société fonctionnera, y compris les responsabilités des actionnaires, administrateurs et dirigeants; quand les assemblées dactionnaires auront lieu; et dautres détails importants pour la gestion de lentreprise. Une fois que vos statuts sont acceptés, le bureau du secrétaire dÉtat vous enverra un certificat de constitution.
Où constituer une société
Une décision importante à prendre lors de la constitution consiste à sélectionner le bon état de constitution. non tenu de se constituer en société dans lÉtat où votre entreprise opère; vous pouvez choisir parmi lun des 50 États ou le District de Columbia.

Une société est appelée société étrangère dans tous les États, à lexception de lÉtat où elle est constituée. Si une société exerce ses activités dans un État autre que celui où elle a été constituée, elle peut être tenue de sinscrire pour obtenir un certificat dautorité pour faire des affaires (également appelée qualification étrangère) dans lautre État. Si une société exerce des activités commerciales et ne parvient pas à senregistrer en tant que société étrangère, elle peut perdre laccès aux tribunaux de cet État et sexposer à des amendes et pénalités fiscales.

Une société étrangère qui sinscrit pour obtenir un certificat dautorité un autre État doit payer des frais de dépôt pour le dépôt de la qualification; ces frais sont généralement plus chers que le coût de dépôt pour une société nationale. De plus, les sociétés étrangères qualifiées sont soumises à des taxes et à des frais de rapport annuel de lÉtat de constitution et de la société éligible. Ainsi, l’avantage réel de la constitution en société dans un État avec des frais de dépôt initiaux très bas et un faible impôt sur les sociétés n’est pas aussi grand qu’il y paraît si votre entreprise doit encore se qualifier pour faire des affaires dans son état d’activité.

La définition de «faire des affaires» dépend de lÉtat et de la situation. Consultez votre avocat pour déterminer comment la loi sapplique à votre situation. En général, cependant, certains facteurs quun État prend en compte lorsque pour déterminer si une société exerce des activités commerciales dans un État, notons:

1. La société a-t-elle une présence physique dans lÉtat?
2. La société a-t-elle des employés dans lÉtat? / li>
3. Lentreprise accepte-t-elle les commandes dans lÉtat?
4. Lentreprise a-t-elle un compte bancaire dans lÉtat?

Notez que le simple fait deffectuer des transactions via la vente par correspondance ou Internet néquivaut généralement pas à des transactions commerciales; cependant, la détermination est faite au cas par cas. Encore une fois, consultez votre avocat pour plus de détails, car cette liste nest pas destinée à être exhaustive.

Comment lincorporation affecte le financement
Si vous prévoyez de rechercher un investissement, lentité préférée de la plupart des investisseurs et des VC est le C corporation, qui est la société standard formée par incorporation. Les sociétés à responsabilité limitée, les sociétés à responsabilité limitée et les autres entités ne sont pas favorisées en raison de la variation des règles entre les États et parce quelles nont pas la structure juridique des actionnaires, un conseil dadministration et des dirigeants, qui sont des composants standard de linvestissement.
Si vous avez moins de 35 actionnaires, vous voudrez probablement choisir dêtre une société S à des fins fiscales. Vous devez déposer le formulaire de choix 2553 peu de temps après la constitution, alors assurez-vous de vérifier auprès de lIRS concernant le dépôt et Si vous avez besoin de passer au-delà de 35 actionnaires à lavenir, vous pouvez changer votre statut fiscal en une société C pour le faire.
Chaque fois que vous traitez avec des accords liés aux investisseurs et des attributions dactions, vous voudrez travailler avec un mandataire en valeurs mobilières. Ces domaines sont complexes et vitaux pour vous assurer de conserver le contrôle et les avantages futurs de votre entreprise. En passant, lavocat avec lequel vous travaillez ne doit généralement pas être un actionnaire ou un membre du conseil dadministration de lentreprise. Sil le suggère, vous devriez discuter des règles de responsabilité professionnelle de son barreau dÉtat avec lavocat, téléphoner à la ligne de réclamation de lavocat du barreau dÉtat pour discuter de la situation et vous assurer que ses actions sont éthiques.

Diriger votre société

Voici « un aperçu de qui joue quels rôles dans une société:

• Conseil d’administration: les administrateurs originaux sont désignés dans les statuts , qui est le document déposé auprès de lÉtat pour former légalement lentité. Les administrateurs supervisent les dirigeants de la société et sassurent quelle fonctionne conformément à la loi et aux procédures de lentreprise. Les administrateurs ont le devoir fiduciaire envers la société dagir au mieux de la société. lintérêt, et non dans leur propre intérêt, entre autres obligations légales. Ces obligations consistent à protéger les investissements des actionnaires dans la société. Les investisseurs veulent souvent au moins un représentant au conseil dadministration, car le conseil contrôle formellement les décisions de la société. Cependant, les investisseurs évitent parfois davoir des administrateurs et organisent dautres alternatives contractuelles afin déviter les obligations fiduciaires dagir pour le bénéfice de la société plutôt que pour eux-mêmes. Le conseil dadministration nomme et peut congédier les dirigeants de la société, qui sont responsables des opérations quotidiennes de la société.

• Actionnaires: les actionnaires sont des personnes qui « ont reçu des actions de la société en échange de sommes versées ou de services rendus pour la société. Les actionnaires se réunissent chaque année, à l’année de la société. réunion, pour élire le conseil dadministration. Les actionnaires ne sont pas financièrement responsables des dettes de la société et ne sont légalement responsables daucun acte répréhensible de la société. Les investisseurs se verront attribuer des actions en échange de leur investissement. En règle générale, ils voudront des « actions privilégiées, ce qui signifie quen cas de dividendes minimes ou dautres événements financiers négatifs, ils auront la priorité pour obtenir leur argent par rapport aux actionnaires » actions ordinaires « .

• Dirigeants: les dirigeants comprennent généralement au moins un chef de la direction et / ou un président, un secrétaire et un trésorier / directeur financier. Les dirigeants nont pas le même niveau accru dobligations fiduciaires envers la société que le conseil dadministration.

Une fois que vous êtes incorporé
Une fois que vous êtes incorporé, assurez-vous de suivre les règles dincorporation. Si vous ne le faites pas, un tribunal peut percer le voile de la société et vous tenir personnellement responsable, vous et les autres propriétaires pour les dettes de l’entreprise.

Il est important de suivre toutes les règles requises par la loi de l’État. Vous devez tenir des registres financiers précis de la société, indiquant une séparation entre les revenus et les dépenses de la société et des propriétaires « .

La société doit également émettre des actions, déposer des rapports annuels et tenir réunions périodiques pour élire les dirigeants et les administrateurs, même s’ils «sont les mêmes personnes que les actionnaires. Assurez-vous de conserver les procès-verbaux de ces réunions. Sur toutes les références à votre entreprise, assurez-vous de lidentifier comme une société, en utilisant Inc. ou Corp., selon votre état. Vous voulez également vous assurer que quiconque avec qui vous faites affaire, comme votre banquier ou vos clients, sache que vous êtes un dirigeant d’une société.

Pour vous assurer que votre société reste du bon côté de la loi, tenez compte des consignes suivantes:

• Appelez le secrétaire dÉtat chaque année pour vérifier votre statut dentreprise.

• Organisez les assemblées annuelles (actionnaires « et directeurs « ) sur les cartes de tickler.

• Vérifiez tous les contrats pour vous assurer que le nom correct est utilisé dans chacun deux. La ligne de signature doit indiquer «John Doe, président, XYZ Corp.», jamais simplement «John Doe».

• Ne jamais utiliser votre nom suivi de «dba» (faire des affaires comme ) sur un contrat. Renégociez tous les anciens qui le font.

• Avant dentreprendre toute activité hors du cours normal des affaires, comme lachat dactifs majeurs, rédigez une résolution dentreprise le permettant. Conservez tous les formulaires remplis dans le livre de lentreprise.

• Nutilisez jamais de chèques dentreprise pour les dettes personnelles et vice versa.

• Devenez professionnel des conseils sur la poursuite des bénéfices non répartis non nécessaires pour les dépenses dexploitation immédiates.

Cet article est extrait des livres Start Your Own Business et du livre Ultimate Book on Forming Corporations, LLC, Sole Proprietorships et Partenariats et les articles «Incorporation: Donner forme à votre entreprise» de Judith Silver et «Incorporating Your Business» de Rick Oster.