4 conseils pour actualiser les objets de tableau croisé dynamique Excel

Les objets de tableau croisé dynamique ne sont aussi bons que leurs données sous-jacentes et peuvent changer rapidement. Si les tableaux croisés dynamiques font partie dun tableau de bord, ils peuvent ne pas refléter les mises à jour au niveau de la source. Selon les informations transmises par vos tableaux croisés dynamiques, lactualisation peut être extrêmement importante. Dans cet article, je vais donc partager quatre conseils qui devraient vous aider à rendre le processus dactualisation simple et flexible.

Jutilise Excel 2016 (bureau) dOffice 365, mais ces conseils sappliquent aux versions antérieures. Vous pouvez actualiser des tableaux croisés dynamiques uniques dans le navigateur, mais longlet contextuel Analyser nest pas accessible; vous ne pouvez pas non plus définir les options de tableau croisé dynamique. Il ny a pas de fichier de démonstration, vous nen aurez pas besoin.

VOIR: Politique dutilisation des logiciels (Tech Pro Research)

Comment actualiser

Avant de regarder des astuces rafraîchissantes, laissez  » s examinez rapidement comment actualiser les tableaux croisés dynamiques. Pour actualiser uniquement le tableau croisé dynamique actuel, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Actualiser dans le sous-menu résultant. Ou choisissez Actualiser dans la liste déroulante Actualiser dans le groupe Données (sur longlet Analyse contextuelle). Vous peut également appuyer sur Alt + F5.

Il existe deux façons rapides dactualiser tous les tableaux croisés dynamiques du classeur actuel en même temps. Tout dabord, cliquez dans un tableau croisé dynamique pour accéder à longlet Analyse contextuelle. Ensuite, choisissez Actualiser tout à partir de loption Actualiser dans le groupe Données. Deuxièmement, appuyez sur Ctrl + Alt + F5.

1. Actualiser lors de louverture du classeur

Les utilisateurs ne se souviendront pas toujours dactualiser après changer les données sous-jacentes. En outre, si les tableaux croisés dynamiques sont liés à une source externe, vous souhaiterez certainement des valeurs actuelles. La meilleure façon de garantir que les utilisateurs voient les informations les plus à jour est de forcer Excel à mettre à jour les tableaux croisés dynamiques lorsque vous ouvrez le fichier, comme suit:

1. Cliquez avec le bouton droit sur nimporte quel tableau croisé dynamique et choisissez Options de tableau croisé dynamique dans le sous-menu résultant.
2. Dans la boîte de dialogue qui saffiche, cliquez sur longlet Données.
3. Vérifiez loption Actualiser les données lors de louverture du fichier (Figure A).
4. Cliquez sur OK et confirmez la modification.

Figure A

Cochez cette option pour mettre à jour le tableau croisé dynamique sélectionné ou tous les tableaux croisés dynamiques avec la même source de données. Si vous avez dautres tableaux croisés dynamiques, assurez-vous de définissez cette option pour tous ceux qui ont une source de données différente.

2. Actualiser à intervalles

Depen En fonction du degré de critique des données ou si le tableau croisé dynamique fait partie dun tableau de bord, vous devrez peut-être actualiser souvent, ce qui est ennuyeux. Excel peut mettre à jour le tableau croisé dynamique à intervalles réguliers pour garantir que les téléspectateurs obtiennent les données actuelles. Vous devrez enregistrer le tableau croisé dynamique dans le modèle de données lors de sa création comme suit:

1. Cliquez nimporte où dans lensemble de données.
2. Cliquez sur longlet Insertion, et puis cliquez sur Tableau croisé dynamique dans le groupe Tables.
3. Dans la boîte de dialogue qui saffiche, cochez loption Ajouter ces données au modèle de données (Figure B).
4. Modifiez les autres paramètres.
5. Cliquez sur OK. (Lajout de données au modèle de données peut prendre une minute.)

Figure B

À ce point, organisez le tableau croisé dynamique comme vous le feriez normalement. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez définir lintervalle comme suit:

1. Cliquez nimporte où dans le tableau croisé dynamique.
2. Cliquez sur dans longlet Analyse contextuelle, puis choisissez Propriétés de connexion dans la liste déroulante Modifier la source de données (dans le groupe Données).
3. Dans la boîte de dialogue qui saffiche, cochez loption Actualiser toutes les options de la section Contrôle dactualisation. À droite, entrez un intervalle en minutes (Figure C).
4. Cliquez sur OK.

Figure C

Ce paramètre est particulièrement utile pour les tableaux de bord et les sources de données externes.

3. Préserver la mise en forme des cellules

Il est irritant d’ajouter une mise en forme directe à un tableau croisé dynamique fini, pour la faire disparaître lorsque vous actualisez le tableau croisé dynamique. en-têtes ou ajouter une couleur de remplissage pour mettre en évidence une valeur particulièrement importante. Pourquoi passer votre temps si Excel va le supprimer? Heureusement, vous pouvez dire à Excel de ne pas tenir compte de votre mise en forme directe comme suit:

1. Cliquez avec le bouton droit sur le tableau croisé dynamique et choisissez Options de tableau croisé dynamique dans le sous-menu résultant.
2. Cliquez sur longlet Mise en page & Format.
3. Au bas des options, cochez Conserver la mise en forme des cellules lors de la mise à jour (Figure D).
4. Cliquez sur OK.

Figure D

Cest un moyen simple de vous sauver un beaucoup de frustration.

4. Désactiver lajustement automatique

Les tableaux croisés dynamiques utilisent une largeur de colonne dajustement automatique par défaut. Lorsque vous organisez vos données, vous pouvez augmenter la largeur des colonnes, uniquement pour les avoir revenir à lajustement automatique lorsque vous actualisez le tableau croisé dynamique. Comme pour conserver la mise en forme directe, vous pouvez désactiver lajustement automatique par défaut comme suit:

1. Cliquez avec le bouton droit nimporte où dans le tableau croisé dynamique.
2. Cliquez sur longlet Mise en page & Format.
3. Décochez loption Ajuster automatiquement les largeurs de colonne lors de la mise à jour (Figure E).
4. Cliquez sur OK.

Figure E

Après avoir désactivé cette fonctionnalité, les largeurs de colonne personnalisées persisteront après lactualisation.

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